Thêm mới phiếu thu hoàn ứng nhân viên trên Sapo Accounting

Chức năng “Thu hoàn ứng nhân viên” phản ánh việc ghi nhận khoản nhân viên hoàn lại số tiền tạm ứng chưa sử dụng. Việc ghi nhận này giúp tăng quỹ tiền và giảm công nợ tạm ứng của nhân viên, đảm bảo số liệu trong sổ quỹ tiền được cập nhật chính xác.

Điều kiện cần thiết:

Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Nghiệp vụ > Phiếu thu. Bạn có thể xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã khai báo tài khoản ngân hàng (đối với phương thức thanh toán tiền gửi). Bạn có thể xem hướng dẫn Thêm tài khoản ngân hàng tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới phiếu thu

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền mặt - Tiền gửi > Phiếu thu, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách Phiếu thu.
Nhấn nút + Thêm phiếu thu màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách Phiếu thu, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm phiếu thu.

Bước 2: Khai báo thông tin

1. Lựa chọn phương thức và Lý do thanh toán

Phương thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi tùy theo hình thức thanh toán.
Lý do thanh toán: Chọn Thu hoàn ứng nhân viên.

2. Khai báo Thông tin chung

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Nhân viên (Mặc định và không thể chỉnh sửa)
Mã nhân viên*	Tìm kiếm và chọn Mã nhân viên đã khai báo hoặc chọn (+) Thêm mới để thêm nhanh nhân viên (Không thể tùy chỉnh)
Tên nhân viên	Sau khi chọn Mã nhân viên, phần mềm sẽ tự động điền Tên nhân viên
Số tài khoản đi (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của nhân viên
Số tài khoản đến* (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của bạn
Nội dung thanh toán	Nội dung thanh toán tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Thu hoàn ứng nhân viên cho” + “Tên nhân viên” (Có thể tùy chỉnh)
Ngày hạch toán*	Nhập ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
Ngày chứng từ*	Nhập ngày chứng từ
Số chứng từ*	Phần mềm sẽ tự sinh số chứng từ

Lưu ý:

Những trường thông tin có dấu * đỏ là những trường thông tin bắt buộc điền.
Khi chọn lý do thanh toán “Thu hoàn ứng nhân viên”, phần mềm sẽ tự động mặc định đối tượng là Nhân viên, và không thể thay đổi.
Tính năng thêm nhanh đối tượng sẽ không cung cấp đầy đủ trường thông tin để bạn nhập liệu. Sau khi thêm nhanh đối tượng, bạn cần bổ sung thêm thông tin đối tượng trong phân hệ Danh mục.
Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán. Nếu nhập ngày bằng hoặc trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ báo lỗi.
Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ.

3. Khai báo Chi tiết thanh toán

Diễn giải: Diễn giải tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Thu hoàn ứng nhân viên cho” + “Tên nhân viên”.
Tại cột Số tiền thu, nhập Số tiền thu: Nhập số tiền nhân viên hoàn trả.
Tại cột Khoản mục phí, chọn phân loại Khoản mục phí cho chứng từ: Khi chọn lý do thanh toán, phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPTU - Tạm ứng nhân viên".

Lưu ý:

Khi chọn lý do thanh toán “Thu hoàn ứng nhân viên”, phần mềm tự động mặc định Khoản mục phí là “CPTU - Tạm ứng nhân viên”, và không thể thay đổi.

Bước 3: Hoàn tất phiếu thu

Kiểm tra lại thông tin phiếu thu đã khai báo và tổng tiền thanh toán.

Hoàn tất hành động:

Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu thu với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu thu thành công”.
Chọn Lưu & thêm: Lưu thông tin phiếu thu vừa nhập và tiếp tục thêm phiếu thu mới.
Chọn Hủy: Hủy phiếu thu và quay lại màn hình danh sách.

Lưu ý:

Sau khi Lưu thông tin, phiếu thu đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện ghi sổ để hạch toán và ghi nhận số tiền thu trên báo cáo.