Bỏ đối trừ chứng từ công nợ trên Sapo Accounting - HKD

Bỏ đối trừ chứng từ công nợ là thao tác hủy liên kết giữa một cặp chứng từ đã khớp nợ, đưa số dư công nợ của hai chứng từ về trạng thái trước khi đối trừ. Sử dụng tính năng khi khớp nhầm hóa đơn, đối trừ sai số tiền, cần hoàn nguyên một đợt đối trừ hàng loạt hoặc khi chứng từ gốc đã thay đổi khiến liên kết cũ không còn đúng.

Để xử lý công nợ phải trả nhà cung cấp, trên thanh menu bên trái, chọn Mua hàng, sau đó chọn Đối trừ chứng từ. Để xử lý công nợ phải thu khách hàng, chọn Bán hàng, sau đó chọn Đối trừ chứng từ.

Có 3 cách bỏ đối trừ, chọn theo phạm vi cần xử lý:

Cách 1: Bỏ đối trừ từng cặp chứng từ

Bước 1: Mở màn Chi tiết đối trừ của đối tượng

Tại Danh sách đối trừ chứng từ, nhấn vào Mã đối tượng để mở màn Chi tiết đối trừ {Mã} - {Tên đối tượng}.

• Dòng Tổng ở đầu bảng cộng dồn số tiền đã đối trừ của toàn bộ các cặp.
• Lọc nhanh bằng Hình thức và Ngày đối trừ để khoanh vùng cặp cần rà soát.

Bước 2: Chọn cặp cần hủy

Tìm đúng dòng cần hủy, nhấn biểu tượng 3 chấm ... ở cột cuối cùng của dòng, ngay sau cột Hình thức, rồi chọn Bỏ đối trừ.

Bước 3: Nhập lý do và xác nhận

Hệ thống mở hộp thoại xác nhận:

• Nội dung cảnh báo: "Bạn có chắc muốn bỏ đối trừ cặp chứng từ này? Hành động này không thể hoàn tác."
• Nhập Lý do bỏ đối trừ - trường bắt buộc, tối đa 255 ký tự.
• Nhấn Bỏ đối trừ để xác nhận, hoặc Hủy để giữ nguyên.

Kết quả: Hệ thống báo Bỏ đối trừ chứng từ thành công, cặp chứng từ biến mất khỏi danh sách và số dư công nợ được hoàn nguyên.

Cách 2: Bỏ đối trừ cho một đối tượng ngay từ màn Danh sách

Dùng khi cần hủy nhiều cặp của cùng một đối tượng mà không muốn vào màn Chi tiết.

Bước 1: Mở menu thao tác trên dòng đối tượng

Tại Danh sách đối trừ chứng từ, tìm dòng của đối tượng cần xử lý, nhấn biểu tượng 3 chấm ... ở cuối dòng, sau cột Lần đối trừ, rồi chọn Bỏ đối trừ.

Bước 2: Chọn các cặp cần hủy

Hệ thống mở màn hình liệt kê các cặp đối trừ của riêng đối tượng đó, sắp xếp cặp mới nhất lên đầu. Bảng có cùng bộ cột với màn Chi tiết đối trừ.

• Mặc định toàn bộ cặp được tích chọn. Bỏ tích những cặp muốn giữ lại.
• Cặp mang nhãn Tự động không nằm trong danh sách này.
• Theo dõi tổng số tiền hoàn nguyên cập nhật theo các dòng đang tích.

Bước 3: Nhập lý do và xác nhận

• Nhập Lý do bỏ đối trừ: Trường bắt buộc, tối đa 255 ký tự, áp dụng cho toàn bộ cặp trong lần xử lý.
• Nhấn Bỏ đối trừ, xác nhận trên hộp thoại cảnh báo "Hành động này không thể hoàn tác".

Kết quả: Hệ thống báo bỏ đối trừ thành công và tải lại danh sách với số liệu đã hoàn nguyên.

Cách 3: Bỏ đối trừ nhiều đối tượng cùng lúc

Bước 1: Chọn các đối tượng trên danh sách

• Tại Danh sách đối trừ chứng từ, tích chọn các đối tượng cần xử lý. Thanh thao tác hiện lên phía trên bảng danh sách với dòng "Đã chọn {n} nhà cung cấp" kèm các nút
  • Đối trừ
  • Bỏ đối trừ
  • Bỏ chọn.
• Nhấn Bỏ đối trừ.

Bước 2: Nhập lý do và kiểm tra bảng tổng hợp

Màn hình Bỏ đối trừ chứng từ nhiều đối tượng mở ra. Dòng chú thích ngay dưới tiêu đề nhắc lại: "Tính năng này không áp dụng cho cặp đối trừ tự động".

Bảng Danh sách đối tượng bỏ đối trừ:

• Dòng Tổng ở đầu bảng và khung Số hoàn nguyên cập nhật theo các dòng bạn tích chọn.
• Dùng ô tìm kiếm để tra nhanh theo mã, tên đối tượng.

Bước 3: Xác nhận

• Nhấn nút Bỏ đối trừ ở góc phải phía trên. Hệ thống hiển thị hộp thoại cảnh báo: "Bạn có chắc muốn bỏ đối trừ {X} đối tượng với tổng {Y}đ? Hành động này không thể hoàn tác."
• Nhấn Bỏ đối trừ để xác nhận.
• Kết quả: Hệ thống hiển thị bảng kết quả Hoạt động đã hoàn thành — Xử lý bỏ đối trừ chứng từ thành công {n}/{n} và tải lại danh sách.

• Trạng thái thanh toán sau khi bỏ đối trừ:

  Trạng thái trước	Sau khi bỏ đối trừ	Điều kiện
  Đã thanh toán	Thanh toán một phần	Chứng từ còn cặp đối trừ khác
  Đã thanh toán	Chưa thanh toán	Đây là cặp đối trừ duy nhất của chứng từ
  Thanh toán một phần	Thanh toán một phần (số còn nợ tăng)	Chứng từ còn cặp đối trừ khác
  Thanh toán một phần	Chưa thanh toán	Đây là cặp đối trừ duy nhất của chứng từ

Phạm vi ảnh hưởng sau khi bỏ đối trừ chứng từ

Bảng thông báo lỗi thường gặp