Xử lý tình huống chuyển công nợ trên Sapo Accounting

Bài viết hướng dẫn xử lý các tình huống chuyển công nợ thường gặp, đồng thời giải đáp câu hỏi và thông báo lỗi có thể phát sinh trong quá trình thao tác.

Điều kiện tiên quyết:

Phiên bản áp dụng: Sapo Accounting (Hộ kinh doanh).
Phân quyền: Tài khoản đã được cấp quyền Nghiệp vụ > Tổng hợp > Chuyển công nợ.
Chi nhánh: Đang thao tác trên chi nhánh lập phiếu. Bạn chỉ có thể Sửa, Xóa, Ghi sổ hoặc Bỏ ghi phiếu tại đúng chi nhánh đã tạo ra phiếu đó; chi nhánh con chỉ được xem.
Danh mục đối tượng: Đối tượng nhận công nợ là khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên tương ứng với nghiệp vụ; đã có trong danh mục và đang ở trạng thái hoạt động. Đối tượng chuyển và đối tượng nhận phải cùng một nhóm và không được trùng nhau.
Chứng từ công nợ: Đối tượng chuyển công nợ đã phát sinh chứng từ công nợ đã ghi sổ và chưa thanh toán hết. Không thể đưa vào phiếu các chứng từ nháp, chứng từ đã hủy, chứng từ đã đối trừ hết công nợ hoặc chứng từ đang nằm trong phiếu Chuyển công nợ hoặc Bù trừ công nợ khác ở trạng thái nháp.
Kỳ kế toán: Ngày hạch toán của phiếu không được rơi vào kỳ kế toán đã khóa sổ.
Vị trí tính năng: Trên thanh menu bên trái, chọn Tổng hợp, chọn Nghiệp vụ khác, mở tab Chuyển công nợ, sau đó nhấn Thêm chuyển công nợ. Mọi tình huống trong bài đều bắt đầu tại màn hình này.

1. Xử lý các tình huống chuyển công nợ

Ba tình huống dưới đây là những ca hay gặp nhất của hộ kinh doanh. Bạn đối chiếu xem mình đang rơi vào trường hợp nào rồi làm theo đúng các bước.

Tình huống 1: Chuyển công nợ COD sang đơn vị vận chuyển

Trường hợp áp dụng

Bạn bán 5 đơn hàng COD cho 5 khách lẻ, mỗi đơn 20.000.000đ, tổng 100.000.000đ. Shipper (Giao hàng tiết kiệm, Viettel Post, Ship Tiktok…) đi giao hàng và thu tiền hộ bạn.

Lúc đầu: 5 khách lẻ đang nợ bạn tiền hàng.
Sau khi giao hàng thành công: khách đã trả tiền cho shipper rồi — khách không còn nợ bạn nữa. Người đang giữ tiền của bạn và phải chuyển trả về là shipper.
Vì sao cần chuyển nợ: để sổ sách phản ánh đúng người sẽ trả tiền, và để khi đối soát với shipper thì số liệu trên phần mềm khớp với bảng đối soát họ gửi.

Lưu ý:

Chỉ chuyển nợ khi đơn đã giao thành công và shipper đã xác nhận thu hộ (có bảng đối soát). Đơn đang trên đường giao hoặc đơn hoàn thì tiền vẫn là khách nợ, chưa chuyển.

Các chứng từ phát sinh trên phần mềm

Chứng từ	Vai trò
Đơn bán hàng (5 đơn của 5 khách)	Chứng từ gốc — đã có sẵn, chỉ kiểm tra
Phiếu chuyển công nợ	Chứng từ chính cần lập
Phiếu thu tiền của shipper	Ghi nhận tiền shipper chuyển về
Chứng từ mua dịch vụ (nếu shipper trừ phí ship)	Ghi nhận khoản phí vận chuyển
Phiếu bù trừ công nợ (nếu shipper trừ phí ship)	Cấn phần shipper giữ lại với khoản phí

Cách thực hiện

Kiểm tra đơn bán hàng

Trước khi chuyển nợ, rà lại các đơn COD trong kỳ đối soát:

