Thao tác nhập hàng trên phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách quản lý đơn nhập hàng trên hệ thống Sapo, bao gồm:

Nhập hàng từ đơn đặt hàng nhập.
Nhập hàng trực tiếp từ Nhà cung cấp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản phải được phân quyền Nhập hàng và Đặt hàng nhập.
Xem thêm hướng dẫn phân quyền nhân viên tại đây.

1. Nhập hàng từ đơn đặt hàng nhập

Lưu ý:

Trước khi thao tác nhập hàng, vui lòng tham khảo hướng dẫn sử dụng Đặt hàng nhập.

Bước 1: Chọn đơn Đặt hàng nhập để nhập hàng

Trên trang quản trị Sapo, chọn Sản phẩm > Đặt hàng nhập.
Danh sách các đơn đặt hàng nhập của cửa hàng sẽ hiển thị tại đây.
Chọn đơn đặt hàng nhập cần nhập hàng.

Bước 2: Chọn thao tác nhập hàng

Nhấn “Nhập hàng” ở góc trên bên phải màn hình.
hoặc bấm chọn “Tạo đơn nhập hàng” dưới khối Thông tin đơn đặt hàng.

Bước 3: Nhập thông tin sản phẩm

Trường hợp thêm mới sản phẩm trong đơn nhập hàng, bạn thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Tìm kiếm sản phẩm thủ công qua thanh tìm kiếm

Bấm chọn vào ô tìm kiếm.
Gõ tên sản phẩm, mã SKU vào ô tìm kiếm.
Tìm và chọn sản phẩm.

Cách 2: Thêm nhanh sản phẩm mới

Bấm chọn vào ô tìm kiếm, chọn Thêm mới sản phẩm.
Nhập các thông tin sản phẩm trên cửa sổ Thêm nhanh sản phẩm, chọn Hình thức quản lý sản phẩm.
Bấm Thêm để hoàn tất.

Cách 3: Sử dụng máy quét mã vạch hoặc quét mã cân điện tử để thêm sản phẩm vào đơn

Bạn cần đảm bảo đã kết nối máy quét phù hợp với nhu cầu sử dụng của cửa hàng theo Hướng dẫn kết nối cân điện tử và Hướng dẫn cài đặt máy quét.
Để sử dụng máy quét bạn bấm chọn vào nút biểu tượng máy quét cạnh nút Chọn nhanh hoặc phím tắt F10 > Lựa chọn Quét mã Barcode hoặc Quét mã cân điện tử.
Sau khi cài đặt bạn sử dụng máy quét để thêm sản phẩm vào đơn nhập hàng.

Cách 4: Tìm kiếm, lọc và chọn nhiều sản phẩm cùng lúc với tính năng Chọn nhanh

Bấm chọn nút Chọn nhanh bên cạnh ô tìm kiếm.
Trên màn cửa sổ Chọn nhanh sản phẩm, bạn có thể:
- Tìm kiếm theo tên, SKU, Barcode sản phẩm như cách 1.
- Sử dụng bộ lọc bằng cách bấm chọn vào tên bộ lọc:
  - Loại sản phẩm > tìm kiếm, tích chọn loại sản phẩm > chọn Lọc.
  - Nhãn hiệu > tìm kiếm, tích chọn nhãn hiệu > chọn Lọc.
  - Tình trạng kho chọn 1 trong 3 tùy chọn là Còn hàng (tồn kho > 0), Hết hàng (tồn kho <= 0) hoặc Sản phẩm tồn dưới định mức.
Sau khi lọc, bạn tích chọn ô vuông trước tên các sản phẩm nhập hàng.
Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

Lưu ý:

Tối đa 500 dòng sản phẩm trong một đơn nhập hàng.

Bước 4: Điều chỉnh thông tin sản phẩm

Trên màn Nhập hàng từ đơn đặt, bạn thực hiện điều chỉnh lại thông tin sản phẩm trong đơn đặt hàng nhập.

