Xử lý chênh lệch khi kiểm kê tiền mặt trên Sapo Accounting

Trong quá trình thực hiện kiểm kê tiền mặt, chênh lệch giữa giá trị trên sổ sách kế toán và giá trị kiểm kê thực thế có thể phát sinh chênh lệch, do làm tròn trong thanh toán, hoặc thất thoát tài sản của đơn vị… Tính năng Xử lý chênh lệch khi kiểm kê tiền mặt cho phép người dùng xử lý giá trị chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, đảm bảo chính xác giữa số dư tiền mặt tại quỹ và số dư tiền mặt trên sổ sách kế toán.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Nghiệp vụ > Kiểm kê tiền mặt, Phiếu thu, Phiếu chi. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã lập biên bản kiểm kê tiền mặt và ở trạng thái Chưa xử lý. Bạn có thể xem hướng dẫn Thêm biên bản kiểm kê tiền mặt chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập Danh sách kiểm kê

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền gửi - Tiền mặt > Kiểm kê tiền mặt, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách kiểm kê.

Bước 2: Lọc và chọn bảng kiểm kê cần xử lý chênh lệch

1. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm:

Lọc theo Trạng thái xử lý: Đã xử lý/ Chưa xử lý
Lọc theo Ngày kiểm kê: Gần đây (Hôm qua, Hôm nay, 7 ngày qua, 30 ngày qua), Theo tháng, Theo quý, Theo năm, Tùy chọn

Lưu ý:

Nếu kết quả lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả kiểm kê tiền mặt".

2. Chọn bảng kiểm kê cần xử lý chênh lệch

Cách 1: Tại dòng chứa bảng kiểm kê cần xử lý, ở cột Chức năng > Chọn biểu tượng ba dấu chấm “...” > Chọn Xử lý chênh lệch.
Cách 2: Nhấp chọn Số hoặc dòng chứa bảng kiểm kê cần xử lý > Tại màn hình chi tiết Bảng kiểm kê quỹ, chọn Xử lý chênh lệch (góc trên bên phải màn hình).

Bước 3: Xử lý chênh lệch

Trường hợp 1: Xử lý chênh lệch thiếu tiền (Chênh lệch < 0) > Phần mềm tự động điều hướng sang màn hình Thêm Phiếu chi

Tại tab Thông tin chung: Thực hiện điền thông tin như khi lập một phiếu chi. Xem hướng dẫn Thêm mới phiếu chi tại đây.
Tại tab Chi tiết thanh toán:
- Diễn giải: Nội dung thực hiện nghiệp vụ.
- Số tiền thu: Được điền sẵn bằng giá trị tuyệt đối của khoản chênh lệch và không thể chỉnh sửa.
- Mã đối tượng: Chọn mã đối tượng trong danh sách, phần mềm tự động điền Tên đối tượng.
- Khoản mục phí: Phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPKHAC - Chi phí khác".

Trường hợp 2: Xử lý chênh lệch thừa tiền (Chênh lệch > 0) > Phần mềm tự động điều hướng sang màn hình Thêm Phiếu thu

Tại tab Thông tin chung: Thực hiện điền thông tin như khi lập một phiếu thu. Xem hướng dẫn thêm mới phiếu thu tại đây.
Tại tab Chi tiết thanh toán:
- Diễn giải: Nội dung thực hiện nghiệp vụ.
- Số tiền thu: Được điền sẵn bằng giá trị tuyệt đối của khoản chênh lệch và không thể chỉnh sửa.
- Mã đối tượng: Chọn mã đối tượng trong danh sách, phần mềm tự động điền Tên đối tượng.
- Khoản mục phí: Phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPKHAC - Chi phí khác".

Lưu ý:

Các trường thông tin được phần mềm tự động điền mặc định theo nội dung nghiệp vụ, người dùng có thể kiểm tra và thực hiện chỉnh sửa nếu cần thiết.

Bước 4: Hoàn tất xử lý chênh lệch

Kiểm tra lại thông tin phiếu thu/ phiếu chi đã khai báo và tổng tiền thanh toán.
Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu thu/ phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu thu/ phiếu chi thành công”.
Chọn Lưu & thêm: Lưu thông tin phiếu thu/ phiếu chi vừa nhập và tiếp tục thêm phiếu thu/ phiếu chi mới.
Chọn Hủy: Hủy phiếu thu/ phiếu chi và quay lại màn hình danh sách.

Hoàn tất xử lý chênh lệch:

Trạng thái của Bảng kiểm kê quỹ sẽ chuyển sang trạng thái Đã xử lý.

Lưu ý:

Sau khi Lưu thông tin, phiếu thu/ phiếu chi đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện ghi sổ để hạch toán và ghi nhận số tiền thu/ chi trên báo cáo.