Việc tạo đơn đổi hàng không chỉ giúp cửa hàng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo tính chính xác trong quản lý hàng hóa và tài chính. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, bạn cần thực hiện đầy đủ các bước từ chọn đơn hàng, tạo đơn trả hàng đến xử lý thông tin sản phẩm đổi. Hãy cùng bắt đầu với hướng dẫn chi tiết dưới đây
Điều kiện
- Trạng thái đơn hàng: Đã giao hàng thành công
- Tài khoản nhân viên cần được phân quyền:
-
- Xem tất cả đơn hàng hoặc Xem đơn hàng được phụ trách
- Xem đơn trả hàng
- Tạo đơn trả hàng
- Nhận hàng vào kho
- Thanh toán đơn trả
Xem thêm hướng dẫn phân quyền nhân viên tại đây
Nội dung chính
Bước 1: Chọn đơn hàng cần đổi trả
Truy cập trang quản trị Sapo, chọn:
Đơn hàng > Danh sách đơn hàng > Chọn đơn hàng cần đổi trả hàng.
Hoặc chọn:
Đơn hàng > Khách trả hàng > Tạo đơn Trả hàng > Tìm kiếm và chọn đơn hàng cần đổi trả.
Sau khi chọn đơn hàng, màn hình chi tiết đơn hàng sẽ hiển thị. Nhấp vào Đổi trả hàng để tiếp tục.
Bước 2: Tạo đơn trả hàng
Trên màn hình Tạo đơn trả hàng, thực hiện:
- Chọn Chi nhánh trả hàng và Kho nhập hàng trả (nếu cửa hàng có nhiều chi nhánh).
- Cập nhật Số lượng và Đơn giá trả hàng.
- Xác nhận trạng thái hàng trả:
- Đã nhận và nhập kho nếu cửa hàng đã nhận hàng trả.
- Chưa nhận hàng nếu hàng chưa được nhận.
Tồn kho sẽ thay đổi khi bạn thực hiện bấm Đã nhận và nhập kho
Bước 3: Nhập thông tin sản phẩm đổi
Tại mục Thông tin sản phẩm đổi:
- Tìm kiếm và thêm sản phẩm mới.
- Cập nhật Số lượng và Đơn giá sản phẩm đổi.
- Hệ thống sẽ tự động tính khoản tiền chênh lệch cần bù trừ giữa hai đơn hàng.
Xử lý khoản tiền chênh lệch
- Trường hợp 1: Số tiền hàng mua thêm > Số tiền hàng trả
Khách cần thanh toán thêm. Theo dõi Tổng tiền Khách phải trả để thông báo khoản thanh toán.
- Trường hợp 2: Số tiền hàng mua thêm < Số tiền hàng trả
Cửa hàng hoàn lại khoản chênh lệch. Theo dõi Tổng tiền Cần hoàn trả khách để xử lý hoàn tiền.
Nếu áp dụng chính sách không hoàn tiền khi giá trị hàng đổi nhỏ hơn giá trị hàng trả, giá trị hoàn tiền = 0. Xem hướng dẫn kích hoạt tại Mục 3.
- Trường hợp 3: Số tiền hàng mua thêm = Số tiền hàng trả
Không cần thanh toán thêm hoặc hoàn tiền. Hệ thống tự động cập nhật thanh toán thành công.
Hoàn thiện đơn đổi hàng
Tiếp tục xử lý đóng gói và giao hàng như tạo đơn bán hàng.
Sau khi tạo đơn, thực hiện hoàn tiền hoặc ghi nhận thanh toán thêm tùy vào khoản tiền chênh lệch.
Số tiền hoàn trả hoặc thanh toán không vượt quá chênh lệch giữa giá trị hàng đổi và giá trị hàng trả.
Với trường hợp giá trị hàng đổi bằng giá trị hàng trả, hệ thống sẽ tự động cập nhật thanh toán thành công khi đơn hàng được duyệt.
Mọi thắc mắc chưa được giải quyết vui lòng tạo ticket hoặc liên hệ tổng đài 1900 6750 để được tư vấn và giải đáp.
