Trả lương theo nhân viên trên phần mềm Sapo Accounting

Chức năng Trả lương theo nhân viên dùng để thực hiện nghiệp vụ chi trả tiền lương cho nhân viên theo đồng thời nhiều kỳ bảng lương, đồng thời theo dõi lịch sử chi trả lương cho nhân viên.

Bước 1: Truy cập màn hình Trả lương theo nhân viên

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương. Bạn nhấp chọn mục Trả lương trong menu con.
• Tại màn hình Tiền lương > Trả lương vừa hiển thị, bạn nhấp chọn tab Trả lương theo nhân viên trên thanh menu đầu trang.
• Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Trả lương theo nhân viên.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn nhân viên cần thanh toán

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã nhân viên, tên nhân viên để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Chọn nhân viên cần thanh toán

• Tại dòng chứa mã nhân viên cần thanh toán lương, ở cột chức năng có dấu 3 chấm ... (ngoài cùng bên phải), chọn Trả lương.
• Phần mềm tự động điều hướng sang màn hình Thêm Phiếu chi trả lương cho nhân viên.

Bước 3: Khai báo Thông tin Phiếu chi

1. Chọn Phương thức thanh toán

• Phương thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi tùy theo hình thức thanh toán

2. Điền Thông tin chung

• Loại đối tượng: Khi chọn lí do thanh toán “Trả lương cho nhân viên”, phần mềm sẽ tự động mặc định đối tượng là Nhân viên, và không thể thay đổi.
• Mã nhân viên: Tìm kiếm và chọn Mã nhân viên đã khai báo hoặc chọn (+) Thêm mới để thêm nhanh nhân viên
• Tên nhân viên: Sau khi chọn Mã nhân viên, phần mềm sẽ tự động điền Tên nhân viên
• Khi chọn "Phương thức thanh toán" là "Tiền gửi":
  • Số tài khoản đi: Chọn số tài khoản đã khai báo trong danh mục tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh, là tài khoản chuyển tiền lương cho nhân viên (đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)
  • Số tài khoản đến: Chọn số tài khoản đã khai báo của nhân viên (đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)
• Nội dung thanh toán: Phần mềm tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Trả lương cho nhân viên cho” + “Tên nhân viên”
• Ngày hạch toán*: Nhập ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
• Ngày chứng từ*: Nhập ngày chứng từ
• Số chứng từ*: Phần mềm sẽ tự sinh số chứng từ

3. Mục Chi tiết thanh toán

• Tại cột Mã đối tượng: Phần mềm tự động điền Mã đối tượng tương ứng với nhân viên thực hiện thanh toán
• Tại cột Tên đối tượng: Phần mềm tự động điền theo Mã đối tượng
• Diễn giải: Phần mềm tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Trả lương cho nhân viên cho” + “Tên đối tượng”
• Tại cột Số tiền trả: Phần mềm tự động điền Số tiền trả bằng Số tiền còn được lĩnh trên tất cả bảng lương. Hoặc thao tác nhập thủ công Số tiền trả tương ứng
• Tại cột Khoản mục phí: Khi chọn lí do thanh toán, phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPLUONG - Chi phí lương"

4. Nhập file đính kèm

Tại khu vực tải tệp đính kèm (nằm ngay dưới mục Chi tiết thanh toán), bạn thực hiện tải tệp lên theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1 (Kéo thả): Chọn tệp chứng từ từ máy tính, sau đó kéo và thả trực tiếp vào khung "Kéo thả tệp vào đây hoặc tải lên từ thiết bị".
• Cách 2 (Tải lên từ thiết bị): Nhấp chọn dòng chữ màu xanh tải lên từ thiết bị, cửa sổ quản lý tệp của máy tính sẽ xuất hiện > Chọn tệp cần đính kèm > Nhấp Open (hoặc Mở).

Bước 4: Hoàn tất phiếu chi

Kiểm tra lại thông tin phiếu chi đã khai báo và tổng tiền thanh toán

Hoàn tất hành động:

• Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu chi thành công”
  
• Chọn Hủy: Hủy phiếu chi và quay lại màn hình danh sách