Thêm mới chứng từ hạch toán chi phí khác trên Sapo Accounting - HKD

Chức năng Thêm mới chứng từ Hạch toán chi phí khác giúp bạn nhập tay bút toán phân bổ CPTT/CCDC định kỳ theo từng Khoản mục phí, để chi phí lên đúng Sổ S2c-HKD.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Tổng hợp > Chứng từ nghiệp vụ khác.
Bạn đã tự xác định số tiền cần phân bổ trong kỳ và đúng Khoản mục phí tương ứng ở ngoài hệ thống. Phần mềm không tự tính số phân bổ.
Ngày hạch toán của chứng từ không nằm trong kỳ đã khóa sổ.

Bước 1: Chọn nghiệp vụ Hạch toán chi phí khác

Trên thanh menu bên trái, chọn Tổng hợp > Nghiệp vụ khác.
Tại màn hình Danh sách, nhấn nút Thêm chứng từ màu xanh ở góc trên bên phải.
Ở trường Nghiệp vụ, chọn Hạch toán chi phí khác.

Bước 2: Nhập thông tin chứng từ

Trường thông tin	Bắt buộc	Mô tả
Diễn giải	Không	Mặc định "Phân bổ CPTT/CCDC"; tối đa 255 ký tự.
Ngày hạch toán	Có	Mặc định ngày hiện tại.
Ngày chứng từ	Có	Mặc định ngày hiện tại. Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng Ngày chứng từ.
Số chứng từ	Có	Tự sinh theo prefix CTK, cho phép sửa lại, không được trùng trong cùng chi nhánh.

Bước 3: Nhập bảng chi tiết hạch toán

Mỗi dòng trong bảng chi tiết gồm các cột sau:

Cột	Bắt buộc	Mô tả
Loại chi phí	Không	Chỉ hiển thị, luôn là "Phân bổ CPTT/CCDC", không chọn lại được.
Khoản mục phí	Có	Tự chọn trong danh mục Khoản mục phí đang hoạt động. Không được trùng với Khoản mục phí đã chọn ở dòng khác trong cùng chứng từ.
Diễn giải	Không	Tự sinh theo cú pháp "Phân bổ CPTT/CCDC vào {Tên khoản mục phí}". Khi bạn đổi Khoản mục phí, diễn giải được sinh lại. Bạn có thể sửa tay.
Số tiền	Có	Phải lớn hơn 0. Nhập theo số bạn đã tự tính ở ngoài hệ thống.

Nhấn Thêm dòng để nhập tiếp cho Khoản mục phí khác. Nhiều dòng khác Khoản mục phí được gộp trong cùng 1 chứng từ. Ví dụ: dòng 1 phân bổ vào "Chi phí quản lý phân bổ", dòng 2 phân bổ vào "Chi phí thuê tài sản phân bổ"…

Tổng tiền ở cuối bảng tự tính bằng tổng Số tiền của mọi dòng.

Lưu ý:

Bạn không được chọn 2 dòng cùng Khoản mục phí trong 1 chứng từ. Nếu chọn trùng, hệ thống báo lỗi “Khoản mục phí này đã được chọn ở dòng khác, vui lòng chọn khoản mục phí khác”.
Nếu cần phân bổ nhiều khoản cho cùng 1 Khoản mục phí trong kỳ, bạn hãy cộng gộp thành 1 dòng duy nhất.
Chọn đúng Khoản mục phí để dòng phân bổ lên đúng chỉ tiêu trên Sổ S2c-HKD. Xem hướng dẫn về danh mục Khoản mục chi phí tại đây.

Bước 4: Đính kèm chứng từ (không bắt buộc)

Kéo thả hoặc chọn tệp từ thiết bị vào khu vực đính kèm ở cuối form. Mỗi tệp tối đa 5MB, định dạng .pdf, .jpg, .png, và bạn có thể đính kèm nhiều tệp.

Mẹo:

Bạn có thể đính kèm bảng tính phân bổ đã làm ở ngoài hệ thống để làm căn cứ đối chiếu sau này.

Bước 5: Lưu chứng từ

Nhấn Lưu. Chứng từ được tạo ở trạng thái Chưa ghi sổ (chưa sinh bút toán).

Nếu hệ thống đang cấu hình Lưu và Ghi sổ, chứng từ được tự động ghi sổ ngay sau khi lưu thành công.

Lưu ý:

Nếu thiếu trường bắt buộc hoặc chọn trùng Khoản mục phí, hệ thống báo lỗi tại đúng dòng liên quan và chưa cho lưu.

Trợ lý Sapo