Ghi sổ, bỏ ghi sổ, sửa và xóa phiếu bù trừ công nợ trên Sapo Accounting

Sau khi khởi tạo thành công phiếu Bù trừ công nợ, bạn có thể thực hiện các thao tác quản trị dữ liệu chuyên sâu tiếp theo ngay từ màn hình Chi tiết phiếu bao gồm: ghi nhận vào sổ hạch toán, hủy ghi nhận, điều chỉnh thông tin hoặc xóa hoàn toàn chứng từ. Việc nắm rõ luồng xử lý và phạm vi ảnh hưởng của các thao tác này giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán cho hệ thống dữ liệu kế toán doanh nghiệp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản Sapo Accounting của bạn đã được phân quyền thao tác đối với nghiệp vụ Bù trừ công nợ trong phân hệ Tổng hợp.
Phiếu bù trừ công nợ đã được tạo lập thành công và đang tồn tại trên hệ thống danh sách dữ liệu.

Truy cập màn hình Chi tiết phiếu

Tại thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn phân hệ Bán hàng > nhấp chọn Bù trừ công nợ.
Trên bảng danh sách dữ liệu hiển thị, bạn nhấp chọn vào phiếu cần xử lý để mở giao diện Chi tiết phiếu:

Phần đầu trang: Nút quay lại danh sách ←, tiêu đề nghiệp vụ, nhóm nút hành động (Sửa, Xóa, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ) và bộ nút chuyển đổi nhanh chứng từ < >.
Khối Thông tin bù trừ: Hiển thị thông tin định danh đối tượng, ngày chứng từ, diễn giải và card nổi bật Tổng bù trừ.
Tab Chi tiết bù trừ (Mặc định mở): Bảng đối chiếu trực quan danh sách các chứng từ phải thu và phải trả đã chọn tham gia đối trừ.
Tab Hạch toán: Cho phép xem trước hạch toán định khoản kế toán phát sinh từ phiếu (hiển thị kể cả khi phiếu ở trạng thái Nháp).

Chi tiết các nghiệp vụ quản trị

1. Ghi sổ phiếu bù trừ công nợ

Ghi sổ là thao tác chính thức chuyển phiếu từ trạng thái Nháp sang Đã ghi sổ nhằm xác nhận ghi nhận nghiệp vụ vào sổ sách kế toán và cấu hình lại số dư.

Áp dụng: Phiếu đang ở trạng thái Nháp.
Thao tác: Tại góc trên bên phải màn hình Chi tiết phiếu, bạn nhấp chọn nút Ghi sổ.

Hệ thống tự động xử lý hạch toán đồng thời hiển thị thông báo: "Ghi sổ bù trừ công nợ thành công". Lúc này, nút Ghi sổ sẽ được ẩn đi và thay thế bằng nút Bỏ ghi sổ.

2. Bỏ ghi sổ phiếu bù trừ công nợ

Bỏ ghi sổ là thao tác hủy bỏ ghi nhận kế toán đã phát sinh của chứng từ, chuyển trạng thái phiếu quay trở lại dạng Nháp để phục vụ việc chỉnh sửa thông tin hoặc xóa bỏ.

Áp dụng: Phiếu đang ở trạng thái Đã ghi sổ.
Thao tác: Tại góc trên bên phải màn hình Chi tiết phiếu, bạn nhấp chọn nút Bỏ ghi sổ.

Hệ thống thực hiện đồng bộ dữ liệu và hiển thị thông báo: "Bỏ ghi sổ bù trừ công nợ thành công". Trạng thái phiếu hoàn nguyên về dạng Nháp và nút hành động chuyển đổi thành nút Ghi sổ.

3. Chỉnh sửa phiếu bù trừ công nợ

Cho phép thay đổi, bổ sung hoặc bớt các chứng từ công nợ gốc tham gia cấn trừ.

Áp dụng: Chỉ áp dụng khi phiếu đang ở trạng thái Nháp. (Nếu phiếu đã ghi sổ, bạn phải thực hiện Bỏ ghi sổ trước).
Thao tác:
1. Tại màn hình Chi tiết phiếu Nháp, bạn nhấp chọn nút Sửa để mở lại biểu mẫu nhập liệu.
2. Tùy chỉnh lại Ngày bù trừ, nội dung Diễn giải, tích chọn/bỏ tích chọn chứng từ hoặc ghi đè số tiền tại cột Số bù trừ.
3. Kiểm tra đảm bảo giá trị chênh lệch công nợ tổng bằng 0, sau đó nhấp chọn Lưu.

Lưu ý:

Đối với phiếu cấu hình dạng 2 đối tượng, hệ thống khóa cố định và không cho phép thay đổi Khách hàng hoặc Nhà cung cấp trong form Sửa. Nếu muốn thay đổi đối tượng, bạn phải thực hiện xóa phiếu hiện tại và lập lại phiếu mới.

4. Xóa phiếu bù trừ công nợ

Áp dụng: Chỉ áp dụng khi phiếu đang ở trạng thái Nháp. (Nếu phiếu đã ghi sổ, bạn phải thực hiện Bỏ ghi sổ trước).
Thao tác:
1. Tại giao diện Chi tiết phiếu Nháp, bạn nhấp chọn nút Xóa ở góc trên bên phải.
2. Hệ thống hiển thị một hộp thoại popup xác nhận thông tin kèm thông báo cảnh báo: "Không thể hoàn tác".
3. Nhấn nút Xác nhận xóa để hoàn tất. Chứng từ sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống.

Trợ lý Sapo