Lập chứng từ mua hàng từ hóa đơn mua vào đồng bộ từ Sapo Invoice

Sau khi kết nối thành công, toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử phát hành từ Sapo Invoice sẽ được tự động đồng bộ về Sapo Accounting. Tính năng này cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng dữ liệu từ hóa đơn sang chứng từ bán hàng, giúp ghi nhận doanh thu và giảm trừ kho hàng tức thì mà không cần nhập liệu lại.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản đã kết nối thành công Sapo Invoice với Sapo Accounting. Xem hướng dẫn tại đây.
Tài khoản được phân quyền nghiệp vụ Mua hàng > Hóa đơn mua vào. Xem hướng dẫn tại đây.
Tài khoản đã thêm tài khoản ngân hàng trên phần mềm kế toán (nếu chọn phương thức thanh toán tiền gửi). Xem hướng dẫn tại đây.
Tài khoản đã thêm kho hàng trên phần mềm kế toán (nếu chọn mua hàng nhập kho). Xem hướng dẫn tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình danh sách hóa đơn đầu vào từ Sapo Invoice

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Mua hàng > Hóa đơn Sapo Invoice.
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình danh sách hóa đơn đầu vào đồng bộ từ Sapo Invoice.

Bước 2: Tìm và chọn hóa đơn cần lập chứng từ

1. Tìm kiếm hóa đơn mua vào

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số hóa đơn, mã số thuế hoặc nhà cung cấp để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

2. Lọc đơn hàng

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách đơn hàng:
- Lọc theo Trạng thái lập chứng từ
- Lọc theo Ngày hóa đơn
- Lọc theo Trạng thái kiểm tra
- Lọc theo Bộ lọc khác
Sau đó bạn nhấn nút Lọc để hệ thống trả về kết quả tương ứng.

Mẹo:

Bạn có thể ưu tiên đơn hàng theo Trạng thái Chưa lập chứng từ để thực hiện lập chứng từ từ hóa đơn.

3. Chọn hóa đơn cần lập chứng từ

Tại cột Chức năng trên danh sách, bạn chọn biểu ba chấm (...) > Lập chứng từ tại dòng chứa hóa đơn.

Bước 3: Hoàn thiện thông tin chứng từ

Sau khi chọn, hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn sang màn hình Thêm chứng từ mua hàng. Một số trường thông tin đã được tự động cập nhật như thông tin trên hóa đơn, bạn thực hiện kiểm tra và bổ sung các thông tin còn thiếu.

1. Chọn loại chứng từ

Mua hàng nhập kho: Mua hàng hóa qua kho và có ghi nhận tồn kho.
Mua hàng không nhập kho: Mua hàng hóa, dịch vụ để dùng ngay cho sản xuất kinh doanh, không ghi nhận tồn kho hoặc mua dịch vụ không qua kho.

2. Chọn hình thức thanh toán

Chưa thanh toán: Mua hàng chưa trả tiền nhà cung cấp.
Thanh toán ngay: Mua hàng trả tiền ngay (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi).

3. Chọn loại hóa đơn

Hệ thống mặc định chọn Nhận kèm hóa đơn GTGT/ Nhận kèm hóa đơn bán hàng tương ứng với hóa đơn mua vào. Bạn có thể lựa chọn lại theo nhu cầu quản lý:

Nhận kèm hóa đơn GTGT: Nhà cung cấp xuất hóa đơn GTGT.
Nhận kèm hóa đơn bán hàng: Nhà cung cấp xuất hóa đơn bán hàng.
Không kèm hóa đơn: Hàng về trước hóa đơn về sau.
Không có hóa đơn: Mua hàng không có hóa đơn.

4. Nhập thông tin chứng từ

a. Thông tin chứng từ chung

Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán.
Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ.
Mã nhà cung cấp (bắt buộc): Chọn mã NCC, hệ thống tự động điền hệ thống tự động điền tên nhà cung cấp, mã số thuế và địa chỉ.

b. Thông tin Phiếu nhập

Nhấn chọn tab Phiếu nhập, nhập các thông tin:

Số phiếu nhập (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
Người giao hàng: Tên người giao hàng.
Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng.
Diễn giải: Nội dung diễn giải chứng từ phiếu nhập.

c. Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu chi

Nhấn chọn tab Phiếu chi, nhập các thông tin:

Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
Người nhận: Tên người nhận tiền.
Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu chi.

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Ủy nhiệm chi

Nhấn chọn tab Ủy nhiệm chi, nhập các thông tin:

Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
Số tài khoản chi (bắt buộc): Số tài khoản tiền gửi thanh toán.
Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền.
Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của ủy nhiệm chi.

d. Thông tin hóa đơn

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn.
Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn.
Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn.
Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn mua hàng từ NCC.
Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp.

5. Nhập thông tin hàng hóa, dịch vụ

a. Hàng hóa, dịch vụ

Hệ thống tự động hoàn thiện thông tin hàng hóa, dịch vụ theo thông tin trên hóa đơn. Bạn cập nhật thông tin Mã hàng/SKU và Kho cho hàng hóa, dịch vụ:

Mã hàng/SKU (bắt buộc): Bạn tìm kiếm mã hàng/SKU hoặc Thêm mới hàng hóa, dịch vụ.
Kho (bắt buộc): Chọn kho nhập hàng hóa, dịch vụ.

b. Áp dụng chiết khấu

Trường hợp 1: Không có chiết khấu:

Không cần nhập thông tin chiết khấu.

Trường hợp 2: Chiết khấu theo % hóa đơn:

Nhập % chiết khấu theo hóa đơn.
Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

Trường hợp 3: Chiết khấu theo số tiền:

Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ.
Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

c. Khai báo thuế

Trường hợp 1: Hóa đơn GTGT

% Thuế GTGT: Chọn Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa, hệ thống sẽ tự động điền Tiền thuế GTGT (Có thể tùy chỉnh).
Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị trước thuế (tiền hàng).

Trường hợp 2: Hóa đơn bán hàng

Nhóm ngành nghề: Chọn nhóm ngành nghề.
Nếu thuộc chính sách giảm thuế: Tích Giảm 20% thuế GTGT theo quy định, hệ thống sẽ tự động điền Tiền thuế GTGT giảm trừ (Có thể tùy chỉnh).
Tiền thuế GTGT giảm trừ: Nhập khi tích chọn Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.

Bước 4: Hoàn tất

1. Xem lại thông tin

Kiểm tra Tổng tiền thanh toán.
Xác nhận thông tin nhà cung cấp và hàng hóa.
Đảm bảo kho đã chọn đúng.

2. Hoàn tất hành động

Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác.
Màn hình hiển thị thông báo xác nhận lập chứng từ thành công sau khi Lưu.
Sau khi lưu, nhấn Ghi sổ để cập nhật vào báo cáo.

Trợ lý Sapo