Sửa bảng lương trên phần mềm Sapo Accounting

Tính năng Sửa bảng lương cho phép người dùng điều chỉnh thông tin bảng lương đã được lập trước khi phát sinh chứng từ thanh toán. Các chỉnh sửa có thể bao gồm: thay đổi thông tin nhân viên, điều chỉnh các khoản lương, phụ cấp, khấu trừ, hoặc cập nhật lại quy định lương, bảo hiểm, thuế TNCN áp dụng cho kỳ lương.

Bước 1: Truy cập Danh sách bảng lương

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương.
• Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Bảng lương trong menu con.
• Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách bảng lương.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn bảng lương cần sửa

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã bảng lương, tên bảng lương để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách bảng lương.

2.1. Lọc theo Kỳ bảng lương

• Bạn nhấp vào bộ lọc Kỳ bảng lương, nằm bên phải thanh tìm kiếm.
• Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
  • Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
  • Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm (từ Tháng 1 đến Tháng 12).
  • Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
  • Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/mm/yyyy) đến ngày (dd/mm/yyyy) mong muốn.
• Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

2.2. Lọc theo Trạng thái thanh toán

• Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái thanh toán (nằm bên phải Kỳ bảng lương) và chọn:
  • Đã thanh toán: Lọc các bảng lương đã thanh toán toàn bộ.
  • Thanh toán một phần: Lọc các bảng lương đã thanh toán một phần.
  • Chưa thanh toán: Lọc các bảng lương chưa thực hiện thanh toán.

3. Chọn bảng lương cần sửa

Có 2 cách để bạn truy cập vào màn hình sửa bảng lương:

• Cách 1: Tại dòng chứa bảng lương cần sửa, ở cột Chức năng, chọn Sửa.
• Cách 2: Nhấp chọn Mã bảng lương hoặc dòng chứa bảng lương cần sửa. Tại màn hình chi tiết bảng lương, chọn nút Sửa (ở góc trên bên phải màn hình).

Bước 3: Chỉnh sửa thông tin bảng lương

Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang Sửa bảng lương "Mã bảng lương". Giao diện trang này tương tự như màn hình xem chi tiết Thêm bảng lương, nhưng các trường đã có sẵn thông tin bạn nhập trước đó.

Bạn có thể cập nhật các thông tin sau:

1. Cập nhật các khoản lương, phụ cấp, tiền thưởng cho người lao động (nếu có)

Bạn có thể bổ sung các khoản lương, phụ cấp, tiền thưởng cho người lao động bằng cách nhập các trường thông tin tương ứng tho từng cột tại dòng chứa tên và mã nhân viên.

2. Thêm nhân viên

• Để tính lương cho các nhân viên đang ở trạng thái Nghỉ việc, bạn nhấp chọn + Thêm nhân viên (góc trên bên phải màn hình). Hệ thống sẽ hiển thị pop-up màn hình Thêm nhân viên vào bảng lương
• Các nhân viên đang ở trạng thái nghỉ việc sẽ được hệ thống sắp xếp mặc định ở đầu danh sách. Tất cả nhân viên ở trạng thái “Đang làm việc” sẽ được hệ thống tự động đưa vào bảng lương.
• Bạn kéo chọn hoặc sử dụng thanh tìm kiếm phía trên danh sách để tìm kiếm nhanh nhân viên.
• Bạn tích chọn ô vuông bên trái Mã nhân viên hoặc ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả những nhân viên chưa thêm vào bảng lương. Bạn kiểm tra số lượng đã chọn ở thanh tiêu đề (Ví dụ: Đã chọn 3 nhân viên).
• Bạn nhấn Tiếp theo để thêm nhân viên đã chọn vào bảng lương và quay lại màn hình chi tiết Thêm bảng lương.

3. Xóa nhân viên

Để xóa nhân viên ra khỏi bảng lương, bạn thao tác như sau:

• Tại màn hình chi tiết Thêm bảng lương, chọn biểu tượng dấu x (ở cột ngoài cùng bên phải dòng chứa mã nhân viên) để xóa nhân viên khỏi bảng lương

4. Cập nhật Quy định lương

• Bạn nhấp chọn Thao tác khác (góc trên bên phải màn hình), chọn Xem quy định lương. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Quy định về lương, bảo hiểm và thuế TNCN.
• Bạn có thể thực hiện chỉnh sửa quy định chung về lương, tỷ lệ bảo hiểm và thuế TNCN theo từng phần Quy định chung, Tỷ lệ bảo hiểm đơn vị phải đóng, Tỷ lệ bảo hiểm nhân viên phải đóng và Thuế thu nhập cá nhân.
• Bạn có thể Cập nhật theo quy định để sử dụng Quy định lương đã thiết lập trên phần mềm.
• Sau khi đã khai báo đầy đủ thông tin tại các mục, bạn kiểm tra lại một lần nữa.
• Chọn Lưu để thiết lập quy định lương cho bảng lương. Phần mềm hiển thị màn hình pop-up Xác nhận tính lại lương và cảnh bảo ảnh hưởng, bạn chọn Xác nhận. Hệ thống sẽ tính lại bảng lương và quay lại màn hình chi tiết Thêm bảng lương.
• Chọn Hủy để hủy thiết lập Quy định lương và quay lại màn hình danh sách bảng lương.

5. Tính lại lương

• Bạn nhấp chọn Tính lại lương (góc trên bên phải màn hình) để hệ thống thực hiện tính lại lương cho nhân viên. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu Xác nhận tính lại lương và cảnh báo ảnh hưởng hoặc Xem quy định lương bạn nhấp chọn Xác nhận. Hệ thống sẽ tính lại bảng lương và quay lại màn hình chi tiết Thêm bảng lương.

6. Xem công thức tính lương

• Bạn nhấp chọn Thao tác khác (góc trên bên phải màn hình), chọn Xem công thức tính lương để xem công thức tính lương mà hệ thống áp dụng. Màn hình Công thức tính lương, để xem chi tiết công thức hệ thống sử dụng để tính lương.
• Sau khi xem, bạn chọn Đóng để đóng màn hình Công thức tính lương, và quay lại màn hình chi tiết Thêm bảng lương.

Bước 4: Hoàn tất chỉnh sửa bảng lương

Kiểm tra lại thông tin bảng lương

Hoàn tất hành động:

• Chọn Cập nhật để chỉnh sửa bảng lương trên phần mềm. Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình chi tiết bảng lương vừa sửa ở trạng thái “Chưa thanh toán” và hiển thị thông báo “Cập nhật bảng lương thành công”.
• Chọn Hủy để hủy chỉnh sửa bảng lương và quay lại màn hình danh sách bảng lương.