Quản lý danh sách phiếu chi trên Sapo Accounting

Màn hình Danh sách phiếu chi là nơi giúp bạn quản lý tập trung tất cả các chứng từ ghi nhận việc chi tiền từ quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng của đơn vị. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng xem, tìm kiếm, lọc và thực hiện các thao tác quản lý phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi thuận tiện và hiệu quả.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Tiền mặt > Phiếu chi hoặc Nghiệp vụ > Tiền gửi > Phiếu chi.
Tài khoản của bạn được cấp quyền xem các chứng từ tham chiếu. Bạn có thể xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm phiếu chi trên phần mềm. Bạn có thể xem hướng dẫn thêm mới phiếu chi tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách phiếu chi

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn menu Tiền mặt hoặc menu Tiền gửi.
Bạn nhấp chọn mục Phiếu chi trong menu con.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu chi.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

1. Tổng quan về số dư quỹ

Thông tin về số dư tiền nằm ở phía trên cùng màn hình, là nơi cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về tình hình tài chính của quỹ tiền trên sổ sách:

Tổng số dư tiền gửi: Thể hiện tổng số tiền hiện có trong quỹ tiền gửi của bạn.
Tổng số dư tiền mặt: Thể hiện tổng số tiền hiện có trong quỹ tiền mặt của bạn.
Số liệu tính đến: Thể hiện thời điểm hệ thống cập nhật số liệu tổng quan.

2. Bảng dữ liệu danh sách phiếu chi

Bảng dữ liệu danh sách phiếu chi là khu vực làm việc chính, hiển thị chi tiết tất cả các chứng từ chi tiền mặt hoặc uỷ nhiệm chi tiền gửi đã được ghi nhận trên phần mềm.
Hệ thống sẽ mặc định hiển thị tab “Tiền mặt” và hiển thị danh sách phiếu chi tiền mặt.
Ngay dưới tiêu đề "Danh sách phiếu chi", hệ thống mặc định lọc và hiển thị dữ liệu theo "Năm nay". Danh sách sẽ liệt kê tất cả các phiếu chi tiền mặt phát sinh trong "Năm nay".
Dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian (từ ngày hạch toán mới nhất) và theo các trường hiển thị mặc định.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý phiếu chi.

1. Tùy chọn trường hiển thị

Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Số chứng từ").
Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:
- Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
- Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin hiển thị:

Trường thông tin	Mô tả
Số chứng từ	Hệ thống sẽ tự động sinh số chứng từ theo quy tắc đánh số chứng từ.
Ngày hạch toán	Ngày nghiệp vụ chi tiền được ghi nhận vào sổ sách kế toán.
Ngày chứng từ	Ngày thực tế lập phiếu chi.
Ghi sổ	Trạng thái cho biết phiếu chi đã được ghi vào sổ cái kế toán hay chưa (Đã ghi sổ / Chưa ghi sổ).
Số tiền	Tổng giá trị tiền chi được ghi nhận trên phiếu.
Diễn giải	Mô tả chi tiết về nội dung của nghiệp vụ chi tiền.
Đối tượng	Tên đối tượng liên quan đến khoản chi.
Loại chứng từ	Phân loại phiếu chi theo mục đích chi tiền.
Tham chiếu	Thông tin liên kết đến các chứng từ tham chiếu hoặc nghiệp vụ liên quan.
Lý do thanh toán	Nội dung chi tiết giải thích cho lý do của khoản chi tiền.
Số tài khoản đi	Tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh dùng để chi tiền.
Số tài khoản đến	Tài khoản ngân hàng của đối tượng nhận tiền.
Ngày tạo	Hệ thống ghi nhận ngày phiếu chi được lập trên phần mềm.
Người tạo	Tên tài khoản người dùng đã lập phiếu chi.
Ngày sửa cuối	Hệ thống ghi nhận ngày chỉnh sửa cuối cùng trên phiếu chi.
Người sửa cuối	Tên tài khoản người dùng đã thực hiện lần chỉnh sửa cuối cùng.
Chức năng	Cột chứa các thao tác nhanh có thể thực hiện với phiếu chi (Sửa, Xóa, Nhân bản, Ghi sổ, Bỏ ghi).

2. Tìm kiếm phiếu chi

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu, bên dưới các tab "Tiền mặt" / "Tiền gửi"), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, đối tượng, mã đối tượng, hoặc diễn giải để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu chi:

3.1. Lọc theo khoảng thời gian chính

Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (mặc định là "Năm nay...") ở góc trên bên phải tiêu đề "Danh sách phiếu chi".
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
- Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
- Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm (từ Tháng 1 đến Tháng 12).
- Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/mm/yyyy) đến ngày (dd/mm/yyyy) mong muốn.
Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu báo cáo.

