Sửa kiểm kê tiền mặt trên Sapo Accounting

Tính năng Sửa bảng kiểm kê cho phép người dùng chỉnh sửa thông tin của một bảng kiểm kê tiền mặt đã được lập trước đó, nhằm điều chỉnh các sai sót hoặc cập nhật thay đổi cần thiết. Người dùng có thể thực hiện các thao tác như cập nhật số lượng tiền mặt thực tế, thay đổi mục đích kiểm kê, bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin thành viên tham gia, cũng như điều chỉnh ngày chứng từ hoặc ngày kiểm kê cho phù hợp với thực tế.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Nghiệp vụ > Kiểm kê tiền mặt. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Biên bản kiểm kê tiền mặt đã được lập và ở trạng thái Chưa xử lý. Xem hướng dẫn lập biên bản kiểm kê tiền mặt tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình Danh sách kiểm kê

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền gửi - Tiền mặt > Kiểm kê tiền mặt, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách kiểm kê.

Bước 2: Lọc và chọn Bảng kiểm kê cần sửa

1. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm:

Lọc theo Trạng thái xử lý: Đã xử lý/ Chưa xử lý.
Lọc theo Ngày kiểm kê: Gần đây (Hôm qua, Hôm nay, 7 ngày qua, 30 ngày qua), Theo tháng, Theo quý, Theo năm, Tùy chọn.

Lưu ý:

Nếu kết quả lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả kiểm kê tiền mặt".

2. Chọn bảng kiểm kê cần sửa

Cách 1: Tại dòng chứa bảng kiểm kê cần sửa, ở cột Chức năng > chọn Sửa.
Cách 2: Nhấp chọn Số hoặc dòng chứa bảng kiểm kê cần sửa > Tại màn hình chi tiết Bảng kiểm kê quỹ, chọn Sửa (góc trên bên phải màn hình).

Bước 3: Chỉnh sửa Thông tin bảng kiểm kê quỹ

Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang Bảng kiểm kê quỹ để thực hiện chỉnh. Giao diện trang này tương tự như trang "Thêm mới phiếu thu", nhưng các trường đã có sẵn thông tin bạn nhập trước đó.

Bạn có thể cập nhật các thông tin sau:

1. Chỉnh sửa Thông tin phiếu

Mục đích: Có thể chỉnh sửa nội dung mục đích.
Ngày chứng từ: Có thể thay đổi thời điểm lập chứng từ.

2. Chỉnh sửa Thành viên tham gia

Thành viên tham gia: Có thể thay đổi thông tin thành viên tham gia.
Chức vụ: Tự động cập nhật theo thành viên mới.
Có thể Thêm hoặc Xóa thành viên tham gia.

3. Kết quả kiểm kê thực tế

Mệnh giá: Có thể chỉnh sửa các mệnh giá.
Số lượng: Có thể chỉnh sửa số lượng đếm được cho từng mệnh giá.
Số tiền: Phần mềm tự động tính số tiền từ Mệnh giá và Số lượng.
Diễn giải: Tự động cập nhật tương ứng với cột Mệnh giá và có thể chỉnh sửa.

4. Đối chiếu kết quả kiểm kê và xử lý chênh lệch

Số dư theo sổ kế toán: Làm mới dữ liệu cho đến thời điểm sửa bảng kiểm kê quỹ.
Số dư kiểm kê thực tế: Tổng kết quả kiểm kê thực tế.
Lý do (Thừa/Thiếu): Có thể chỉnh sửa lý do chênh lệch.
Kết luận: Có thể chỉnh sửa kết luận kiểm kê.
Đã xử lý chênh lệch: Tích chọn Đã xử lý chênh lệch khi người dùng đã xử lý chênh lệch phát sinh bằng cách thay đổi số dư kiểm kê thực tế trên sổ quỹ.

Lưu ý:

Nếu có phát sinh Chênh lệch, Lý do (Thừa/Thiếu), thì Lý do (Thừa/Thiếu) và Kết luận là trường thông tin bắt buộc.
Tính năng Đã xử lý chênh lệch được sử dụng khi người dùng xử lý chênh lệch phát sinh bằng cách điều chỉnh số dư sổ quỹ, không ảnh hưởng đến số dư tiền mặt trên phần mềm và sổ sách.
Sau khi chọn Đã xử lý chênh lệch, biên bản kiểm kê ở trạng thái Đã xử lý và không thể thao tác Xử lý chênh lệch sau khi cập nhật biên bản kiểm kê.

Bước 4: Hoàn tất biên bản kiểm kê tiền mặt

Kiểm tra lại thông tin bảng kiểm kê quỹ đã khai báo.

Chọn Cập nhật: Phần mềm hiển thị thông tin biên bản kiểm kê tiền mặt với trạng thái “Chờ xử lý” (nếu chưa xử lý chênh lệch) và xuất hiện thông báo “Cập nhật kiểm kê tiền mặt thành công”.
Chọn Hủy: Hủy chỉnh sửa biên bản kiểm kê tiền mặt và quay lại màn hình danh sách.