Để phục vụ nhu cầu kinh doanh, bạn cần quản lý công nợ nhà cung cấp hiệu quả. Các giao dịch nhập hàng hoặc thu chi của cửa hàng có thể làm phát sinh hoặc thay đổi công nợ. Việc biết cách ghi nhận công nợ chính xác trên phần mềm giúp bạn quản lý khoản phải chi hoặc thu dễ dàng và đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ.

Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách ghi nhận và theo dõi chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp trên Sapo.

Công nợ nhà cung cấp có thể tăng hoặc giảm dựa trên các thao tác khởi tạo/cập nhật công nợ thủ công của bạn hoặc tự động từ các giao dịch nhập hàng của nhà cung cấp đó với cửa hàng.

1. Công nợ nhà cung cấp sẽ tăng trong các trường hợp sau

Trường hợp 1: Thêm mới nhà cung cấp và khởi tạo công nợ (Xem thêm tại đây)

• Giải thích: Một số cửa hàng có thể thêm nhà cung cấp mới kèm theo khoản nợ ban đầu (ví dụ: Bạn đã nhập hàng của nhà cung cấp trước đó nhưng mới được thêm vào hệ thống).
• Ví dụ: Khi thêm nhà cung cấp vào hệ thống và ghi nhận khoản nợ 200.000 đồng, hệ thống sẽ cập nhật tăng công nợ là 200.000 đồng ngay từ bước khởi tạo.

Trường hợp 2: Đơn nhập hàng đã nhập kho nhưng chưa thanh toán (Xem thêm hướng dẫn nhập hàng tại đây)

• Giải thích: Khi đơn nhập hàng đã tới bước nhập kho nhưng bạn chưa trả tiền cho nhà cung cấp, hệ thống sẽ ghi nhận số tiền bạn nợ bằng giá trị đơn hàng.
• Ví dụ: Tạo đơn nhập hàng : Tại mục thanh toán, bạn không chọn hình thức thanh toán nào. Khi đơn nhập hàng được chuyển sang bước “nhập kho” nhưng chưa thanh toán, công nợ của nhà cung cấp sẽ được ghi nhận.

Trường hợp 3: Tạo phiếu chi có tích chọn thay đổi công nợ đối tượng nộp/nhận ( Xem thêm hướng dẫn tạo phiếu thu/chi tại đây)

• Giải thích: Nếu bạn tạo phiếu thu ghi nhận khoản thu liên quan mà bạn cần thu cho nhà cung cấp và chọn cập nhật công nợ, số tiền sẽ được tính vào công nợ của nhà cung cấp.
• Ví dụ: Bạn tạo phiếu chi 300.000 đồng cho nhà cung cấp. Công nợ của nhà cung cấp sẽ tăng thêm 300.000 đồng.

Trường hợp 4: Bạn hoàn tất việc nhận lại tiền từ nhà cung cấp khi tiến hàng hoàn trả đơn nhập (Xem thêm hướng dẫn hoàn trả đơn nhập tại đây)

• Giải thích: Khi bạn thực hiện trả đơn nhập hàng nhưng chưa xác nhận thanh toán trên đơn trả thì công nợ của nhà cung cấp sẽ bị giảm ( nhà cung cấp nợ bạn), đến khi bạn thao tác nhận lại tiền từ đơn trả đó thì công nợ sẽ về 0.
• Ví dụ: Bạn trả lại sản phẩm trị giá 1.000.000 đồng. Công nợ ban đầu giảm xuống -1.000.000 đồng (nhà cung cấp nợ bạn). Khi bạn thao tác nhận lại tiền bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản từ nhà cung cấp, công nợ sẽ tăng trở lại 0 đồng.

2. Công nợ nhà cung cấp giảm trong các trường hợp sau

Trường hợp 1: Cửa hàng hoàn tất thanh toán đơn nhập hàng

• Giải thích: Khi cửa hàng thanh toán đầy đủ hoặc một phần đơn nhập hàng, công nợ sẽ giảm tương ứng với số tiền thanh toán.
• Ví dụ: Cửa hàng có công nợ 500.000 đồng với nhà cung cấp A và thanh toán 300.000 đồng. Công nợ sẽ giảm xuống còn 200.000 đồng.

Trường hợp 2: Tạo phiếu thu có tích chọn thay đổi công nợ

• Giải thích: Phiếu thu ghi nhận số tiền mà nhà cung cấp đã hoàn lại cho cửa hàng, từ đó trừ vào công nợ.
• Ví dụ: Cửa hàng nợ nhà cung cấp B 1.000.000 đồng, sau đó nhà cung cấp hoàn lại 500.000 đồng do điều chỉnh giá hoặc hoàn tiền. Công nợ nhà cung cấp sẽ giảm còn 500.000 đồng.

Trường hợp 3: Cửa hàng trả lại hàng

• Giải thích: Nếu cửa hàng trả lại sản phẩm cho nhà cung cấp và số tiền được trừ trực tiếp vào công nợ hiện có, công nợ sẽ giảm đi đúng số tiền hàng trả lại.
• Ví dụ: Cửa hàng nợ nhà cung cấp C 2.000.000 đồng, trả lại sản phẩm trị giá 500.000 đồng. Công nợ giảm xuống còn 1.500.000 đồng do khi này nhà cung cấp cần hoàn tiền 500.000 đồng giá trị đơn hoàn trả cho cửa hàng.

Khi đã biết cách ghi nhận công nợ của nhà cung cấp, bạn có thể tiến hành:

• Theo dõi công nợ nhà cung cấp.
• Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.