Quản lý danh sách nhóm hàng hóa, dịch vụ trên phần mềm Sapo Accounting

Trang Danh sách nhóm hàng hóa, dịch vụ hiển thị toàn bộ các nhóm đã được khai báo trong hệ thống, giúp bạn dễ dàng tra cứu, tìm kiếm theo mã nhóm, tên nhóm hoặc trạng thái hoạt động. Tính năng này hỗ trợ quản lý và phân loại hàng hóa, dịch vụ theo nhóm, thuận tiện cho việc hạch toán, báo cáo và theo dõi tồn kho.

Điều kiện tiên quyết

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Danh mục > Hàng hóa, dịch vụ > Nhóm hàng hóa, dịch vụ. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm nhóm hàng hóa, dịch vụ trên phần mềm. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn thêm mới nhóm hàng hóa, dịch vụ tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách nhóm hàng hoá, dịch vụ

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Danh mục. Bạn nhấp chọn mục Hàng hóa, dịch vụ trong thanh menu con.
Tại màn hình Danh mục > Hàng hóa, dịch vụ vừa hiển thị, bạn nhấp chọn tab Nhóm hàng hoá, dịch vụ trên thanh menu đầu trang.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách nhóm hàng hoá, dịch vụ.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

1. Xem danh sách tổng quan

Bảng dữ liệu danh sách nhóm hàng hoá, dịch vụ sẽ hiển thị những trường thông tin mặc định và không thể thao tác tùy chỉnh danh sách.

Giải thích các trường thông tin:

Trường thông tin	Mô tả
Mã nhóm hàng hoá, dịch vụ	Mã định danh duy nhất của nhóm hàng hoá, dịch vụ trong hệ thống.
Tên nhóm hàng hoá, dịch vụ	Tên đầy đủ của nhóm hàng hoá, dịch vụ
Trạng thái	Trạng thái nhóm hàng hoá, dịch vụ Đang hoạt động/ Ngừng hoạt động.
Chức năng	Thao tác Sửa hoặc Nhân bản

2. Xem danh sách chi tiết

Để xem được toàn bộ nhóm hàng hoá, dịch vụ con, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên (>) ở bên trái dòng Mã nhóm hàng hoá, dịch vụ.
Các nhóm hàng hoá, dịch vụ con sẽ được hiển thị bên dưới nhóm hàng hoá, dịch vụ cha và trình bày theo các trường thông tin tương ứng.
Các nhóm hàng hoá, dịch vụ sẽ được gắn tag phân loại theo từng cấp:
- C1 (màu xanh lam): Nhóm hàng hoá, dịch vụ cha
- C2 (màu xanh lá): Nhóm hàng hoá, dịch vụ con cấp 1
- C3 (màu hồng): Nhóm hàng hoá, dịch vụ con cấp 2
- C4 (màu cam): Nhóm hàng hoá, dịch vụ con cấp 3
- C5 (màu vàng): Nhóm hàng hoá, dịch vụ con cấp 4

Lưu ý:

Các nhóm hàng hoá, dịch vụ sẽ được phân loại tối đa thành 5 cấp.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý nhóm hàng hoá, dịch vụ.

1. Tìm kiếm nhóm hàng hoá, dịch vụ

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã nhóm, tên nhóm và nhóm cha để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc theo trạng thái

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái (bên cạnh thanh tìm kiếm) và chọn:
- Hoạt động: Lọc các nhóm hàng hoá, dịch vụ đang còn sử dụng.
- Ngừng hoạt động: Lọc các nhóm hàng hoá, dịch vụ đã ngừng sử dụng.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả nhóm hàng hoá, dịch vụ".

3. Thêm nhóm hàng hoá, dịch vụ

Để thêm một nhóm hàng hoá, dịch vụ mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm nhóm hàng hoá, dịch vụ (ở góc trên bên phải màn hình).
Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết về cách Thêm mới nhóm hàng hoá, dịch vụ tại đây.

4. Thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều nhóm hàng hoá, dịch vụ trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả nhóm hàng hoá, dịch vụ đang hiển thị trên trang.

Bạn có thể thực hiện các hành động sau:

Hoạt động:

Nhấp vào nút Hoạt động để chuyển trạng thái các nhóm hàng hóa, dịch vụ đã chọn (thường là từ "Ngừng hoạt động") sang "Hoạt động".
Hệ thống hiển thị pop-up Xác nhận cho hoạt động trở lại.
Nội dung thông báo: "Bạn sắp cho hoạt động trở lại [số] nhóm đã chọn. Toàn bộ nhóm hàng hóa, dịch vụ con trong các nhóm này cũng sẽ được kích hoạt lại. Bạn có muốn tiếp tục không?"
Nhấp Xác nhận để hoàn tất.

Ngừng hoạt động:

Nhấp vào nút Ngừng hoạt động để chuyển trạng thái các nhóm hàng hóa, dịch vụ đã chọn sang "Ngừng hoạt động".
Hệ thống hiển thị pop-up Xác nhận ngừng hoạt động nhóm.
Nội dung thông báo: "Bạn sắp ngừng hoạt động [số] nhóm đã chọn. Lưu ý: Toàn bộ nhóm hàng hóa, dịch vụ con trong các nhóm này cũng sẽ bị ngừng hoạt động theo."
Nhấp Xác nhận để hoàn tất.

5. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng nhóm hàng hóa, dịch vụ trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin nhóm hàng hóa, dịch vụ. Bạn có thể xem hướng dẫn Sửa thông tin nhóm hàng hóa, dịch vụ chi tiết tại đây.
Nhân bản: Tạo một bản sao nhóm hàng hóa, dịch vụ mới với các thông tin tương tự để bạn chỉnh sửa.

6. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số nhóm hàng hóa, dịch vụ tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 17 trên tổng 17).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng nhóm hàng hóa, dịch vụ hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.