Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Quản lý danh sách phiếu chi trên Sapo Accounting

Màn hình Danh sách phiếu chi là nơi giúp bạn quản lý tập trung tất cả các chứng từ ghi nhận việc chi tiền từ quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng của đơn vị. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng xem, tìm kiếm, lọc và thực hiện các thao tác quản lý phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi thuận tiện và hiệu quả.

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Truy cập danh sách phiếu chi

  1. Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền mặt - Tiền gửi.
  2. Bạn nhấp chọn mục Phiếu chi trong menu con.
  3. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu chi.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

1. Tổng quan về số dư quỹ

Thông tin về số dư tiền nằm ở phía trên cùng màn hình, là nơi cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về tình hình tài chính của quỹ tiền trên sổ sách:

  • Tổng số dư tiền gửi: Thể hiện tổng số tiền hiện có trong quỹ tiền gửi của bạn.
  • Tổng số dư tiền mặt: Thể hiện tổng số tiền hiện có trong quỹ tiền mặt của bạn.
  • Số liệu tính đến: Thể hiện thời điểm hệ thống cập nhật số liệu tổng quan.

2. Bảng dữ liệu danh sách phiếu chi

  • Bảng dữ liệu danh sách phiếu chi là khu vực làm việc chính, hiển thị chi tiết tất cả các chứng từ chi tiền mặt hoặc uỷ nhiệm chi tiền gửi đã được ghi nhận trên phần mềm.
  • Hệ thống sẽ mặc định hiển thị tab “Tiền mặt” và hiển thị danh sách phiếu chi tiền mặt.
  • Ngay dưới tiêu đề "Danh sách phiếu chi", hệ thống mặc định lọc và hiển thị dữ liệu theo "Năm nay". Danh sách sẽ liệt kê tất cả các phiếu chi tiền mặt phát sinh trong "Năm nay".
  • Dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian (từ ngày hạch toán mới nhất) và theo các trường hiển thị mặc định.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý phiếu chi.

1. Tùy chọn trường hiển thị

  • Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Số chứng từ").
  • Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:
    • Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
    • Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
  • Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin hiển thị:

Trường thông tin Mô tả
Số chứng từ Hệ thống sẽ tự động sinh số chứng từ theo quy tắc đánh số chứng từ.
Ngày hạch toán Ngày nghiệp vụ chi tiền được ghi nhận vào sổ sách kế toán.
Ngày chứng từ Ngày thực tế lập phiếu chi.
Ghi sổ Trạng thái cho biết phiếu chi đã được ghi vào sổ cái kế toán hay chưa (Đã ghi sổ / Chưa ghi sổ).
Số tiền Tổng giá trị tiền chi được ghi nhận trên phiếu.
Diễn giải Mô tả chi tiết về nội dung của nghiệp vụ chi tiền.
Đối tượng Tên đối tượng liên quan đến khoản chi.
Loại chứng từ Phân loại phiếu chi theo mục đích chi tiền.
Tham chiếu Thông tin liên kết đến các chứng từ tham chiếu hoặc nghiệp vụ liên quan.
Lý do thanh toán Nội dung chi tiết giải thích cho lý do của khoản chi tiền.
Số tài khoản đi Tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh dùng để chi tiền.
Số tài khoản đến Tài khoản ngân hàng của đối tượng nhận tiền.
Ngày tạo Hệ thống ghi nhận ngày phiếu chi được lập trên phần mềm.
Người tạo Tên tài khoản người dùng đã lập phiếu chi.
Ngày sửa cuối Hệ thống ghi nhận ngày chỉnh sửa cuối cùng trên phiếu chi.
Người sửa cuối Tên tài khoản người dùng đã thực hiện lần chỉnh sửa cuối cùng.
Chức năng Cột chứa các thao tác nhanh có thể thực hiện với phiếu chi (Sửa, Xóa, Nhân bản, Ghi sổ, Bỏ ghi).

2. Tìm kiếm phiếu chi

  • Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu, bên dưới các tab "Tiền mặt" / "Tiền gửi"), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, đối tượng, mã đối tượng, hoặc diễn giải để tìm kiếm.
  • Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu chi:

3.1. Lọc theo phương thức thanh toán

  • Bạn sẽ thấy 3 tab Tiền mặt, Tiền gửi và Giao dịch nội bộ bên dưới tiêu đề "Danh sách phiếu chi".
  • Bạn nhấp vào tab Tiền mặt (để xem phiếu chi tiền mặt), tab Tiền gửi (để xem uỷ nhiệm chi qua ngân hàng) hoặc tab Giao dịch nội bộ (để xem các giao dịch chuyển tiền trong đơn vị).

3.2. Lọc theo khoảng thời gian chính

  • Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (mặc định là "Năm nay...") ở góc trên bên phải tiêu đề "Danh sách phiếu chi".
  • Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
    • Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
    • Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm (từ Tháng 1 đến Tháng 12).
    • Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
  • Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/mm/yyyy) đến ngày (dd/mm/yyyy) mong muốn.
  • Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu báo cáo.

3.3. Lọc theo Lý do thanh toán

  • Bạn nhấp vào bộ lọc Lý do thanh toán, nằm bên phải thanh tìm kiếm.
  • Một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện. Bạn hãy tích chọn một hoặc nhiều lý do (ví dụ: Trả tiền nhà cung cấp, Chi mua ngoài có hoá đơn,...) rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

3.4. Lọc theo Ngày hạch toán

  • Bạn nhấp vào bộ lọc Ngày hạch toán, nằm bên phải bộ lọc "Lý do thanh toán".
  • Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu, tương tự như bộ lọc thời gian chính (bao gồm các tab Gần đây, Theo tháng, Theo quý, và Tùy chọn).
  • Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu.

3.5. Bộ lọc khác

  • Bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (có biểu tượng phễu) ở ngoài cùng bên phải.
  • Một thanh trượt (sidebar) Bộ lọc khác sẽ xuất hiện từ bên phải màn hình.
  • Tại đây, bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện lọc:
    • Lọc theo Thời gian: Lọc theo Ngày hạch toán hoặc Ngày chứng từ.
    • Lọc theo Trạng thái: Lọc các phiếu đã Ghi sổ hoặc Chưa ghi sổ.
    • Lọc theo Lý do thanh toán: Lọc theo các lý do chi tiền.
    • Lọc theo Loại chứng từ: Lọc theo các loại chứng từ.
  • Bạn nhấp nút Lọc ở cuối sidebar để áp dụng, hoặc Xoá hết bộ lọc để trả về mặc định.
Lưu ý:
  • Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Bạn hãy thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả phiếu chi".

4. Thêm phiếu chi

5. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng phiếu chi trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

Lưu ý:
  • Bạn chỉ có thể thực hiện thao tác Sửa hoặc Xóa đối với các phiếu chi đang ở trạng thái "Chưa ghi sổ".

6. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

  • Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số phiếu chi tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 14 trên tổng 14).
  • Hiển thị: Để thay đổi số lượng phiếu chi hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (nằm ở góc dưới bên phải, mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
  • Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.
Đóng