Cài đặt thông tin hiển thị trên hóa đơn điện tử trên Sapo Omni

Màn hình Cài đặt tự động hóa đơn điện tử là trung tâm thiết lập các quy tắc vận hành và đồng bộ dữ liệu hóa đơn trên Sapo. Tính năng này cho phép bạn tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý từ việc điều chỉnh giá trị thuế theo nghị quyết, phân bổ chiết khấu theo nguồn đơn, tách hóa đơn cho sản phẩm combo, tối ưu thông tin khách hàng lẻ cho đến tự động tạo đơn nhập hàng từ hóa đơn đầu vào. Qua đó, hệ thống giúp cửa hàng tối giản thao tác thủ công, tối ưu hóa hiển thị và đảm bảo số liệu chính xác tuyệt đối giữa đơn hàng và hóa đơn điện tử.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản nhân viên có quyền Hóa đơn điện tử trên Sapo Omni và phân quyền Hóa đơn đầu ra/Hóa đơn đầu vào phù hợp trên Sapo Invoice.

Bước 1: Truy cập màn hình Cài đặt tự động

Trên màn hình quản trị Sapo Omni, bạn nhấn chọn Cấu hình (ở góc dưới cùng bên trái) > Chọn Hóa đơn điện tử (tại khối Thiết lập bán hàng).

Bước 2: Thiết lập các cấu hình tự động

Tại khối Cài đặt tự động, bạn tiến hành tích chọn và điền thông tin cho các tính năng theo nhu cầu:

1. Tự động tính lại giá trị trên hóa đơn bán hàng khi áp dụng giảm thuế NQ 204/2025/QH15

Khi áp dụng giảm thuế, hệ thống tự động điều chỉnh đơn giá và chiết khấu để tổng tiền thanh toán giữa đơn hàng và HĐĐT khớp nhau. Người dùng không cần tự sửa đơn giá hoặc chiết khấu thủ công.

Ví dụ:

Đơn hàng ban đầu: Sản phẩm A: 1 cái × 1.000.000đ; Thuế VAT: 10% = 100.000đ; Tổng thanh toán: 1.100.000đ.
Sau khi áp dụng giảm thuế (VAT từ 10% xuống 8%): Để tránh lệch số tiền, hệ thống sẽ tự tính lại: Điều chỉnh tiền hàng: 1.018.519đ; Thuế VAT 8%: 81.481đ; Tổng thanh toán: 1.100.000đ.
Kết quả: Tổng thanh toán đơn hàng và tổng thanh toán HĐĐT đều khớp nhau ở mức 1.100.000đ.

2. Không hiện chiết khấu trên hóa đơn theo nguồn đơn

Bạn chọn nguồn đơn cần áp dụng cấu hình này. Nếu tích chọn, hệ thống không hiển thị chiết khấu trên hóa đơn và thực hiện phân bổ chiết khấu vào đơn giá sản phẩm.

Ví dụ:

Cấu hình: Nguồn áp dụng: Shopee; Tích chọn: Không hiển thị chiết khấu trên hóa đơn.
Đơn hàng từ Shopee: Sản phẩm A: 500.000đ; Voucher sàn: -50.000đ; Khách thanh toán: 450.000đ.
Kết quả trên hóa đơn: Sản phẩm A: 1 cái x 450.000đ = 450.000đ (Không hiển thị dòng chiết khấu riêng).

3. Xuất hóa đơn điện tử cho sản phẩm thành phần trong combo

Tại khối Cài đặt tự động, bạn tích chọn dòng Tạo hóa đơn điện tử cho sản phẩm gốc thành phần trong combo.

Lưu ý:

Áp dụng cho HĐĐT Sapo Invoice và đơn hàng có sản phẩm combo.
Thuế suất của thành phần sẽ được theo thuế suất của Combo.
Đơn giá sản phẩm thành phần sẽ được phân bổ theo tỷ lệ giá trị trên giá bán của combo tại thời điểm tạo combo.

Ví dụ: Combo CB (giá 190.000đ) gồm Sản phẩm A (giá lẻ 100.000đ) và 2 Sản phẩm B (giá lẻ 50.000đ/cái). Đơn giá thành phần trên hóa đơn sẽ hiển thị: Sản phẩm A: 95.000đ; Sản phẩm B: 47.500đ.

