Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Quản lý danh sách kiểm kê tiền mặt trên phần mềm Sapo Accounting

Màn hình Danh sách bảng kiểm kê là nơi hiển thị tổng quan tất cả các phiếu kiểm kê quỹ đã được lập. Đây là nơi quản lý tập trung các biên bản kiểm kê tiền mặt. Tính năng này giúp bạn theo dõi trạng thái và thực hiện các thao tác quản lý.

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Truy cập Danh sách kiểm kê

  • Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền gửi - Tiền mặt > Kiểm kê tiền mặt, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách kiểm kê.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

  • Trang Danh sách kiểm kê tiền mặt hiển thị toàn bộ các phiếu kiểm kê tiền mặt đã được lập trong hệ thống, giúp bạn dễ dàng quản lý, theo dõi và tra cứu tình hình kiểm kê quỹ tiền mặt.
  • Ngay dưới tiêu đề “Danh sách kiểm kê tiền mặt”, hệ thống mặc định hiển thị bộ lọc theo Trạng thái và Kiểm kê đến ngày để người dùng dễ dàng tìm kiếm dữ liệu.
  • Dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian (từ ngày chứng từ mới nhất) và theo các trường hiển thị mặc định.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý phiếu kiểm kê.

1. Tùy chọn trường hiển thị

  • Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Số").
  • Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện và chia thành hai khu vực chính :
    • Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách (ví dụ: Ghi sổ, Số tiền, Diễn giải, Đối tượng,...).
    • Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
  • Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi, hoặc “Hủy” để thoát mà không lưu chỉnh sửa. Nút “Quay về mặc định” giúp khôi phục lại cấu hình hiển thị ban đầu của hệ thống.

Giải thích các trường thông tin hiển thị:

Tên trường thông tin Mô tả
Số (Cố định) Số hiệu chứng từ kiểm kê, có thể nhấn để xem chi tiết.
Ngày chứng từ (Cố định) Ngày lập phiếu kiểm kê tiền mặt.
Kiểm kê đến ngày (Cố định) Ngày thực hiện kiểm kê tiền mặt đến thời điểm ghi nhận.
Loại tiền (Cố định) Loại tiền được kiểm kê (Mặc định: VNĐ).
Mục đích Diễn giải nội dung hoặc lý do kiểm kê.
Trạng thái Cho biết tình trạng xử lý của chứng từ (ví dụ: Chưa xử lý).
Tổng tiền kiểm kê Tổng số tiền thực tế kiểm kê (tổng lượng tiền đếm được tại quỹ).
Tổng tiền sổ sách Số dư theo sổ sách/ghi chép kế toán tại cùng mốc thời gian.
Nguyên nhân chênh lệch Ghi chú/diễn giải nguyên nhân nếu có sự khác biệt giữa tiền thực tế và sổ sách.
Kết luận Kết quả cuối cùng sau kiểm kê (vd: Đồng nhất, Chênh lệch cần xử lý, Đã điều chỉnh,...).
Chức năng (Cố định) Cho phép thực hiện các thao tác như Sửa, Xử lý chênh lệch, Xóa.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu kiểm :

2.1. Lọc theo Trạng thái xử lý

  • Dùng để lọc các phiếu kiểm kê theo tình trạng xử lý hiện tại.
    • Chưa xử lý: Hiển thị các phiếu kiểm kê vừa tạo, chưa được thực hiện đối chiếu hoặc xác nhận.
    • Đã xử lý: Hiển thị các phiếu đã được đối chiếu và hoàn tất kiểm kê.
  • Sau khi chọn trạng thái mong muốn, nhấn “Lọc” để hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.

2.2. Lọc theo mốc thời gian kiểm kê

  • Dùng để lọc các phiếu kiểm kê theo mốc thời gian thực hiện kiểm kê. Tại đây có nhiều tùy chọn nhanh để bạn chọn theo thời gian mong muốn:
    • Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
    • Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm (từ Tháng 1 đến Tháng 12).
    • Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
    • Tùy chọn: Nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/mm/yyyy) đến ngày (dd/mm/yyyy) mong muốn.
  • Sau khi chọn khoảng thời gian mong muốn, nhấn “Lọc” để hệ thống hiển thị danh sách phiếu kiểm kê tương ứng.
Lưu ý:
  • Nếu kết quả lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả kiểm kê tiền mặt".

3. Thêm Kiểm kê tiền mặt

4. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng phiếu kiểm kê trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

  • Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin phiếu kiểm kê. Chức năng này chỉ khả dụng với các phiếu có trạng thái “Chưa xử lý”. Xem hướng dẫn chi tiết cách Sửa bảng kiểm kê quỹ tại đây.
  • Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để mở rộng menu:
    • Xử lý chênh lệch: Khi chọn chức năng này, hệ thống sẽ hiển thị màn hình lập chứng từ xử lý chênh lệch cho phép bạn ghi nhận tăng/giảm quỹ tiền mặt tương ứng.
      • Phiếu thu: Nếu số tiền thực tế nhiều hơn số tiền ghi trên sổ kế toán.
      • Phiếu chi: Nếu số tiền thực tế nhỏ hơn số tiền ghi trên sổ kế toán.
    • Xóa: Xóa phiếu kiểm kê khỏi hệ thống. Xem hướng dẫn chi tiết cách Xoá bảng kiểm kê quỹ tại đây.
Lưu ý:
  • Bạn chỉ có thể thực hiện thao tác Sửa hoặc Xóa đối với các phiếu có trạng thái “Chưa xử lý”.

5. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

  • Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số phiếu thu tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 20 trên tổng 50).
  • Hiển thị: Để thay đổi số lượng phiếu thu hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (nằm ở góc dưới bên phải, mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
  • Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.
Đóng