Đối trừ chứng từ hàng loạt trên Sapo Accounting - HKD

Tính năng Đối trừ chứng từ hàng loạt giúp khớp chứng từ công nợ với chứng từ thanh toán cho nhiều nhà cung cấp hoặc khách hàng trong một lần thao tác. Hệ thống tự ghép cặp, tính số tiền đối trừ và cập nhật số dư của các chứng từ sau khi bạn xác nhận.

Bạn có thể sử dụng tính năng để chốt công nợ cuối ngày, cuối tháng hoặc cuối kỳ; xử lý nhiều đối tượng đang đồng thời có hóa đơn nợ và chứng từ thanh toán hoặc giảm trừ chưa được khớp; hoặc xử lý theo Nhóm nhà cung cấp hay Nhóm khách hàng. Việc đối trừ không tạo phiếu thu, phiếu chi hoặc bút toán mới và có thể được bỏ đối trừ nếu cần điều chỉnh.

Lưu ý:

Hai phân hệ dùng cùng một luồng thao tác và cùng một màn hình "Đối trừ chứng từ nhiều đối tượng", chỉ khác đối tượng và loại chứng từ tham gia:

Nội dung	Phân hệ Mua hàng (công nợ phải trả)	Phân hệ Bán hàng (công nợ phải thu)
Vị trí tính năng	Trên thanh menu, chọn Mua hàng, sau đó chọn Đối trừ chứng từ.	Trên thanh menu, chọn Bán hàng, sau đó chọn Đối trừ chứng từ.
Đối tượng đối trừ	Nhà cung cấp	Khách hàng
Bộ lọc nhóm	Nhóm nhà cung cấp	Nhóm khách hàng
Chứng từ công nợ	Hóa đơn mua hàng, chứng từ điều chỉnh, số dư đầu kỳ	Hóa đơn bán hàng, chứng từ điều chỉnh, số dư đầu kỳ
Chứng từ thanh toán/ giảm trừ	Phiếu chi, báo nợ, hàng trả lại mua	Phiếu thu, báo có, hàng bán bị trả lại, hóa đơn giảm trừ

Điều kiện tiên quyết:

Có quyền Đối trừ chứng từ của phân hệ tương ứng (Mua hàng hoặc Bán hàng), gồm quyền xem danh sách và quyền tạo đối trừ. Nếu không có quyền, hệ thống không cho truy cập tính năng.
Đang thao tác đúng chi nhánh phát sinh công nợ - hệ thống chỉ lấy chứng từ thuộc chi nhánh bạn được phép xem.
Các chứng từ tham gia đối trừ đã ở trạng thái Đã ghi sổ, loại tiền VND và có ngày hạch toán nhỏ hơn hoặc bằng Ngày đối trừ.
Ngày đối trừ không thuộc kỳ kế toán đã khóa sổ.

Bước 1: Mở màn hình Đối trừ hàng loạt

Trên thanh menu bên trái, chọn Mua hàng, sau đó chọn Đối trừ chứng từ nếu xử lý công nợ nhà cung cấp. Nếu xử lý công nợ khách hàng, chọn Bán hàng, sau đó chọn Đối trừ chứng từ.
Tại góc trên bên phải, nhấn mũi tên cạnh nút + Đối trừ, sau đó chọn Đối trừ hàng loạt.
Hệ thống mở màn hình Đối trừ chứng từ nhiều đối tượng và tự tải danh sách đối tượng đủ điều kiện.

Bước 2: Kiểm tra thông tin đối trừ

Khu vực Thông tin đối trừ ở đầu màn hình gồm:

Nhóm nhà cung cấp/ Nhóm khách hàng: Chọn nhóm để thu hẹp danh sách bên dưới. Để trống nếu muốn xem toàn bộ đối tượng đủ điều kiện.
Ngày đối trừ (bắt buộc): Mặc định là ngày hiện tại, bạn có thể chọn lại. Đây là ngày ghi nhận nghiệp vụ đối trừ và cũng là mốc lọc chứng từ.
Số đối trừ: Ô màu xanh bên phải, hiển thị tổng số tiền sẽ đối trừ của các đối tượng bạn đang chọn. Khi chưa chọn dòng nào, giá trị là 0.
Nếu vừa có người khác thao tác trên cùng dữ liệu, nhấn Lấy lại dữ liệu ở góc trên bên phải để tải lại danh sách mới nhất.

Khu vực Danh sách đối tượng đối trừ liệt kê các đối tượng đủ điều kiện kèm số tiền hệ thống đã ghép sẵn. Dòng Tổng ở đầu bảng cộng số tiền đối trừ của các dòng đang được chọn. Bạn có thể tìm nhanh theo mã hoặc tên đối tượng ở ô tìm kiếm phía trên bảng; danh sách hiển thị 20 dòng/trang.

