Mua hàng không kèm hóa đơn trên Sapo Accounting

Mua hàng không kèm hóa đơn hay Hàng về trước - Hóa đơn về sau là nghiệp vụ ghi nhận khi hộ kinh doanh đã nhận hàng hóa/dịch vụ nhưng chưa nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Chứng từ mua hàng được lập ra để quản lý tồn kho hoặc chi phí, công nợ phải trả nhà cung cấp và bổ sung hóa đơn khi nhận được.

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

Truy cập trang chức năng

Từ Menu bên trái màn hình > Chọn mục Mua hàng > Nhấn nút Thêm chứng từ mua hàng ở góc phải màn hình Danh sách mua hàng.

Chọn loại hóa đơn

Ở Hóa đơn → chọn Không kèm hóa đơn.

Bước 2: Chọn loại chứng từ và phương thức thanh toán

Chọn loại chứng từ

• Mua hàng nhập kho: Hàng mua về nhập vào kho, chưa dùng ngay.
• Mua hàng không qua kho: Hàng mua về không nhập vào kho, dùng ngay.

Chọn phương thức thanh toán

• Chưa thanh toán: Mua hàng chưa trả tiền nhà cung cấp.
• Thanh toán ngay: Mua hàng trả tiền ngay (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi).

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

Thông tin chứng từ chung

• • Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán
  • Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ
  • Mã nhà cung cấp (bắt buộc): Chọn mã NCC, hệ thống tự động điền tên nhà cung cấp (không thể tùy chỉnh), mã số thuế (không thể tùy chỉnh) và địa chỉ (có thể tùy chỉnh).
  • Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp

Thông tin phiếu nhập (Nếu chọn Loại chứng từ: Mua hàng nhập kho)

Nhấn chọn tab Phiếu nhập, nhập các thông tin:

• • Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ
  • Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp
  • Người giao hàng: Tên người giao hàng
  • Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
  • Diễn giải: Nội dung diễn giải chứng từ phiếu nhập

Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Chưa thanh toán → Nhập thông tin Chứng từ ghi nợ

Nhấn chọn tab Chứng từ ghi nợ, nhập các thông tin:

• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ
• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp
• Nhân viên mua hàng
• Diễn giải: Nội dung diễn giải của chứng từ công nợ

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu chi

Nhấn chọn tab Phiếu chi, nhập các thông tin:

• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ
• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp
• Người nhận: Người nhận tiền
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu chi

Trường hợp 3: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Ủy nhiệm chi

Nhấn chọn tab Ủy nhiệm chi, nhập các thông tin:

• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ
• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp
• Số tài khoản chi (bắt buộc): Số tài khoản tiền gửi thanh toán
• Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của ủy nhiệm chi

Bước 4: Khai báo hàng hóa/dịch vụ

Tại tab Hàng hóa, dịch vụ, thực hiện nhập dữ liệu như sau:

Thêm hàng hóa/dịch vụ

Nhấn vào nút “Thêm dòng”, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính
• Kho: Bắt buộc chọn kho nhập hàng hóa khi Mua hàng nhập kho
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc)
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính
• Chi phí mua hàng: Nhập Chi phí mua hàng phát sinh khi Mua hàng nhập kho
• Khoản mục phí: Bắt buộc chọn khoản mục phí khi Mua hàng không nhập kho

Áp dụng chiết khấu (nếu có)

Trường hợp 1: Không có chiết khấu

Không cần nhập thông tin chiết khấu.

Trường hợp 2: Chiết khấu theo % hóa đơn

• Nhập % chiết khấu theo hóa đơn
• Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa

Trường hợp 3: Chiết khấu theo số tiền

• Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ
• Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa

Bước 5: Hoàn tất

Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán
• Xác nhận thông tin nhà cung cấp chính xác
• Đảm bảo kho (nếu có) đã chọn đúng

Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác, Nhấn Ghi sổ để lên báo cáo.
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận "Thêm chứng từ mua hàng thành công".

Bước 6: Bổ sung hóa đơn khi nhận được

Truy cập chức năng nhận hóa đơn

Cách 1: Nhận hóa đơn tại chức năng Hóa đơn mua vào

1. Đi đến mục Mua hàng → Chọn chức năng Nhận hóa đơn.
2. Nhấn vào nút Nhận hóa đơn.
3. Nhập Nhà cung cấp, Thời gian để tìm kiếm chứng từ mua hàng.
4. Loại hóa đơn: Chọn Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng.
5. Chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn → Nhấn nút Tiếp theo.

Cách 2: Nhận hóa đơn trực tiếp tại danh sách chứng từ mua hàng (Đối với trường hợp Nhận hóa đơn Giá trị gia tăng)

1. Đi đến mục Mua hàng.
2. Tìm kiếm chứng từ có: Loại hóa đơn: Không kèm hóa đơn; Đã ghi sổ.
3. Nhấn vào nút Nhận hóa đơn tại cột Chức năng.

Nhập thông tin hóa đơn

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ
• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn bán hàng từ NCC

Thông tin thuế (tùy loại hóa đơn)

Trường hợp 1: Hóa đơn GTGT

• % Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa, hệ thống sẽ tự động điền Tiền thuế GTGT (Có thể tùy chỉnh).
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị trước thuế (tiền hàng).

Trường hợp 2: Hóa đơn bán hàng

• Nhóm ngành nghề: Chọn nhóm ngành nghề
• Nếu thuộc chính sách giảm thuế: Tích Giảm 20% thuế GTGT theo quy định, hệ thống sẽ tự động điền Tiền thuế GTGT giảm trừ (Có thể tùy chỉnh).
• Tiền thuế GTGT giảm trừ: Nhập khi tích chọn Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.

Thông tin khác

• Mã tra cứu HĐĐT: Nhập mã tra cứu hóa đơn điện tử
• Đường dẫn tra cứu: Nhập đường dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn tất

Sau khi thực hiện thành công, hệ thống sẽ:

Cập nhật tồn kho/chi phí

• Mua hàng nhập kho: Sinh Phiếu nhập kho → tăng tồn kho
• Mua hàng không qua kho: Ghi nhận chi phí

Xử lý thanh toán

• Thanh toán ngay: Sinh Phiếu chi/Ủy nhiệm chi, không có công nợ
• Chưa thanh toán: Phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp

Khả năng nhận hóa đơn

• Hóa đơn có thể bổ sung vào chứng từ bất kỳ lúc nào sau đó.
• Chứng từ sẽ được cập nhật với thông tin hóa đơn đầy đủ.