4. Đặt mặc định thông tin người mua không lấy hóa đơn

Nguồn đơn: Chọn nguồn đơn cần áp dụng.
Tên người mua hàng: Nhập thông tin người mua hàng tùy ý. Tuy nhiên, bạn nên để là "Bán cho người tiêu dùng", do quy định từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Ghép với tên nguồn: Tích chọn nếu muốn gán tên nguồn phía sau thông tin người mua hàng.

Lưu ý:

Những nguồn đơn không được chọn mặc định sẽ hiển thị thông tin người mua hàng là "Bán cho người tiêu dùng".

Ví dụ: Cấu hình nguồn TikTok, tên là "Bán cho người tiêu dùng" và tích chọn Ghép với tên nguồn. Khi tạo HĐĐT cho đơn TikTok khách không lấy hóa đơn, hệ thống tự điền: Bán cho người tiêu dùng_Tiktok.

5. Đồng bộ hóa đơn đầu vào từ Sapo Invoice để tạo đơn nhập hàng

Tích chọn dòng Đồng bộ hóa đơn đầu vào từ Sapo Invoice để tạo đơn nhập hàng để hệ thống tự động liên thông dữ liệu chứng từ mua vào.
Khi chọn cấu hình này, bạn có thể tạo đơn nhập hàng trên phần mềm Sapo Omni bằng cách đồng bộ hóa đơn đầu vào từ Sapo Invoice. Điều kiện áp dụng là hóa đơn đầu vào cần được tạo sẵn trên Sapo Invoice.

6. Thiết lập hiển thị phí giao hàng

Bạn có thể đưa phí giao hàng của đơn hàng thành một dòng hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn điện tử, thay vì thêm thủ công. Cấu hình áp dụng cho cả hóa đơn tạo thủ công và tự động, đồng thời cho phép chọn có điều chỉnh khoản phí này khi trả hàng hay không. Khoản phí được thể hiện riêng cũng giúp khách hàng doanh nghiệp có thông tin để hạch toán.

Điều kiện tiên quyết:

Cửa hàng đã kết nối Sapo Invoice và chọn Sapo Invoice làm nhà cung cấp phát hành. Nếu chưa kết nối hoặc đang dùng MISA meInvoice, VIETTEL SInvoice, mục cấu hình không hiển thị và hóa đơn không có dòng phí giao hàng.
Tài khoản có quyền cấu hình Hóa đơn điện tử trên Sapo Omni và quyền tạo, phát hành hóa đơn trên Sapo Invoice. Tài khoản không có quyền hóa đơn điện tử sẽ không thấy mục cấu hình.
Tính năng chỉ hỗ trợ hóa đơn bằng đồng Việt Nam, không quy đổi ngoại tệ.

Lưu ý:

Chỉ cài đặt hiển thị phí giao hàng khi bạn thực sự cung cấp dịch vụ vận chuyển. Theo lưu ý trên màn hình, nếu phí do bên thứ ba thu hộ, khoản này không thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn (Nghị định 254/2026/NĐ-CP).

6.1. Cài đặt dòng phí trên hóa đơn

Chọn chế độ hiển thị

Tại Cấu hình > Hóa đơn điện tử, tìm mục Thiết lập hiển thị phí giao hàng trong khối Cài đặt chung của màn hình Quản lý kết nối Sapo Invoice. Bạn bắt buộc chọn một trong hai chế độ:

Chế độ	Ý nghĩa
Không hiển thị phí giao hàng (mặc định)	Không đưa phí giao hàng lên hóa đơn điện tử. Nếu không thay đổi cấu hình, cửa hàng tiếp tục sử dụng chế độ này.
Hiển thị 1 dòng phí giao hàng	Tự thêm một dòng phí khi tạo hóa đơn từ đơn hàng có khoản phí giao hàng.