Tùy chỉnh cột hiển thị thông tin sản phẩm

Bạn bấm chọn biểu tượng bánh răng cưa ở góc phải khối Thông tin sản phẩm. Trên cửa sổ Tùy chỉnh hiển thị thông tin bạn thực hiện:

Tích chọn Thêm cột hiển thị gồm: Số thứ tự, Ảnh, Tên & mã SKU, Mã Barcode, Đơn vị, SL đặt, Đơn giá, Chiết khấu, Thuế, Thành tiền.
Để xoá bỏ các trường không muốn hiển thị nữa, bên Cột hiển thị bạn có thể nhấn chọn dấu (x) tương ứng với tên trường hoặc bấm chọn Quay về mặc định theo các trường hiển thị từ hệ thống gồm: Số thứ tự, Ảnh, Tên & mã SKU, Đơn vị, SL đặt, Đơn giá, Chiết khấu, Thành tiền.
Tích chọn Sắp xếp thứ tự hiển thị hàng hoá theo Thêm sau lên trên hoặc Thêm sau xuống dưới.
Tuỳ chọn Lưu giá nhập mới theo Có hoặc Không để tự động lưu giá nhập cho sản phẩm mới theo đơn giá của đơn đặt hàng nhập.
Nhấn chọn Lưu để hoàn tất.

Điều chỉnh số lượng nhập/đặt

Ngay tại cột SL nhập/đặt, bạn có thể nhập số lượng bằng bàn phím hoặc nhấn nút cộng (+) hoặc trừ (-) để tăng giảm. Tại đây bạn có thể đối chiếu số lượng nhập bên trên với số lượng đặt bên dưới.

Chỉnh đơn giá sản phẩm

Nhấn vào phần Đơn giá của dòng sản phẩm để nhập lại giá mới.

Chỉnh sửa chiết khấu cho sản phẩm

Nhấn vào phần Chiết khấu của dòng sản phẩm, chọn loại chiết khấu: theo giá trị hoặc %, điền giá và % chiết khấu tương ứng.

Thay đổi đơn vị tính của sản phẩm

Nếu sản phẩm có nhiều đơn vị (vd: hộp, thùng…), bạn có thể:

Nhấn vào mũi tên cạnh tên đơn vị tính đang hiển thị (ví dụ: “Hộp”).
Chọn đơn vị mới trong danh sách (ví dụ: “Thùng”).
Nhập số lượng theo đơn vị mới.
Ví dụ: Nếu mỗi Thùng chứa 12 Hộp, khi bạn chọn “Thùng” và nhập số lượng là 2, hệ thống sẽ hiểu là bạn đang nhập 24 hộp.

Tách dòng sản phẩm

Dùng khi một sản phẩm có nhiều mức giá (như hàng khuyến mãi, nhập từ nhiều nguồn). Các bước thực hiện:

Tại khối Thông tin sản phẩm bạn tích chọn ô Tách dòng.
Bấm chọn lại sản phẩm muốn tách dòng trên khung tìm kiếm → hệ thống tự tạo dòng mới.
Bạn nhập giá và số lượng riêng biệt cho mỗi dòng.
Ví dụ: Bạn nhập 100 cây bút giá 2.000đ và 50 cây giá 1.800đ, hãy dùng tính năng Tách dòng để tạo 2 dòng riêng biệt và nhập đúng giá cho từng dòng. Việc này giúp quản lý giá vốn chính xác theo từng lần nhập hàng.

Tuỳ chọn Giá nhập gần nhất cho sản phẩm

Bấm chọn nút Giá nhập bên góc phải khối Thông tin sản phẩm.
Chọn Sử dụng giá nhập gần nhất cho các sản phẩm trong đơn nhập hàng.
Trên cửa sổ xác nhận, bạn bấm chọn Áp dụng. Với sản phẩm không có giá nhập gần nhất, hệ thống sẽ sử dụng chính sách giá đang chọn.

Thêm Ghi chú sản phẩm

Dưới tên sản phẩm, bạn di chuyển chuột dưới tên sản phẩm, hệ thống sẽ hiển thị icon chiếc bút cùng dòng text Ghi chú > bạn bấm chọn biểu tượng này.
Trong khung nhập nội dung, bạn điền thông tin ghi chú cho sản phẩm.