Ý nghĩa các thông tin trên bảng danh sách:

Trường thông tin	Mô tả	Giá trị hiển thị
Ô chọn (checkbox)	Chọn đối tượng đưa vào lần đối trừ này. Tích ở dòng tiêu đề để chọn tất cả.	Mặc định chưa chọn
Mã nhà cung cấp / Mã khách hàng	Mã đối tượng, nhấn vào để mở chi tiết đối tượng.	Ví dụ: NCC000003, KH000001
Tên nhà cung cấp / Tên khách hàng	Tên đối tượng tương ứng.	Theo danh mục nhà cung cấp / khách hàng
Số tiền đối trừ	Số tiền hệ thống dự kiến gạch nợ = giá trị nhỏ hơn giữa tổng công nợ còn lại và tổng thanh toán còn dư.	Số tiền, ví dụ 215.000 / 19.897.162
Chứng từ thanh toán	Số lượng chứng từ thanh toán/giảm trừ còn số dư được đưa vào ghép cặp.	Số lượng chứng từ
Chứng từ công nợ	Số lượng chứng từ công nợ còn nợ được đưa vào ghép cặp.	Số lượng chứng từ

Lưu ý:

Hệ thống ghép chứng từ cũ trước, mới sau theo ngày hạch toán cho đến khi hết một trong hai phía. Đối tượng chỉ hiển thị khi đồng thời còn công nợ chưa đối trừ và còn thanh toán chưa đối trừ. Các chứng từ thanh toán ngay đã khớp nợ sẵn nên không xuất hiện trong danh sách này.

Bước 3: Chọn đối tượng cần đối trừ

Tích chọn từng đối tượng hoặc tích ô ở dòng tiêu đề để chọn tất cả. Khi chọn một phần, ô ở dòng tiêu đề hiển thị dấu gạch ngang.
Ngay khi có ít nhất một dòng được chọn:
Số đối trừ và dòng Tổng cập nhật theo tổng số tiền của các dòng đã chọn (ví dụ chọn 2 khách hàng: 1.320.000 + 19.897.162 = 21.217.162).
Bên phải ô tìm kiếm hiển thị Đã chọn N nhà cung cấp / Đã chọn N khách hàng.
Nút Đối trừ trên thanh trên cùng chuyển sang trạng thái sử dụng được.
Nhấn Hủy nếu muốn thoát mà không lưu bất kỳ dữ liệu nào.

Bước 4: Xác nhận và hoàn tất đối trừ

Kiểm tra lại Ngày đối trừ và Số đối trừ, sau đó nhấn nút Đối trừ.
Hệ thống hiển thị hộp thoại Xác nhận đối trừ chứng từ với nội dung "Bạn có chắc muốn đối trừ chứng từ cho N nhà cung cấp/khách hàng không?".
Nhấn Đối trừ để thực hiện, hoặc Hủy để quay lại màn hình chọn.
Kết quả: Hệ thống ghi nhận đối trừ cho toàn bộ đối tượng đã chọn, thông báo đối trừ thành công và quay về màn hình Danh sách đối trừ chứng từ với số liệu đã cập nhật: Số cặp đối trừ và Tổng tiền đã đối trừ tăng lên, Số tiền công nợ / thanh toán chưa đối trừ giảm tương ứng, Lần đối trừ ghi nhận theo ngày vừa thực hiện.

Cảnh báo:

Thao tác đối trừ hàng loạt được ghi nhận theo nguyên tắc toàn bộ hoặc không. Nếu có một đối tượng không đủ điều kiện, hệ thống dừng và không ghi nhận cho bất kỳ đối tượng nào trong lần thao tác đó. Bạn cần xử lý đối tượng bị lỗi rồi thực hiện lại từ đầu.

Thông báo lỗi thường gặp

Thông báo của hệ thống	Nguyên nhân	Cách xử lý
Vui lòng chọn Ngày đối trừ.	Trường Ngày đối trừ đang để trống.	Chọn lại ngày đối trừ rồi thao tác tiếp.
Không có đối tượng nào đủ điều kiện đối trừ.	Không có nhà cung cấp / khách hàng nào vừa còn công nợ vừa còn thanh toán chưa đối trừ (theo nhóm và ngày đã chọn).	Bỏ lọc Nhóm nhà cung cấp / Nhóm khách hàng, hoặc chọn Ngày đối trừ muộn hơn để lấy thêm chứng từ.
Vui lòng chọn ít nhất một đối tượng để đối trừ.	Nhấn Đối trừ khi chưa tích chọn dòng nào.	Tích chọn đối tượng cần đối trừ.
Dữ liệu chứng từ đã thay đổi, vui lòng lấy lại dữ liệu.	Chứng từ vừa bị người khác đối trừ, sửa hoặc hủy ghi sổ sau khi bạn mở màn hình.	Nhấn Lấy lại dữ liệu và thực hiện lại.
Ngày đối trừ thuộc kỳ đã khóa sổ.	Ngày đối trừ nằm trong kỳ kế toán đã khóa.	Chọn ngày thuộc kỳ đang mở, hoặc điều chỉnh ngày khóa sổ.
Chỉ chứng từ Đã ghi sổ mới được phép đối trừ.	Có chứng từ trong danh sách vừa bị hủy ghi sổ.	Ghi sổ lại chứng từ hoặc bỏ đối tượng đó khỏi lần đối trừ này.
Hệ thống chỉ hỗ trợ đối trừ VND.	Chứng từ phát sinh bằng ngoại tệ.	Hiện tính năng chỉ đối trừ chứng từ VND; xử lý chứng từ ngoại tệ theo hướng dẫn riêng.

Trợ lý Sapo