Nhập tên dòng phí và chọn cách điều chỉnh

Khi chọn Hiển thị 1 dòng phí giao hàng, bạn thiết lập các thông tin sau:

Trường	Ý nghĩa	Giá trị và ràng buộc
Tên dòng phí trên hóa đơn*	Tên hàng hóa/dịch vụ của dòng phí. Di chuột vào biểu tượng thông tin bên cạnh tên trường để xem giải thích.	Điền sẵn Phí giao hàng; có thể đổi, ví dụ Cước vận chuyển nội thành. Bắt buộc nhập, không để trống hoặc chỉ nhập khoảng trắng; tối đa 255 ký tự.
Tự động điều chỉnh phí giao hàng	Chọn có đưa dòng phí vào hóa đơn điều chỉnh khi trả hàng hay không.	Mặc định bỏ tích. Tích chọn để ghi âm dòng phí cùng hàng hóa. Nếu muốn hệ thống thực hiện tự động, cần đồng thời bật Tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh. Xem quy tắc tại mục 6.4.

Phần lưu ý về điều kiện xuất hóa đơn cho phí vận chuyển cũng xuất hiện tại đây. Đây là nội dung chỉ đọc, không chặn lưu và không yêu cầu xác nhận thêm.

Nếu chọn lại Không hiển thị phí giao hàng, ô tên, ô tự động điều chỉnh và phần lưu ý sẽ ẩn ngay, không cần tải lại trang. Bạn vẫn lưu được khi ô tên trống ở chế độ này. Nếu đã xóa tên, chuyển về không hiển thị và lưu, lần sau chọn hiển thị một dòng thì hệ thống tự điền lại Phí giao hàng.

Lưu cấu hình

Bấm Lưu ở góc dưới bên phải. Cấu hình được giữ sau khi tải lại trang. Nếu không lưu được, kiểm tra các thông báo:

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Vui lòng nhập tên dòng phí trên hóa đơn.	Đã chọn hiển thị một dòng nhưng tên trống hoặc chỉ có khoảng trắng.	Nhập tên, ví dụ Phí giao hàng, rồi bấm Lưu lại.
Tên dòng phí tối đa 255 ký tự.	Tên vượt quá 255 ký tự.	Rút ngắn còn tối đa 255 ký tự rồi bấm Lưu lại.

Khi gặp các lỗi này, hệ thống giữ nguyên cấu hình cũ, không ghi đè bằng dữ liệu chưa hợp lệ.

Lưu ý:

Chế độ hiển thị và tên dòng phí chỉ áp dụng cho hóa đơn tạo sau thời điểm lưu. Hóa đơn đã tạo, kể cả hóa đơn nháp mở ra sửa sau đó, vẫn giữ cấu hình và tên lúc tạo; hệ thống không bổ sung ngược dòng phí. Mốc áp dụng là thời điểm tạo, không phải thời điểm sửa hóa đơn.
Nếu nhiều người cùng mở màn hình và lưu, người lưu sau ghi đè toàn bộ cấu hình của người trước mà không có cảnh báo xung đột. Nên thống nhất một người phụ trách thay đổi cấu hình.

6.2. Kiểm tra phí giao hàng trên hóa đơn

Dòng phí được tạo khi đồng thời đáp ứng ba điều kiện: nhà cung cấp phát hành là Sapo Invoice, đã chọn Hiển thị 1 dòng phí giao hàng và đơn hàng có khoản phí giao hàng. Đơn không có khoản phí sẽ không sinh dòng phí; đơn từ Sapo POS không mang phí giao hàng nên cũng không sinh dòng này.

Vào Đơn hàng, mở đơn cần xuất hóa đơn và bấm Tạo hóa đơn. Tại bảng Thông tin sản phẩm, kiểm tra dòng phí cuối bảng trước khi phát hành theo quy trình thông thường. Dòng phí không làm phát sinh bước, trạng thái hoặc thông báo phát hành mới.

