Công nợ khách hàng (tiền khách hàng nợ cửa hàng) được ghi nhận dựa trên các giao dịch bán hàng, trả hàng và các phiếu thu chi.

Dư nợ âm: Cửa hàng nợ khách hàng.

1. Dư nợ âm do đơn trả hàng chưa hoàn tiền

Cách tìm:

• Tại thanh menu bên trái trên trang quản trị, chọn Đơn hàng > Khách trả hàng, tìm bộ lọc để lọc các trường:
• Trạng thái hoàn tiền: Chưa hoàn tiền hoặc Hoàn tiền một phần.
• Khách hàng: Lọc theo tên khách hàng cần kiểm tra.

Hướng xử lý:

• Bấm chọn vào Mã đơn trả hàng cần thao tác hoàn tiền.
• Bấm chọn Hoàn tiền (góc trên bên phải màn hình) cho đơn trả hàng để cập nhật đúng công nợ.

2. Dư nợ âm do các phiếu thu được tạo chủ động

Cách tìm:

• Vào Sổ quỹ, chọn khoảng thời gian từ lúc tạo khách hàng đến hiện tại.
• Điền tên khách hàng vào mục Người nộp/nhận.
• Tick chọn tất cả loại phiếu thu, trừ loại phiếu thu tự động.

Hướng xử lý:

• Kiểm tra lý do tạo phiếu thu.
• Nếu ghi nhận sai, có thể tạo phiếu chi để điều chỉnh hoặc hủy phiếu thu.

3. Dư nợ âm do đơn hàng thanh toán trước nhưng chưa giao hàng

Cách tìm:

• Vào Đơn hàng, lọc các trường:
• Trạng thái: Đặt hàng, đang giao dịch.
• Trạng thái thanh toán: Thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
• Khách hàng: Lọc theo tên khách hàng cần kiểm tra.

Hướng xử lý:

• Xác nhận giao hàng để cân đối công nợ.
• Nếu đơn hàng không phát sinh thêm giao dịch, có thể hủy đơn hàng (hủy đơn sẽ hủy luôn khoản thanh toán liên quan).

4. Dư nợ âm do tổng tiền thanh toán lớn hơn giá trị đơn hàng

Nguyên nhân: Xảy ra khi đơn hàng đã xác nhận thanh toán trước, nhưng sau đó bị chỉnh sửa để giảm giá trị đơn hàng.

Ví dụ: Ban đầu đơn hàng có giá trị 200.000 đồng, khách thanh toán đủ 200.000 đồng. Sau đó, bạn chỉnh sửa đơn hàng giảm xuống 150.000 đồng. Kết quả: Hệ thống ghi nhận dư 50.000 đồng công nợ.

Hướng xử lý:

• Hiện tại phần mềm chưa tự động tạo phiếu thu chi điều chỉnh số tiền dư.
• Bạn cần chủ động tạo phiếu chi để hoàn trả số tiền dư cho khách hàng và đảm bảo dòng tiền cân đối.