Bán hàng xuất kho trên Sapo Accounting

Nghiệp vụ Bán hàng xuất kho được sử dụng để ghi nhận việc bán hàng hóa xuất kho cho khách hàng. Khi thực hiện, hệ thống sẽ tự động giảm tồn kho, tăng doanh thu và ghi nhận công nợ phải thu hoặc thu tiền tùy theo hình thức thanh toán.

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

Truy cập trang chức năng

• Từ Menu bên trái màn hình > Chọn mục Bán hàng. Nhấn nút Thêm chứng từ bán hàng ở góc phải màn hình Danh sách bán hàng.

Chọn loại chứng từ

• Ở Loại chứng từ → chọn Bán hàng xuất kho.

Bước 2: Thiết lập phương thức thanh toán và hóa đơn

Chọn hình thức thanh toán

• Chưa thu tiền: Bán hàng chưa thu tiền khách hàng.
• Thu tiền ngay: Bán hàng thu tiền ngay (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi).

Chọn loại hóa đơn

• Lập kèm hóa đơn: Xuất hóa đơn tại thời điểm bán hàng.
• Không lập kèm hóa đơn: Bán hàng trước, xuất hóa đơn sau.
• Đã lập hóa đơn: Đã có hóa đơn từ trước.

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

1. Nhập thông tin chứng từ chung

   • Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán.
   • Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ.
   • Mã khách hàng (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên khách hàng (không thể tùy chỉnh), mã số thuế (không thể tùy chỉnh) và địa chỉ (có thể tùy chỉnh).

2. Thông tin Phiếu xuất

   Nhấn chọn tab Phiếu xuất, nhập các thông tin:

   • Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
   • Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
   • Người nhận hàng: Tên người nhận hàng.
   • Nhân viên bán hàng: Chọn nhân viên bán hàng.
   • Diễn giải: Nội dung diễn giải chứng từ phiếu xuất.

3. Thông tin Chứng từ thanh toán

   Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Chưa thu tiền → Nhập thông tin Chứng từ ghi nợ

   Nhấn chọn tab Chứng từ ghi nợ, nhập các thông tin:

   • Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
   • Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
   • Người liên hệ
   • Nhân viên bán hàng
   • Diễn giải: Nội dung diễn giải của chứng từ ghi nợ.

   Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Thu tiền ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền mặt

   Nhấn chọn tab Phiếu thu, nhập các thông tin:

   • Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
   • Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
   • Người nộp: Người nộp tiền.
   • Nhân viên bán hàng
   • Nội dung thu tiền: Nội dung thu tiền của phiếu thu.

   Trường hợp 3: Hình thức thanh toán - Thu tiền ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền gửi

   Nhấn chọn tab Phiếu thu tiền gửi, nhập các thông tin:

   • Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
   • Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
   • Người nộp: Người nộp tiền.
   • Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền.
   • Nhân viên bán hàng
   • Nội dung thu tiền: Nội dung thu tiền của phiếu thu tiền gửi.

4. Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Lập kèm hóa đơn)

   Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

   • Tích chọn Là hóa đơn từ máy tính tiền (nếu hóa đơn từ máy tính tiền).
   • Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn.
   • Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn.
   • Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn.
   • Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn mua hàng từ NCC.
   • Mã số thuế: Mã số thuế của khách hàng.
   • Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
   • Người mua hàng: Tên người mua hàng.
   • Hình thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản hoặc TM/CK.
   • Tài khoản ngân hàng: Tài khoản ngân hàng của người mua.

Bước 4: Khai báo hàng hóa, dịch vụ và chi phí

1. Thông tin Hàng hóa

   Tại tab Hàng hóa, nhấn nút “Thêm dòng”, nhập các thông tin hàng hóa:

   • Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính.
   • Số lượng, Đơn giá (bắt buộc).
   • Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính.
   • Nhóm ngành nghề: Chọn nhóm ngành nghề.
   • Nếu thuộc chính sách giảm thuế: Tích Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.
   • Tiền thuế GTGT giảm trừ: Nhập khi tích chọn Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.

2. Áp dụng chiết khấu

   Trường hợp 1: Không có chiết khấu

   Không cần nhập thông tin chiết khấu.

   Trường hợp 2: Chiết khấu theo % hóa đơn

   • Nhập % chiết khấu theo hóa đơn.
   • Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

   Trường hợp 3: Chiết khấu theo số tiền

   • Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ.
   • Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

3. Khai báo giá vốn

   Chọn tab Giá vốn, nhập các thông tin:

   • Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính.
   • Kho (bắt buộc): Chọn kho xuất hàng hóa.
   • Số lượng (bắt buộc).
   • Đơn giá vốn (bắt buộc): Đơn giá vốn bán hàng.
   • Tiền vốn: Hệ thống tự động tính.

Bước 5: Hoàn tất

Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán.
• Xác nhận thông tin khách hàng và hàng hóa.
• Đảm bảo kho đã chọn đúng.

Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác, Nhấn Ghi sổ để lên báo cáo.
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận “Tạo chứng từ bán hàng thành công”.

Sau khi hoàn tất

Sau khi thực hiện thành công, hệ thống sẽ:

Tự động tạo chứng từ liên quan

• Sinh Phiếu xuất kho → giảm tồn kho.
• Chưa thu tiền: Phát sinh chứng từ ghi nợ khách hàng.
• Thu tiền ngay: Sinh Phiếu thu tiền mặt hoặc Phiếu thu tiền gửi.

Cập nhật dữ liệu hệ thống

• Cập nhật hàng hóa tồn kho.
• Cập nhật công nợ phải thu với khách hàng (Chưa thu tiền).
• Cập nhật dòng tiền mặt/tiền gửi (Thu tiền ngay).