Thông tin dòng phí	Giá trị khi hệ thống tự thêm
Tính chất HHDV	Hàng hóa, dịch vụ. Cột mặc định tắt; bạn bật trong thiết lập cột của bảng Thông tin sản phẩm để xem.
Tên hàng hóa/dịch vụ	Lấy từ Tên dòng phí trên hóa đơn tại thời điểm tạo hóa đơn, không lấy tên phương thức vận chuyển trên đơn.
Đơn vị tính	Để trống.
Số lượng	1.
Đơn giá	Bằng khoản phí giao hàng trên đơn hàng.
Thành tiền	Tiền hàng trước chiết khấu, trước thuế; bằng khoản phí giao hàng trên đơn hàng.
Chiết khấu	Tỷ lệ, tiền chiết khấu đơn vị và tổng chiết khấu đều bằng 0. Khuyến mãi hoặc miễn phí vận chuyển không được tách riêng thành chiết khấu của dòng phí.
Thuế suất	Không chịu thuế, hiển thị KCT trên bảng hàng hóa; không lấy theo thuế suất sản phẩm. Trên hóa đơn bán hàng (mẫu số 2), hiển thị Không chịu thuế.
Tiền thuế GTGT	0.
Thành tiền sau thuế	Bằng khoản phí giao hàng khách thực trả trên đơn hàng.
Vị trí dòng	Cuối danh sách, kể cả khi tách combo, thêm hoặc xóa dòng hàng khác.

Số tiền phí được lấy như nhau dù giá trên đơn đã bao gồm thuế hay chưa. Các cấu hình Tự động áp tỷ lệ giảm thuế, Tách dòng combo, Không hiện chiết khấu theo nguồn đơn không làm tách dòng phí, phát sinh chiết khấu hoặc giảm thuế cho dòng này.

Khi hóa đơn có dòng phí, các chỉ tiêu thay đổi như sau:

Chỉ tiêu	Thay đổi
Tổng tiền hàng, Tổng tiền thanh toán	Tăng đúng khoản phí giao hàng.
Tiền chiết khấu, Chiết khấu sản phẩm, Tiền thuế GTGT	Không đổi.
Nhóm Không chịu thuế (KCT) khi xem trước hóa đơn	Cộng thêm phí vào tiền hàng, không tăng tiền thuế. Nếu đã có nhóm này thì gộp chung, không tạo nhóm thứ hai.
Tiền giảm trừ thuế trên hóa đơn bán hàng (mẫu số 2)	Không đổi vì dòng phí không chịu thuế, không thuộc diện giảm thuế.

Ví dụ: đơn có một Áo thun A giá chưa thuế 100.000đ, thuế suất 10%, phí giao hàng 10.000đ; khách thanh toán 120.000đ.

Chỉ tiêu hóa đơn	Chưa bật hiển thị phí	Đã bật hiển thị phí
Đơn giá Áo thun A	100.000đ	100.000đ
Tiền thuế Áo thun A	10.000đ	10.000đ
Đơn giá dòng phí	Không có dòng phí	10.000đ
Thuế suất dòng phí	Không có dòng phí	Không chịu thuế
Tiền thuế dòng phí	Không có dòng phí	0đ
Tổng thanh toán	110.000đ	120.000đ

Khi bật hiển thị phí, hóa đơn ghi nhận đủ khoản khách thanh toán; nếu chưa bật, chênh lệch trong ví dụ là 10.000đ.

Lưu ý:

Đơn có khoản phí giao hàng bằng 0đ vẫn sinh dòng phí với các giá trị tiền bằng 0; tổng hóa đơn không đổi. Hóa đơn vẫn phát hành bình thường, không bị cơ quan thuế từ chối chỉ vì có dòng phí 0đ. Trường hợp này khác với đơn không có khoản phí giao hàng.

6.3. Sửa dòng phí trên hóa đơn nháp

Nếu hóa đơn nháp đã có dòng phí giao hàng, bạn có thể sửa tên, đơn giá hoặc thuế suất như dòng hàng hóa thông thường, rồi bấm Lưu. Hệ thống giữ giá trị đã sửa và tính lại các chỉ tiêu tổng.

Sửa tên: hóa đơn giữ tên bạn nhập, không ghi đè lại bằng tên trong cấu hình cửa hàng.
Sửa đơn giá: với ví dụ tại mục 6.2, đổi phí từ 10.000đ thành 15.000đ làm tổng tiền hàng thành 115.000đ, tổng thanh toán thành 125.000đ.
Sửa thuế suất: nếu đổi thành 10%, hệ thống tính thuế theo 10%. Quy tắc Không chịu thuế chỉ áp dụng lúc tự thêm dòng phí, không áp dụng khi bạn chủ động sửa.
Xóa dòng phí và lưu: hệ thống không tự thêm lại, kể cả khi mở lại hóa đơn. Nếu chỉ sửa các dòng hàng khác và giữ dòng phí, dòng phí không bị ảnh hưởng.