Với sản phẩm quản lý theo Serial/iMei sau khi thêm bạn thực hiện Nhập & enter/ quét mã số Serial/iMei.

Với Sản phẩm có quản lý theo lô, bạn có thể:

Để chọn lô hàng đã có, bạn bấm Chọn lô có sẵn > trên màn Chọn lô nhập hàng sản phẩm, tìm kiếm mã lô hàng, nhập số lượng nhập tương ứng với từng lô > nhấn Nhập hàng để hoàn tất.
Với lô hàng mới, bạn bấm chọn Thêm mới lô, trên màn Thêm lô sản phẩm bạn nhập hoặc quét mã lô, điền thông tin Ngày sản xuất, Ngày hết hạn, Số lượng nhập > nhấn Thêm để hoàn tất.

Lưu ý:

Nếu số lượng nhập nhỏ hơn số lượng đặt ban đầu, đơn đặt hàng nhập sẽ ở trạng thái “Nhập hàng một phần”. Bạn có thể quay lại từ Bước 2 để tiếp tục nhập số lượng còn lại.
Bạn chỉ có thể xoá các sản phẩm mới được thêm vào trong phiếu nhập. Với những sản phẩm có sẵn được lấy từ đơn đặt hàng nhập, hệ thống không cho phép xoá khi thực hiện nhập hàng.
Tính năng nhập hàng chỉ áp dụng cho sản phẩm đơn lẻ, không hỗ trợ cho sản phẩm combo.

Bước 5: Nhập thông tin khác cho đơn đặt hàng

Trên khối Thông tin đơn nhập hàng, bạn kiểm tra lại Chi nhánh, Nhân viên, Ngày hẹn giao, Tham chiếu, Mã đơn,... và cập nhật lại thông tin (nếu có).
Ngay dưới khối Thông tin sản phẩm, bạn thực hiện nhập Ghi chú đơn, Tags, Chiết khấu, Thêm chi phí, Thêm Phương thức thanh toán cho đơn (nếu có).
Nếu không thanh toán ngay, hệ thống sẽ tự động ghi nợ đơn nhập hàng.
Thuế bằng Thuế đã bao gồm trong SP + Thuế phải trả thêm tuỳ theo cấu hình bạn đã thiết lập.
Xem thêm hướng dẫn thiết lập cấu hình thuế tại đây.
Xem thêm hướng dẫn áp dụng chính sách thuế tại đây.

Bước 6: Hoàn tất đơn nhập hàng

Chọn Nhập hàng hoặc Nhập & in mã vạch để hoàn tất.

Lưu ý:

Đơn nhập hàng có sản phẩm có số lượng nhập là 0. Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo về việc tự động loại bỏ các sản phẩm ra khỏi đơn khi xử lý nhập hàng, bạn cần bấm Xác nhận để hoàn tất đơn nhập hàng.

2. Nhập hàng từ Nhà cung cấp

Bước 1: Truy cập tính năng Nhập hàng

Trên trang quản trị Sapo, chọn Sản phẩm > Nhập hàng > Tạo đơn nhập hàng (góc phải màn hình).

Bước 2: Chọn nhà cung cấp

Tại khối Thông tin nhà cung cấp, bạn bấm chọn vào ô tìm kiếm hoặc phím tắt F4 và nhập thông tin tìm kiếm nhà cung cấp theo Tên, SĐT, mã nhà cung cấp,...
Nhấn chọn vào nhà cung cấp mà bạn muốn nhập hàng.
Trường hợp, với nhà cung cấp mới, bạn chọn Thêm mới nhà cung cấp để nhập thông tin.
- Trên cửa sổ Thêm mới nhà cung cấp bạn nhập các thông tin Tên nhà cung cấp, SĐT, Email, Nhóm nhà cung cấp, Địa chỉ,...
- Nhấn Thêm để hoàn tất.

