Để phục vụ nhu cầu kinh doanh, bạn cần quản lý công nợ khách hàng hiệu quả. Các giao dịch mua bán, chương trình khuyến mãi hoặc phương thức thanh toán linh hoạt có thể làm phát sinh hoặc thay đổi công nợ. Việc biết cách ghi nhận công nợ chính xác trên phần mềm giúp bạn quản lý khoản phải thu dễ dàng và đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ.

Công nợ khách hàng có thể tăng hoặc giảm dựa trên các thao tác khởi tạo/cập nhật công nợ thủ công của bạn hoặc tự động từ các giao dịch mua bán của khách hàng với cửa hàng.

1. Công nợ khách hàng tăng trong các trường hợp sau

Trường hợp 1: Thêm mới khách hàng và khởi tạo công nợ

Giải thích: Một số cửa hàng có thể thêm khách hàng mới kèm theo khoản nợ ban đầu (ví dụ: khách hàng đã mua trước đó nhưng mới được thêm vào hệ thống).

Ví dụ: Khi thêm khách hàng B vào hệ thống và ghi nhận khoản nợ 200.000 đồng, hệ thống sẽ cập nhật tăng công nợ là 200.000 đồng ngay từ bước khởi tạo.

Trường hợp 2: Đơn hàng đã giao nhưng chưa thanh toán

Giải thích: Khi giao hàng thành công nhưng khách hàng chưa trả tiền, hệ thống sẽ ghi nhận số tiền khách nợ bằng giá trị đơn hàng.

Ví dụ:

• Tạo đơn hàng tại màn POS: Nếu khách hàng chưa thanh toán, bạn để trống ô Tiền khách đưa (F2) và nhấn Thanh toán (F1). Khi đó, đơn hàng được tạo nhưng chưa ghi nhận thanh toán, và công nợ sẽ được tự động cập nhật cho khách hàng.

Ví dụ: Khách hàng A mua đơn hàng trị giá 500.000 đồng nhưng chưa thanh toán ngay. Tại màn hình thanh toán, bạn để trống ô “Tiền khách đưa” và nhấn “Thanh toán”. Công nợ sẽ tăng thêm 500.000 đồng.

• Tạo đơn hàng tại màn Đơn hàng > Tạo đơn và giao hàng: Tại mục thanh toán, chọn Thanh toán sau hoặc không chọn hình thức thanh toán nào. Khi đơn hàng được xác nhận đã giao thành công nhưng chưa thanh toán, công nợ của khách hàng sẽ được ghi nhận.

Ví dụ: Khách hàng C đặt đơn 1.000.000 đồng và chọn “Thanh toán sau”. Khi đơn được giao thành công, công nợ tăng thêm 1.000.000 đồng.

Trường hợp 3: Tạo phiếu chi có tích chọn thay đổi công nợ đối tượng nộp/nhận 

Xem thêm: Hướng dẫn tạo phiếu chi

Giải thích: Nếu bạn tạo phiếu chi ghi nhận khoản chi phí liên quan mà khách hàng cần trả cho cửa hàng và chọn cập nhật công nợ, số tiền sẽ được tính vào công nợ của khách hàng.

Ví dụ: Bạn tạo phiếu chi 300.000 đồng cho khách hàng D. Công nợ khách hàng sẽ tăng thêm 300.000 đồng.

Trường hợp 4: Cửa hàng hoàn tất việc hoàn tiền cho khách khi khách trả hàng

Giải thích: Khi khách trả hàng và bạn ghi nhận hoàn tiền nhưng chưa trả cho khách hàng ngay, hệ thống sẽ cập nhật rằng cửa hàng nợ khách hàng một khoản. Khi đó, công nợ của khách hàng âm (tức bạn nợ khách, khách không nợ bạn). Sau khi bạn hoàn tiền thực tế, công nợ sẽ tăng trở về 0.

Ví dụ: Khách hàng E trả lại sản phẩm trị giá 1.000.000 đồng. Công nợ ban đầu giảm xuống -1.000.000 đồng (cửa hàng nợ khách hàng). Khi hoàn trả tiền mặt hoặc chuyển khoản cho khách, công nợ sẽ tăng trở lại 0 đồng.

2. Công nợ khách hàng giảm trong các trường hợp sau

Trường hợp 1: Khách hàng hoàn tất thanh toán đơn hàng

Giải thích: Khi khách hàng thanh toán đầy đủ hoặc một phần đơn hàng, công nợ sẽ giảm tương ứng với số tiền thanh toán.

Ví dụ: Khách hàng A có công nợ 500.000 đồng và thanh toán 300.000 đồng. Công nợ sẽ giảm xuống còn 200.000 đồng.

Trường hợp 2: Tạo phiếu thu có tích chọn thay đổi công nợ 

 Xem thêm: Hướng dẫn tạo phiếu thu

Giải thích: Phiếu thu ghi nhận số tiền mà cửa hàng đã thu của khách, từ đó trừ vào công nợ.

Ví dụ: Khách hàng B nợ 1.000.000 đồng, bạn tạo phiếu thu 500.000 đồng. Công nợ khách hàng sẽ giảm còn 500.000 đồng.

Trường hợp 3: Khách hoàn trả hàng

Giải thích: Nếu khách hàng trả lại sản phẩm và số tiền được trừ trực tiếp vào công nợ hiện có, công nợ sẽ giảm đi đúng số tiền hàng trả lại.

Ví dụ: Khách hàng C nợ 2.000.000 đồng, trả lại sản phẩm trị giá 500.000 đồng. Công nợ giảm xuống còn 1.500.000 đồng do khi này cửa hàng cần hoàn tiền 500.000 đồng giá trị đơn hoàn trả cho khách.