Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trên Sapo Omni

Để đảm bảo thông tin hóa đơn chính xác trước khi phát hành hoặc gửi chứng từ hợp lệ cho khách hàng sau khi đã cấp mã, bạn có thể thực hiện các thao tác xem và gửi hóa đơn ngay trên giao diện Sapo Omni.

Trường hợp 1: Xem và gửi hóa đơn nháp

Đối với hóa đơn ở trạng thái "Chưa phát hành" hoặc “Chờ phát hành”, Sapo Omni không hỗ trợ tính năng Gửi hóa đơn nháp riêng. Bạn có thể sử dụng tính năng Xem hóa đơn nháp để tải hóa đơn ở trạng thái Chưa phát hành về gửi thủ công cho khách.

Bước 1: Tại thanh menu bên trái, chọn Đơn hàng > Hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lọc các hóa đơn có Trạng thái Chưa phát hành hoặc Chờ phát hành hoặc tìm kiếm theo mã đơn hàng/mã hóa đơn.

Bước 3: Nhấn vào mã hóa đơn để vào màn hình chi tiết.

Bước 4: Tại thanh thao tác phía trên, nhấn nút Xem hóa đơn nháp.

Bước 5: Màn hình hiển thị mẫu hóa đơn (Preview). Tại đây, bạn nhấn biểu tượng Tải xuống (Download) ở góc trên bên phải để lưu file PDF về máy và gửi cho khách hàng kiểm tra.

Trường hợp 2: Gửi hóa đơn đã phát hành

Đối với các hóa đơn đã được phát hành, dù có hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận hay không, bạn có thể gửi email trực tiếp từ hệ thống Sapo Omni cho khách hàng.

Bước 1: Truy cập Đơn hàng > Hóa đơn điện tử.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn hóa đơn đã phát hành cần gửi.

Bước 3: Tại màn hình chi tiết hóa đơn, nhấn nút Gửi email hóa đơn trên thanh công cụ.

Bước 4: Hệ thống hiển thị popup Gửi hóa đơn cho khách hàng:

• Tên khách hàng & Email: Hệ thống tự động lấy theo thông tin đơn hàng (bạn có thể nhập lại hoặc thêm nhiều email ngăn cách bằng dấu phẩy).
• Tệp đính kèm: Hóa đơn XML/PDF đã được đính kèm sẵn. Bạn có thể tải thêm file khác nếu cần.

Bước 5: Nhấn Gửi để hoàn tất.