Thiết lập quy tắc đồng bộ dữ liệu từ Sapo Omni trên Sapo Accounting

Sau khi kết nối Sapo Omni, bạn cần thiết lập các quy tắc đồng bộ dữ liệu. Tính năng này giúp bạn kiểm soát cách Sapo Accounting tự động xử lý và ghi nhận hàng hóa, khách hàng, chứng từ... từ Omni chuyển về, đảm bảo dữ liệu chính xác và nhất quán.

Bước 1: Truy cập màn hình thiết lập

1. Tại trang quản trị Sapo Accounting, bạn nhấn vào biểu tượng Cấu hình (hình bánh răng ở góc dưới bên trái).
2. Trong menu Cấu hình, bạn chọn Danh sách ứng dụng.
3. Tại ứng dụng "Sapo Omni V2", bạn nhấn vào Xem chi tiết.
4. Hệ thống hiển thị danh sách các cửa hàng Omni đã kết nối. Tại dòng cửa hàng bạn muốn cài đặt, bạn nhấn nút Thiết lập (ở cột Chức năng).

Bước 2: Thiết lập quy tắc đồng bộ Danh mục

Sau khi nhấn Thiết lập, pop-up "Thiết lập đồng bộ dữ liệu" sẽ xuất hiện. Tại tab Danh mục bạn có thể tùy chỉnh các quy tắc cho từng loại dữ liệu.

1. Hàng hóa và dịch vụ

• Mỗi phiên bản là 1 mặt hàng: Khi bật, mỗi phiên bản sản phẩm (ví dụ: Áo Sơ mi size S, M, L) trên Omni sẽ được đồng bộ thành một mặt hàng riêng biệt trên Accounting. Mặc định: Tắt.
• Nhóm ngành nghề tính thuế GTGT, TNCN mặc định: Mặc định "101 - Nhóm Hoạt động bán buôn, bán lẻ các loại hàng hóa (trừ giá trị hàng hóa đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng). Bạn nhấn mũi trên trỏ xuống, chọn lại nhóm ngành nghề mặc định cho các sản phẩm/dịch vụ khi đồng bộ về Sapo Accounting.
• Tự động liên kết phiên bản trùng thông tin:
  • Mã hàng (SKU): Tùy chọn này luôn bật, giúp tự động liên kết các phiên bản sản phẩm có cùng mã SKU giữa hai hệ thống.
  • Tên sản phẩm: Khi bật, hệ thống sẽ liên kết các phiên bản sản phẩm có cùng cả SKU và Tên sản phẩm. Mặc định: Tắt.

2. Kho

• Tự động thêm mới kho chưa có trên danh mục: Khi bật, hệ thống tự động tạo mới kho trên Accounting nếu kho đó chưa tồn tại. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết kho trùng thông tin:
  • Mã: Tùy chọn này luôn bật, tự động liên kết các kho có cùng mã.
  • Tên: Khi bật, tự động liên kết các kho có cùng tên. Mặc định: Tắt.

3. Tài khoản ngân hàng (TKNH)

• Tự động thêm mới TKNH chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới tài khoản ngân hàng nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết TKNH trùng số tài khoản + tên ngân hàng: Tùy chọn này luôn bật, đảm bảo liên kết chính xác.

4. Nhân viên

• Tự động thêm mới NV chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới nhân viên nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết NV trùng thông tin:
  • SĐT: Khi bật, liên kết nhân viên dựa trên SĐT trùng khớp. Mặc định: Bật.
  • Email: Khi bật, liên kết nhân viên dựa trên email trùng khớp. Mặc định: Tắt.

5. Khách hàng

• Tự động thêm mới KH chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới khách hàng nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết KH trùng thông tin:
  • Mã: Khi bật, liên kết khách hàng dựa trên Mã khách hàng. Mặc định: Tắt.
  • Email: Khi bật, liên kết khách hàng dựa trên email. Mặc định: Tắt.
  • SĐT: Khi bật, liên kết khách hàng dựa trên SĐT. Mặc định: Bật.

6. Nhà cung cấp (NCC)

• Tự động thêm mới NCC chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới NCC nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết NCC trùng thông tin:
  • Mã: Khi bật, liên kết NCC dựa trên Mã NCC. Mặc định: Bật, không thể thay đổi.
  • Email: Khi bật, liên kết NCC dựa trên email. Mặc định: Tắt.
  • SĐT: Khi bật, liên kết NCC dựa trên SĐT. Mặc định: Bật.

Bước 3: Thiết lập quy tắc đồng bộ Chứng từ

• Bạn chuyển sang tab Chứng từ để thiết lập các quy tắc liên quan đến việc hạch toán Chứng từ bán hàng, Phiếu thu, Phiếu xuất kho khi đồng bộ từ Sapo Omni về.
  

Bước 4: Hoàn tất

• Sau khi đã tùy chỉnh xong các quy tắc tại tab Danh mục và Chứng từ, bạn nhấn nút Lưu (ở góc dưới bên phải pop-up) để hoàn tất.