Xem chi tiết khách hàng trên phần mềm Sapo Accounting

Tính năng Xem chi tiết thông tin khách hàng giúp người dùng theo dõi đầy đủ các thông tin liên quan đến từng khách hàng trên phần mềm kế toán Sapo Accounting. Người dùng có thể xem tên khách hàng, mã số thuế, công nợ, lịch sử giao dịch, và các ghi chú liên quan nhằm kiểm tra tình trạng công nợ, đối chiếu giao dịch theo từng khách hàng.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Khách hàng. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm khách hàng trên phần mềm. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn thêm mới khách hàng tại đây.

Bước 1: Truy cập trang danh sách khách hàng

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Danh mục.
Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Đối tượng trong phân hệ con.
Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách khách hàng theo tab Khách hàng.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn khách hàng cần xem

1. Tìm kiếm nhanh

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là tên, mã khách hàng, MST, số CCCD, số điện thoại để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

2.1. Lọc theo trạng thái

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái (bên cạnh thanh tìm kiếm) và chọn:

Hoạt động: Lọc các khách hàng đang còn hoạt động.
Ngừng hoạt động: Lọc các khách hàng đã ngừng hoạt động.

2.2. Lọc theo Ngày tạo

Bạn nhấp vào bộ lọc Ngày tạo (nằm bên phải bộ lọc "Trạng thái").
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu:
Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
Hoặc bạn có thể theo Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/MM/yyyy) đến ngày (dd/MM/yyyy) mong muốn.
Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

2.3. Bộ lọc khác

Bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (có biểu tượng phễu ở ngoài cùng bên phải).
Một thanh trượt (sidebar) Bộ lọc khác sẽ xuất hiện từ bên phải màn hình.
Tại đây, bạn có thể lọc theo:
- Lọc theo Trạng thái: Lọc theo Trạng thái khách hàng.
- Lọc theo Ngày tạo: Lọc theo Ngày tạo khách hàng.
- Lọc theo Nhóm khách hàng: Lọc theo nhóm khách hàng đã phân loại.
- Lọc theo Loại khách hàng; Lọc theo loại khách hàng là cá nhân, hộ kinh doanh hay công ty.
Bạn nhấp nút Lọc để áp dụng, hoặc Xoá hết bộ lọc để trả về mặc định.

3. Chọn khách hàng cần xem

Để truy cập màn hình xem thông tin khách hàng, bạn thao tác như sau:
Nhấp chọn Mã khách hàng hoặc dòng chứa khách hàng cần xem. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình chi tiết thông tin khách hàng.

Bước 3: Xem thông tin chi tiết khách hàng

1. Trạng thái khách hàng

Thông tin trạng thái hoạt động (Đang hoạt động/ Ngừng hoạt động) hiển thị ngay dưới tên khách hàng.

2. Thông tin chung

Khu vực này hiển thị thông tin chung của khách hàng:

Trường thông tin	Mô tả
Loại	Khách hàng là công ty, cá nhân hay hộ kinh doanh
Nhóm khách hàng	Thông tin về nhóm khách hàng (nếu có).
Là nhà cung cấp	Đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp.
Tên khách hàng	Họ và tên đầy đủ của khách hàng.
Mã khách hàng	Mã định danh duy nhất của khách hàng trong hệ thống.
Địa chỉ	Địa chỉ xuất hóa đơn của khách hàng.
Mã số thuế (Đối với loại hình công ty và hộ kinh doanh)	Mã số thuế của khách hàng.
Số CCCD (Đối với loại hình cá nhân)	Số CCCD của khách hàng.
Ghi chú	Ghi chú (nếu có).
Website	Địa chỉ website của khách hàng (nếu có).
Nợ còn phải thu	Số tiền mà khách hàng còn nợ chưa thanh toán.

3. Chứng từ công nợ

Khu vực này hiển thị thông tin các chứng từ công nợ của khách hàng:

Trường thông tin	Mô tả
Chứng từ công nợ	Các số chứng từ công nợ phát sinh của khách hàng.
Loại chứng từ	Loại hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Tiền	Số tiền mà khách hàng còn nợ theo từng chứng từ công nợ.
Ngày hạch toán	Ngày hạch toán chứng từ vào phần mềm.
Chức năng	Thao tác chức năng nhanh liên quan đến chứng từ công nợ (Thu tiền).

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số chứng từ công nợ liên quan (Ví dụ: Từ 1 đến 17 trên tổng 17).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng chứng từ hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.

4. Thông tin khác

Bạn nhấp chuyển sang tab Thông tin khác, khu vực này sẽ hiển thị những thông tin khác liên quan của khách hàng:

Trường thông tin	Mô tả
Thông tin người liên hệ	Thông tin người liên hệ bao gồm xưng hô, họ và tên, số điện thoại và email
Thông tin người đại diện theo pháp luật	Họ và tên người đại diện theo pháp luật
Thông tin người nhận hóa đơn	Thông tin người nhận hóa đơn bao gồm họ và tên, email nhận hóa đơn
Tài khoản	Số tài khoản ngân hàng mặc định của khách hàng.
Địa chỉ	Địa chỉ giao hàng mặc định của khách hàng.
Điều khoản thanh toán	Điều khoản thanh toán đã khai báo của khách hàng.

Bước 4: Các thao tác chức năng

Tại màn hình chi tiết, bạn có thể thực hiện các chức năng sau (nằm ở góc trên bên phải màn hình):

Bật hoạt động/ Ngừng hoạt động: Nhấp vào nút Bật hoạt động/ Ngừng hoạt động để thay đổi trạng thái hoạt động của khách hàng. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Cập nhật trạng thái thành công”.
Sửa: Nhấp vào nút Sửa để chỉnh sửa thông tin khách hàng. Bạn có thể xem hướng dẫn Sửa thông tin khách hàng tại đây.
Thao tác khác: Nhấp vào nút Thao tác khác để sử dụng tính năng Nhân bản khách hàng, tạo một bản sao khách hàng với các thông tin tương tự.