Thêm mới phiếu chi mua ngoài có hóa đơn trên Sapo Accounting

Chức năng “Chi mua ngoài có hóa đơn” thường dùng để ghi nhận các khoản chi tiêu có hóa đơn kèm theo phát sinh ngoài các hợp đồng mua bán chính thức, bao gồm mua văn phòng phẩm, các dịch vụ thuê ngoài (quảng cáo, vận chuyển, tư vấn…), điện nước internet, bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa…

Điều kiện cần thiết:

Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Nghiệp vụ > Phiếu chi. Bạn có thể xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã khai báo tài khoản ngân hàng (đối với phương thức thanh toán tiền gửi). Bạn có thể xem hướng dẫn Thêm tài khoản ngân hàng tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình chi tiết phiếu chi

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền mặt - Tiền gửi. Bạn nhấp chọn mục Phiếu chi trong menu con. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu chi.
Nhấn nút + Thêm phiếu chi màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách Phiếu chi, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm phiếu chi.

Bước 2: Khai báo thông tin

1. Lựa chọn phương thức và Lý do thanh toán

Phương thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi tùy theo hình thức thanh toán.
Lý do thanh toán: Chọn Chi mua ngoài có hóa đơn.

2. Khai báo Thông tin chung

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Nhà cung cấp (Mặc định và có thể tùy chỉnh)
Mã đối tượng*	Tìm kiếm và chọn Mã đối tượng đã khai báo hoặc chọn (+) Thêm mới để thêm nhanh đối tượng
Tên đối tượng	Sau khi chọn Mã đối tượng, phần mềm sẽ tự động điền Tên đối tượng
Số tài khoản đi* (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của bạn
Số tài khoản đến (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của đối tượng
Nội dung thanh toán	Nội dung thanh toán tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Chi mua ngoài có hóa đơn cho” + “Tên đối tượng” (Có thể tùy chỉnh)
Ngày hạch toán*	Nhập ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
Ngày chứng từ*	Nhập ngày chứng từ
Số chứng từ*	Phần mềm sẽ tự sinh số chứng từ

Lưu ý:

Những trường thông tin có dấu * đỏ là những trường thông tin bắt buộc điền.
Tính năng thêm nhanh đối tượng sẽ không cung cấp đầy đủ trường thông tin khai báo. Sau khi thêm nhanh đối tượng, bạn cần bổ sung thêm thông tin đối tượng trong phân hệ Danh mục.
Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán. Nếu nhập ngày bằng hoặc trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ báo lỗi.
Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ.

3. Khai báo Chi tiết thanh toán

Diễn giải: Diễn giải tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Chi mua ngoài có hóa đơn cho” + “Tên đối tượng” và có thể tuỳ chỉnh.
Tại cột Số tiền trả, nhập Số tiền trả.
Tại cột Khoản mục phí, chọn phân loại Khoản mục phí cho chứng từ. Khi chọn lí do thanh toán, phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPMH - Chi phí mua hàng". Hoặc bạn có thể chọn Khoản mục phí theo mục đích quản lý.

Bước 3: Hoàn tất phiếu chi

Kiểm tra lại thông tin phiếu chi đã khai báo và tổng tiền thanh toán.

Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu chi thành công”.
Chọn Lưu & thêm: Lưu thông tin phiếu chi vừa nhập và tiếp tục thêm phiếu chi mới.
Chọn Hủy: Hủy phiếu chi và quay lại màn hình danh sách.

Lưu ý:

Sau khi Lưu thông tin, phiếu chi đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện ghi sổ để hạch toán và ghi nhận số tiền trả trên báo cáo.