6.4. Điều chỉnh phí giao hàng khi trả hàng

Điều kiện tiên quyết:

Hóa đơn gốc đã phát hành, đã được cấp mã hoặc là hóa đơn hợp lệ, có dòng phí giao hàng; khách trả toàn bộ đơn hàng.

Sau khi phát hành hóa đơn, nếu khách trả toàn bộ hàng, bạn tạo đơn trả hàng cho toàn bộ đơn và kiểm tra hóa đơn điều chỉnh tương ứng. Khi cửa hàng bật Tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh, hệ thống thực hiện tự động. Dòng phí được xử lý theo ô Tự động điều chỉnh phí giao hàng:

Trạng thái ô tích	Kết quả trên hóa đơn điều chỉnh
Bỏ tích (mặc định)	Chỉ ghi âm các dòng hàng hóa, loại trừ dòng phí. Tổng hóa đơn điều chỉnh lệch với hóa đơn gốc đúng khoản phí giao hàng.
Tích chọn	Ghi âm cả dòng phí cùng hàng hóa. Tổng hóa đơn điều chỉnh bằng tổng hóa đơn gốc nhưng ngược dấu; cộng hai hóa đơn bằng 0.

Lưu ý:

Hệ thống lấy trạng thái ô tích tại thời điểm tạo hóa đơn điều chỉnh, không phải lúc phát hành hóa đơn gốc. Nếu phát hành khi đang bỏ tích rồi tích lại trước lúc tạo hóa đơn điều chỉnh, dòng phí vẫn được ghi âm; trường hợp đổi ngược lại thì dòng phí bị loại trừ.
Tên dòng phí lấy từ hóa đơn gốc, không lấy tên trong cấu hình hiện tại.
Hóa đơn gốc không có dòng phí thì hóa đơn điều chỉnh cũng không tự sinh dòng phí, dù đã tích chọn.
Chuyển về Không hiển thị phí giao hàng sau khi phát hành hóa đơn gốc không ngăn việc ghi âm dòng phí: chế độ hiển thị áp dụng khi tạo hóa đơn mới, còn ô tự động điều chỉnh quyết định việc ghi âm.
Tính năng chưa hỗ trợ nghiệp vụ hoàn phí vận chuyển riêng.

6.5. Thay đổi kết nối và phát hành lại

Trường hợp	Cách hệ thống xử lý
Gỡ hẳn kết nối Sapo Invoice	Đặt lại Không hiển thị phí giao hàng, tên Phí giao hàng và bỏ tích tự động điều chỉnh. Hệ thống không cảnh báo khi gỡ và không khôi phục cấu hình cũ, kể cả kết nối lại ngay bằng cùng tài khoản và mã số thuế.
Ngắt kết nối một chi nhánh	Giữ cấu hình nếu cửa hàng vẫn còn kết nối; chỉ đặt lại mặc định khi ngắt chi nhánh cuối cùng.
Đổi nhà cung cấp phát hành sang MISA meInvoice hoặc VIETTEL SInvoice	Loại dòng phí khỏi hóa đơn, giảm tổng tiền đúng khoản phí và không hiển thị cảnh báo. Đổi lại Sapo Invoice thì dòng phí xuất hiện với tên đã lưu trên hóa đơn, không lấy tên cấu hình hiện tại.
Tạo và phát hành hóa đơn tự động	Áp dụng cùng cấu hình và giá trị dòng phí như hóa đơn lập thủ công từ đơn tương đương. Nếu lần phát hành đầu lỗi và hệ thống thử lại, dòng phí đã tạo được giữ nguyên, không tạo lại theo cấu hình mới.

Bước 3: Lưu cấu hình

Nhấn Lưu để hoàn tất toàn bộ thiết lập.

Cảnh báo:

Cấu hình cài đặt tự động này sau khi lưu sẽ được áp dụng chung cho tất cả đơn vị phát hành đang được kết nối vào hệ thống Sapo của bạn.

Trợ lý Sapo