Quản lý phiếu bảo hành trên phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Tính năng Quản lý phiếu bảo hành trên phần mềm quản lý bán hàng Sapo hỗ trợ theo dõi và quản lý các phiếu bảo hành được tạo tự động từ đơn hàng xuất kho thành công. Với tính năng này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát tình trạng bảo hành của từng sản phẩm, theo dõi trạng thái, và thực hiện các thao tác liên quan.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản cần được phân quyền Chính sách bảo hành và cấu hình, Phiếu bảo hành, và Phiếu yêu cầu bảo hành.
Xem thêm hướng dẫn phân quyền nhân viên

1.Cơ chế tạo phiếu bảo hành trên Sapo

1.1. Sản phẩm thường:

Với mỗi sản phẩm, phần mềm tạo một phiếu bảo hành duy nhất tương ứng với số lượng sản phẩm trong đơn hàng.
Ví dụ: Nếu sản phẩm A có số lượng 10 trong đơn hàng, hệ thống sẽ tạo một phiếu bảo hành cho sản phẩm A với số lượng = 10.

1.2. Sản phẩm serial:

Với các sản phẩm có quản lý theo serial, mỗi serial sẽ tạo một phiếu bảo hành riêng biệt.
Ví dụ: Nếu đơn hàng chứa 5 sản phẩm có số serial riêng, hệ thống sẽ tạo ra 5 phiếu bảo hành tương ứng, mỗi phiếu gắn với một serial

2. Truy cập mục Phiếu bảo hành

Bước 1: Tại menu bên trái màn hình quản trị, chọn Bảo hành > chọn Phiếu bảo hành.
Bước 2: Màn hình chuyển hướng đến trang Phiếu bảo hành.

3. Giao diện danh sách phiếu bảo hành

Trên màn hình danh sách phiếu bảo hành, bạn có thể thực hiện các thao tác quản lý cơ bản như sau:

3.1. Lọc phiếu bảo hành

Bước 1: Sử dụng bộ lọc để lọc phiếu bảo hành theo các tiêu chí sau

Trường thông tin	Mô tả
Thời gian (Ngày tạo, Ngày bắt đầu phiếu, Ngày kết thúc phiếu)	Chọn khoảng thời gian cụ thể để xem các phiếu bảo hành trong khoảng thời gian đó.
Trạng thái	Lọc theo trạng thái của phiếu bảo hành (đang bảo hành, đã hủy).
Khách hàng	Tìm kiếm phiếu bảo hành dựa trên tên khách hàng đã mua sản phẩm.
Sản phẩm	Hiển thị các phiếu bảo hành tương ứng với sản phẩm cụ thể.
Serial	Dành cho các sản phẩm được quản lý theo serial. Nhập số serial sản phẩm vào ô tìm kiếm serial.
Chi nhánh	Hiển thị các phiếu bảo hành thuộc về một chi nhánh cụ thể. Chọn chi nhánh từ danh sách thả xuống trong bộ lọc.

Bước 2: Sau khi chọn xong các trường thông tin cần lọc, bấm Lọc để thực hiện thao tác

3.2. Tìm kiếm phiếu bảo hành nhanh

Bước 1: Bạn có thể tìm nhanh phiếu bảo hành bằng cách:

Nhập mã phiếu bảo hành vào ô tìm kiếm.
Nhập mã đơn hàng để hiển thị tất cả phiếu bảo hành liên quan đến đơn hàng đó

Bước 2: Bấm Enter để thực hiện thao tác.

Phần mềm sẽ hiển thị các kết quả khớp với thông tin bạn nhập.

3.3. Xem chi tiết thông tin phiếu bảo hành

Nhấp vào biểu tượng >> hoặc nhấp vào mã phiếu bảo hành cụ thể để xem chi tiết các thông tin:

Sản phẩm được bảo hành.
Thời gian bảo hành.
Trạng thái phiếu bảo hành.

3.4. Hủy phiếu bảo hành

Bước 1: Chọn phiếu bảo hành cần hủy và nhấn Hủy phiếu.
Bước 2: Màn hình xuất hiện hộp thoại Hủy phiếu bảo hành > chọn Xác nhận để hoàn tất thao tác
Bước 3: Màn hình xuất hiện pop up thông báo Hủy phiếu bảo hành thành công

Lưu ý:

Chỉ thực hiện Hủy phiếu bảo hành khi sản phẩm không còn trong thời gian bảo hành.

3.5. Cập nhật phiếu bảo hành

Bước 1: Chọn phiếu bảo hành cần chỉnh sửa và nhấn Cập nhật phiếu.
Bước 2: Màn hình hiển thị pop up Cập nhật phiếu bảo hành, thay đổi các thông tin cần thiết như Tên chính sách bảo hành, Kỳ hạn bảo hành > Bấm Xác nhận để hoàn tất thao tác
Bước 3: Màn hình xuất hiện thông báo Cập nhật phiếu bảo hành thành công

3.6. In phiếu bảo hành

Bước 1: Chọn phiếu bảo hành cần chỉnh sửa và nhấn In
Bước 2: Màn hình xuất hiện hộp thoại thiết lập thông tin, chọn máy in và điều chỉnh các thông số phù hợp
Bước 3: Nhấn Print để kết thúc thao tác

3.7. Tạo yêu cầu bảo hành

Bước 1: Chọn phiếu bảo hành tương ứng và nhấn Yêu cầu bảo hành.
Bước 2: Hệ thống sẽ tự động chuyển sang màn hình Tạo phiếu yêu cầu bảo hành. Xem thêm Hướng dẫn Quản lý phiếu yêu cầu bảo hành