3.2. Lọc theo Loại chứng từ

Có 2 cách để lọc "Loại chứng từ":
- Bên cạnh ô tìm kiếm chứng từ phiếu chi, bạn nhấp chọn bộ lọc "Loại chứng từ"
- Hoặc bấm vào nút Bộ lọc khác (biểu tượng hình phễu lọc) rồi chọn điều kiện lọc "Loại chứng từ"
Sau đó, chọn 1 hoặc nhiều loại phiếu chi muốn xem trên danh sách:
- Đối với phiếu chi tiền gửi (Ở mục Tiền gửi > Phiếu chi)
  - Chi tiền gửi trả tiền nhà cung cấp
  - Chi tiền gửi nộp thuế
  - Chi tiền gửi nộp bảo hiểm
  - Chi tiền gửi trả lương nhân viên
  - Chi tiền gửi khác
  - Rút tiền về nhập quỹ
  - Trả tiền thừa về cho khách hàng
  - Tạm ứng cho nhân viên
  - Chi tiền gửi từ sao kê
- Đối với phiếu chi tiền mặt (Ở mục Tiền mặt > Phiếu chi)
  - Phiếu chi trả tiền nhà cung cấp
  - Phiếu chi nộp thuế
  - Phiếu chi nộp bảo hiểm
  - Phiếu chi trả lương nhân viên
  - Phiếu chi tiền mặt khác
  - Gửi tiền vào ngân hàng
  - Trả tiền thừa cho khách hàng
  - Tạm ứng cho nhân viên
  - Phiếu chi từ kiểm kê
Nhấn nút Lọc màu xanh để áp dụng.

3.3. Lọc theo Trạng thái ghi sổ

Có 2 cách để lọc "Trạng thái ghi sổ":
- Bên cạnh ô tìm kiếm chứng từ phiếu chi và nút lọc "Loại chứng từ", bạn nhấp chọn bộ lọc "Trạng thái ghi sổ"
- Hoặc bấm vào nút Bộ lọc khác (biểu tượng hình phễu lọc) rồi chọn điều kiện lọc "Trạng thái ghi sổ"
Lọc theo 1 trong 2 trạng thái ghi sổ:
- Chưa ghi sổ
- Ghi sổ
Nhấn nút Lọc màu xanh để áp dụng.

3.3. Lọc theo Lý do thanh toán

Bạn bấm vào nút Bộ lọc khác (biểu tượng hình phễu lọc) ở góc bên phải (gần ô tìm kiếm) rồi chọn điều kiện lọc "Lý do thanh toán"
Một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện. Bạn hãy tích chọn một hoặc nhiều lý do:
- Đối với phiếu chi tiền gửi (Ở mục Tiền gửi > Phiếu chi)
  - Trả tiền nhà cung cấp (không theo hóa đơn)
  - Trả tiền nhà cung cấp
  - Trả tiền thừa cho khách hàng
  - Chi mua ngoài có hóa đơn
  - Chi khác
  - Nộp thuế
  - Nộp bảo hiểm
  - Trả lương nhân viên
  - Rút tiền về nhập quỹ
  - Tạm ứng cho nhân viên
- Đối với phiếu chi tiền mặt (Ở mục Tiền mặt > Phiếu chi)
  - Trả tiền nhà cung cấp (không theo hóa đơn)
  - Trả tiền nhà cung cấp
  - Trả tiền thừa cho khách hàng
  - Gửi tiền vào ngân hàng
  - Chi mua ngoài có hóa đơn
  - Chi khác
  - Nộp thuế
  - Nộp bảo hiểm
  - Trả lương nhân viên
  - Tạm ứng cho nhân viên
Nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

3.4. Lọc theo Ngày hạch toán

Bạn bấm vào nút Bộ lọc khác (biểu tượng hình phễu lọc) ở góc bên phải (gần ô tìm kiếm) rồi chọn điều kiện lọc "Ngày hạch toán"
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu, tương tự như bộ lọc thời gian chính (bao gồm các tab Gần đây, Theo tháng, Theo quý, và Tùy chọn).
Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu.

3.5. Lọc theo Ngày chứng từ

Bạn bấm vào nút Bộ lọc khác (biểu tượng hình phễu lọc) ở góc bên phải (gần ô tìm kiếm) rồi chọn điều kiện lọc "Ngày chứng từ"
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu, tương tự như bộ lọc thời gian chính (bao gồm các tab Gần đây, Theo tháng, Theo quý, và Tùy chọn).
Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Bạn hãy thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả phiếu chi".

4. Thêm phiếu chi

Để thêm một phiếu chi mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu chi (nút màu xanh ở góc trên bên phải màn hình).
Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách Thêm mới phiếu chi tại đây.

5. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng phiếu chi trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin phiếu chi. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách Sửa phiếu chi tại đây.
Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để mở rộng menu:
- Ghi sổ / Bỏ ghi: Tùy vào trạng thái của phiếu, bạn có thể nhấp để Ghi sổ (nếu phiếu chưa ghi sổ) hoặc Bỏ ghi (nếu phiếu đã ghi sổ).
- Nhân bản: Tạo một bản sao phiếu chi mới với các thông tin tương tự để bạn chỉnh sửa.
- Xóa: Xóa phiếu chi khỏi hệ thống. Bạn có thể xem hướng dẫn cách Xoá phiếu chi tại đây.

Lưu ý:

Bạn chỉ có thể thực hiện thao tác Sửa hoặc Xóa đối với các phiếu chi đang ở trạng thái "Chưa ghi sổ".

6. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số phiếu chi tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 14 trên tổng 14).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng phiếu chi hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (nằm ở góc dưới bên phải, mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.

Trợ lý Sapo