Chỉnh sửa Phiếu xuất kho trên phần mềm kế toán Sapo Accounting

Tính năng Chỉnh sửa phiếu xuất kho cho phép bạn cập nhật, bổ sung hoặc điều chỉnh các thông tin trên chứng từ khi có sai sót hoặc thay đổi nghiệp vụ thực tế. Việc điều chỉnh kịp thời giúp đảm bảo số liệu kho và sổ sách kế toán luôn khớp đúng.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản cần được phân quyền Nghiệp vụ > Kho hàng > Xuất kho và các chứng từ liên quan. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Chỉ có thể sửa các phiếu xuất kho đang ở trạng thái Chưa ghi sổ. Nếu phiếu đã ghi sổ, bạn cần thực hiện "Bỏ ghi".

Bước 1: Truy cập danh sách và Tìm kiếm phiếu cần sửa

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Kho hàng > Phiếu xuất kho.
Sử dụng các công cụ sau để tìm phiếu cần chỉnh sửa:
- Tìm kiếm: Nhập số chứng từ, mã đối tượng, tên đối tượng hoặc nội dung diễn giải vào ô tìm kiếm.
- Bộ lọc: Nhấn Tất cả bộ lọc để lọc theo Loại chứng từ (Chọn Xuất kho khác), Trạng thái ghi sổ (Chưa ghi sổ), Ngày hạch toán hoặc Ngày chứng từ.

Bước 2: Thao tác Chỉnh sửa

Bạn có thể mở màn hình chỉnh sửa bằng 2 cách:

Cách 1: Tại dòng chứa phiếu cần sửa trên danh sách, nhấn nút Sửa ở cột Chức năng.
Cách 2: Nhấn trực tiếp vào Số chứng từ để xem chi tiết, sau đó nhấn nút Sửa ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 3: Cập nhật thông tin phiếu xuất

Tại màn hình chỉnh sửa, bạn có thể thay đổi các nhóm thông tin sau:

1. Thông tin đối tượng và Chứng từ:

Đối tượng: Có thể thay đổi Loại đối tượng (Nhà cung cấp/Khách hàng/Nhân viên) hoặc chọn lại đối tượng cụ thể.
Diễn giải: Chỉnh sửa nội dung lý do xuất kho để chi tiết hơn.
Ngày hạch toán (*): Cập nhật lại ngày ghi sổ (Lưu ý: Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán).
Ngày chứng từ (*): Điều chỉnh lại ngày phát sinh nghiệp vụ thực tế.

Lưu ý: Số chứng từ là thông tin định danh duy nhất nên hệ thống không cho phép chỉnh sửa.

2. Chi tiết hàng hóa xuất kho:

Thêm/Thay đổi hàng hóa: Chọn lại Mã hàng/SKU, thay đổi Kho hàng xuất hoặc thêm dòng hàng mới.
Số lượng & Đơn giá: Cập nhật lại số lượng thực xuất hoặc giá trị hàng hóa. Hệ thống sẽ tự động tính lại Thành tiền.
Khoản mục phí: Chọn lại khoản mục phí phù hợp nếu có thay đổi trong hạch toán.

Thao tác hỗ trợ: Bạn có thể dùng biểu tượng (X) để xóa từng dòng hàng hoặc chọn Xóa tất cả để nhập lại từ đầu.

Bước 4: Hoàn tất chỉnh sửa

Sau khi hoàn tất thay đổi, bạn chọn một trong hai hành động:

Thao tác	Mô tả kết quả
Hủy	Hệ thống không lưu các thay đổi vừa nhập và quay lại màn hình danh sách.
Cập nhật	Lưu các thay đổi và đưa phiếu về trạng thái Nháp (Chưa ghi sổ). Hệ thống chuyển sang màn hình xem chi tiết phiếu.

Lưu ý:

Sau khi nhấn Cập nhật, phiếu vẫn chưa tác động đến tồn kho. Bạn cần nhấn Ghi sổ tại màn hình chi tiết để hoàn tất việc trừ kho và hạch toán kế toán.
Nếu bạn không thấy nút Sửa hoặc nhận được cảnh báo, hãy kiểm tra lại quyền hạn tài khoản hoặc trạng thái ghi sổ của phiếu.

Trợ lý Sapo