Bước 3: Nhập thông tin đơn nhập hàng

Tại khối Thông tin đơn nhập hàng bên cạnh khối Thông tin nhà cung cấp, bạn thực hiện nhập thông tin đơn đặt hàng gồm: chọn Chi nhánh, Nhân viên, Ngày hẹn giao.

Bước 4: Chọn sản phẩm nhập hàng

Bạn thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Tìm kiếm sản phẩm thủ công qua thanh tìm kiếm

Bấm chọn vào ô tìm kiếm
Gõ tên sản phẩm, mã SKU vào ô tìm kiếm
Tìm và chọn sản phẩm

Cách 2: Thêm nhanh sản phẩm mới

Bấm chọn vào ô tìm kiếm, chọn Thêm mới sản phẩm
Nhập các thông tin sản phẩm trên cửa sổ Thêm nhanh sản phẩm, chọn Hình thức quản lý sản phẩm
Bấm Thêm để hoàn tất.

Cách 3: Sử dụng máy quét mã vạch hoặc quét mã cân điện tử để thêm sản phẩm vào đơn

Bạn cần đảm bảo đã kết nối máy quét phù hợp với nhu cầu sử dụng của cửa hàng theo Hướng dẫn kết nối cân điện tử và Hướng dẫn cài đặt máy quét.

Để sử dụng máy quét bạn bấm chọn vào nút biểu tượng máy quét cạnh nút Chọn nhanh hoặc phím tắt F10 > Lựa chọn Quét mã Barcode hoặc Quét mã cân điện tử.

Sau khi cài đặt bạn sử dụng máy quét để thêm sản phẩm vào đơn đặt hàng.

Cách 4: Tìm kiếm, lọc và chọn nhiều sản phẩm cùng lúc với tính năng Chọn nhanh

Bấm chọn nút Chọn nhanh bên cạnh ô tìm kiếm.
Trên màn cửa sổ Chọn nhanh sản phẩm, bạn có thể:
- Tìm kiếm theo tên, SKU, Barcode sản phẩm như cách 1
- Sử dụng bộ lọc bằng cách bấm chọn vào tên bộ lọc:
  - Loại sản phẩm > tìm kiếm, tích chọn loại sản phẩm > chọn Lọc
  - Nhãn hiệu > tìm kiếm, tích chọn nhãn hiệu > chọn Lọc
  - Tình trạng kho chọn 1 trong 3 tuỳ chọn là Còn hàng (tồn kho > 0), Hết hàng (tồn kho <= 0), Sản phẩm tồn dưới định mức
Sau khi lọc, bạn tích chọn ô vuông trước tên các sản phẩm.
Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

Lưu ý:

Tối đa 500 dòng sản phẩm trong một đơn nhập hàng.

Bước 5: Tùy chỉnh hiển thị, cập nhật thông tin sản phẩm

Bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa sau khi đã thêm sản phẩm:

Tùy chỉnh cột hiển thị thông tin sản phẩm

Bạn bấm chọn biểu tượng bánh răng cưa ở góc phải khối Thông tin sản phẩm. Trên cửa sổ Tuỳ chỉnh hiển thị thông tin bạn thực hiện:

Tích chọn Thêm cột hiển thị gồm: Số thứ tự, Ảnh, Tên & mã SKU, Mã Barcode, Đơn vị, SL đặt, Đơn giá, Chiết khấu, Thuế, Thành tiền.
Để xoá bỏ các trường không muốn hiển thị nữa, bên Cột hiển thị bạn có thể nhấn chọn dấu (x) tương ứng với tên trường hoặc bấm chọn Quay về mặc định theo các trường hiển thị từ hệ thống gồm: Số thứ tự, Ảnh, Tên & mã SKU, Đơn vị, SL đặt, Đơn giá, Chiết khấu, Thành tiền.
Tuỳ chọn Sắp xếp thứ tự hiển thị hàng hoá theo Thêm sau lên trên hoặc Thêm sau xuống dưới.
Tuỳ chọn Lưu giá nhập mới theo Có hoặc Không để tự động lưu giá nhập cho sản phẩm mới theo đơn giá của đơn đặt hàng nhập.
Nhấn chọn Lưu để hoàn tất.

