03/04/2025
Khi khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán, hệ thống sẽ ghi nhận công nợ khách hàng. Khi khách chuyển trả tiền cho đơn hàng, để ghi nhận khách thanh toán nợ cho khách hàng, bạn có thể:
- Thao tác thanh toán trực tiếp trên đơn hàng
- Hoặc tạo phiếu thu để thanh toán công nợ.
Để thanh toán công nợ khách hàng bằng cách thanh toán trực tiếp trên đơn hàng, làm theo hướng dẫn dưới đây.
Điều kiện tiên quyết
- Tài khoản của bạn được phân quyền phù hợp Xem khách hàng, thanh toán đơn hàng, xem và tạo phiếu thu.
- Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.
Các bước thực hiện:
1. Thanh toán trực tiếp trên đơn hàng
- Trên thanh menu bên trái trang quản trị, vào Khách hàng > Danh sách khách hàng.
- Chọn khách hàng cần thanh toán công nợ.
- Bạn cũng có thể thực hiện thao tác thanh toán trực tiếp trên giao diện đơn hàng:
- Vào Đơn hàng > Danh sách đơn hàng.
- Tìm đơn hàng cần thanh toán.
- Trong giao diện chi tiết khách hàng, tại mục Lịch sử mua hàng, nhấp chọn mã đơn hàng cần thanh toán.
- Nhấn Thanh toán và điền các thông tin cần thiết.
2. Sau khi thanh toán
- Công nợ khách hàng được giảm trừ tương ứng.
- Hệ thống tự động tạo phiếu thu, ghi nhận dòng tiền vào Sổ quỹ, giúp bạn giảm trừ công nợ từ đơn hàng của khách hàng.
3. Thanh toán nhanh nhiều đơn hàng cùng lúc
- Trên thanh menu trang quản trị, chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng.
- Sử dụng bộ lọc theo 2 điều kiện: Trạng thái thanh toán và Khách hàng để lọc các đơn hàng của khách hàng cần thanh toán.
- Tick chọn các ô vuông trước các đơn hàng cần thanh toán.
- Nhấp chọn Thanh toán nhanh.
- Tại popup Thanh toán nhanh, chọn phương thức thanh toán.
- Hệ thống sẽ thanh toán lần lượt từng đơn hàng.
- Hệ thống cùng lúc đó cũng sẽ tạo phiếu thu tự động tương ứng với số lượng đơn hàng.
Lưu ý:
- Tổng số tiền thanh toán mặc định bằng toàn bộ số tiền cần thanh toán của các đơn hàng đã chọn.
- Nếu người mua mới chỉ thanh toán một phần công nợ, chưa thanh toán hết, cần tạo phiếu thu thanh toán để ghi nhận, không sử dụng tính năng thanh toán nhanh đơn hàng.
- Điều kiện để thao tác Thanh toán nhanh: Các đơn hàng ở trạng thái đã duyệt và chưa ghi nhận thanh toán toàn bộ.
Khi khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán, hệ thống sẽ ghi nhận công nợ khách hàng. Khi khách chuyển trả tiền cho đơn hàng, để ghi nhận khách thanh toán nợ cho khách hàng, bạn có thể:
- Thao tác thanh toán trực tiếp trên đơn hàng
- Tạo phiếu thu để thanh toán công nợ
Điều kiện tiên quyết
- Tài khoản của bạn được phân quyền phù hợp Xem khách hàng, Thanh toán đơn hàng, Xem và tạo phiếu thu.
- Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.
1. Thanh toán trực tiếp trên đơn hàng
Cách thực hiện thanh toán trên từng đơn hàng
- Sau khi đăng nhập, nhấp vào nút Thêm (góc dưới, bên phải màn hình).
- Chọn mục Khách hàng để truy cập vào Danh sách khách hàng, chọn khách hàng cần thanh toán công nợ.
- Tại mục Lịch sử, nhấp chọn mã đơn hàng cần thanh toán.
- Bạn cũng có thể tìm đơn hàng cần thanh toán từ Danh sách đơn hàng bằng cách:
- Đăng nhập ứng dụng, chọn mục Đơn hàng → Danh sách đơn hàng → Click chọn đơn cần thanh toán.
Sau khi thanh toán
- Công nợ khách hàng được giảm trừ tương ứng.
- Hệ thống tự động tạo phiếu thu, ghi nhận dòng tiền vào Sổ quỹ.
2. Tạo phiếu thu thanh toán đơn hàng
Cách 1: Tạo phiếu thu từ mục Khách hàng
- Nhấp vào nút Thêm (góc dưới, bên phải màn hình).
- Chọn mục Khách hàng, chọn khách hàng cần thanh toán công nợ.
- Trong giao diện chi tiết khách hàng, nhấp mục Công nợ → Điều chỉnh công nợ.
- Chọn Tạo phiếu thu và điền các thông tin:
- Phương thức thanh toán: Chọn phương thức thanh toán.
- Giá trị thu: Nhập số tiền cần thanh toán.
- Loại phiếu thu: Chọn loại Thanh toán cho đơn hàng.
- Chi nhánh: Chọn chi nhánh ghi nhận phiếu thu.
- Nhóm người nộp: Khách hàng.
- Người nộp: Mặc định là khách hàng đang thao tác.
- Ấn vào Thêm chi tiết để điền:
- Mã phiếu thu: Hệ thống tự sinh mã hoặc bạn có thể nhập.
- Tham chiếu: Điền thông tin chứng từ tham chiếu (nếu có).
- Ngày ghi nhận: Mặc định là thời gian thao tác, có thể chọn lại nếu được phép.
- Mô tả: Nhập mô tả cho phiếu thu (nếu có).
- Nhấn Tạo phiếu thu.
Cách 2: Tạo phiếu thu từ mục Sổ quỹ
- Nhấp vào nút Thêm (góc dưới, bên phải màn hình).
- Chọn mục Sổ quỹ, nhấp nút Tạo phiếu thu chi → Tạo phiếu thu.
- Điền các thông tin tương tự như cách 1.
- Nhấn Tạo phiếu thu.
Lưu ý:
- Giới hạn số tiền thanh toán khi tạo phiếu thu:
- Số tiền thanh toán tối đa phải bằng hoặc nhỏ hơn dư nợ hiện tại của khách hàng.
- Ví dụ: Nếu khách hàng có dư nợ 20.000đ, bạn chỉ có thể tạo phiếu thu tối đa với số tiền là 20.000đ.
- Phân bổ số tiền trên phiếu thu:
- Với thao tác chọn loại Thanh toán cho đơn hàng, số tiền trên phiếu sẽ được phân bổ để ghi nhận thanh toán cho các đơn hàng.
- Nếu số tiền không đủ thanh toán hết một đơn hàng, hệ thống ghi nhận thanh toán một phần.
- Xử lý số tiền dư:
- Nếu số tiền trên phiếu thu lớn hơn tổng số tiền cần thanh toán trên các đơn hàng, giá trị dư không tự động thanh toán cho các đơn hàng tiếp theo.
- Phiếu thu tự động:
- Phiếu thu loại thanh toán cho đơn hàng là phiếu tự động.
- Mặc định ghi nhận thay đổi công nợ khách hàng.
- Không hạch toán vào kết quả kinh doanh và không thể thao tác hủy.
Mọi thắc mắc chưa được giải quyết vui lòng tạo ticket hoặc liên hệ tổng đài 1900 6750 để được tư vấn và giải đáp.
Đóng