Điều chỉnh số lượng

Ngay tại cột Số lượng, bạn có thể nhập số lượng bằng bàn phím hoặc nhấn nút cộng (+) hoặc trừ (-) để tăng giảm.

Chỉnh đơn giá sản phẩm

Nhấn vào phần Đơn giá của dòng sản phẩm để nhập lại giá mới.

Chỉnh sửa chiết khấu cho sản phẩm

Nhấn vào phần Chiết khấu của dòng sản phẩm. Chọn loại chiết khấu: theo giá trị hoặc %, điền giá và % chiết khấu tương ứng.

Thay đổi đơn vị tính của sản phẩm

Nếu sản phẩm có nhiều đơn vị (vd: hộp, thùng…), bạn có thể:

Nhấn vào mũi tên cạnh tên đơn vị tính đang hiển thị (ví dụ: “Hộp”).
Chọn đơn vị mới trong danh sách (ví dụ: “Thùng”).
Nhập số lượng theo đơn vị mới.
Ví dụ: Nếu mỗi Thùng chứa 12 Hộp, khi bạn chọn “Thùng” và nhập số lượng là 2, hệ thống sẽ hiểu là bạn đang nhập 24 hộp.

Tách dòng sản phẩm

Dùng khi một sản phẩm có nhiều mức giá (như hàng khuyến mãi, nhập từ nhiều nguồn). Các bước thực hiện:

Tại khối Thông tin sản phẩm bạn tích chọn ô Tách dòng.
Sau đó, thêm lại chính sản phẩm đã có trên danh sách→ hệ thống tự tạo dòng mới.
Bạn nhập giá và số lượng riêng biệt cho mỗi dòng.
Ví dụ: Bạn nhập 100 cây bút giá 2.000đ và 50 cây giá 1.800đ, hãy dùng tính năng Tách dòng để tạo 2 dòng riêng biệt và nhập đúng giá cho từng dòng. Việc này giúp quản lý giá vốn chính xác theo từng lần nhập hàng.

Tuỳ chọn Giá nhập gần nhất cho sản phẩm

Bấm chọn nút Giá nhập bên góc phải khối Thông tin sản phẩm.
Chọn Sử dụng giá nhập gần nhất cho các sản phẩm trong đơn nhập hàng.
Trên cửa sổ xác nhận, bạn bấm chọn Áp dụng. Với sản phẩm không có giá nhập gần nhất, hệ thống sẽ sử dụng chính sách giá đang chọn.

Thêm Ghi chú sản phẩm

Dưới tên sản phẩm, bạn di chuyển chuột dưới tên sản phẩm, hệ thống sẽ hiển thị icon chiếc bút cùng dòng text Ghi chú > bạn bấm chọn biểu tượng này.
Trong khung nhập nội dung, bạn điền thông tin ghi chú cho sản phẩm.

Bước 6: Nhập thông tin khác cho đơn nhập hàng

Ngay dưới khối Thông tin sản phẩm, bạn thực hiện nhập Ghi chú đơn, Tags, Chiết khấu cho đơn (nếu có).

Bước 7: Hoàn tất đơn nhập hàng

Chọn Tạo và chưa nhập để lưu lại đơn nhưng chưa nhập hàng (chưa cộng số lượng kho).
Chọn Tạo và nhập hàng để lưu lại đơn nhập và cộng số lượng kho.
Trường hợp muốn nhập hàng & in mã vạch, bạn bấm chọn mũi tên trỏ xuống cạnh nút Tạo và nhập hàng, chọn Tạo nhập hàng & in mã vạch để hoàn tất.
- Tạo & nhập hàng: Tạo đơn nhập và cộng số lượng kho.
- Nhập hàng và In mã vạch: Cộng số lượng kho và chuyển sang in mã vạch.Xem hướng dẫn in mã vạch tại đây.

Cảnh báo

Khi đơn nhập hàng đã ở trạng thái Nhập hàng, bạn không thể sửa hoặc hủy.
Nếu có sai sót về số lượng, bạn cần thực hiện Hoàn trả đơn nhập hàng.