Đơn đã giao thành công và shipper đã xác nhận thu hộ trên bảng đối soát thì đưa vào phiếu chuyển công nợ. Bạn có thể đánh dấu nguồn đơn hàng tại thời điểm tạo chứng từ bán hàng để thuận tiện khi lọc.
Không chuyển các đơn đang trên đường giao, đơn hoàn hoặc đơn khách đã tự trả tiền mặt; các khoản này vẫn được theo dõi theo công nợ của khách.
Đơn phải đã ghi sổ. Đơn còn ở trạng thái nháp sẽ không xuất hiện trong danh sách chọn.

Lập phiếu chuyển công nợ

Trên thanh menu bên trái, chọn Tổng hợp, chọn Nghiệp vụ khác, mở tab Chuyển công nợ, sau đó nhấn Thêm chuyển công nợ.

a. Phần thông tin chung của chứng từ

Nghiệp vụ: Chọn Chuyển nợ khách hàng.
Mã đối tượng nhận: Chọn đơn vị vận chuyển, ví dụ Giao hàng tiết kiệm.
Diễn giải: Nhập nội dung, ví dụ Chuyển công nợ cho đơn vị vận chuyển COD kỳ tháng 01/2026.
Đính kèm chứng từ: Tải lên bảng đối soát hoặc biên bản đối soát của đơn vị vận chuyển.

Lưu ý:

Shipper phải được khai báo sẵn là khách hàng trong danh mục thì mới chọn được ở ô Mã đối tượng nhận.

b. Tab Chi tiết chuyển công nợ — lọc và chọn khách cần chuyển

Đặt bộ lọc cho khớp bảng đối soát:
Loại chứng từ: chọn Bán hàng.
Ngày hạch toán: đúng khoảng thời gian của kỳ đối soát (ví dụ 01/01/2026 \- 31/01/2026).
Nguồn đơn hàng: chọn nguồn tương ứng nếu bạn bán nhiều kênh (sàn, website, tại quầy).
Nhấn Lọc dữ liệu. Danh sách chỉ được cập nhật theo điều kiện lọc sau khi bạn nhấn nút này.
Tích chọn 5 khách lẻ cần chuyển. Phần mềm tự lấy toàn bộ đơn hàng còn nợ của từng khách trong khoảng lọc đó.

c. Cửa sổ Sửa danh sách chứng từ — loại bớt đơn không chuyển

Nhấn Sửa danh sách chứng từ trên dòng khách cần xử lý.
Toàn bộ đơn hàng trong cửa sổ đã được tích chọn sẵn. Bỏ tích ô vuông đầu dòng của các đơn đã loại ở Chứng từ 1\.
Đối chiếu dòng Tổng trong cửa sổ với số tiền của khách đó trên bảng đối soát, rồi nhấn Cập nhật.

d. Kiểm tra và lưu

Đối chiếu khung Tổng tiền chuyển nợ với tổng tiền trên bảng đối soát — ví dụ 100.000.000.
Nhấn Lưu.

Quan trọng:

Số tiền chuyển của từng đơn hàng do phần mềm tự lấy đúng bằng số còn nợ, bạn không nhập tay được. Muốn giảm tổng tiền thì bỏ bớt đơn hàng ra khỏi phiếu, chứ không sửa số tiền.

Lập phiếu thu tiền của đơn vị vận chuyển

Khi shipper chuyển tiền về:

Lập Phiếu thu cho đối tượng shipper, số tiền đúng bằng số thực nhận — ví dụ 98.000.000đ (shipper giữ lại 2.000.000đ phí ship).
Chọn thẳng phiếu chuyển công nợ vừa lập làm chứng từ cần thu ngay lúc tạo phiếu thu.
Ghi sổ phiếu thu. Phần mềm tự động trừ ngược số tiền nhận được về từng đơn hàng của từng khách, theo thứ tự: khách nào được thêm vào phiếu trước thì trừ trước, trong mỗi khách thì đơn cũ nhất trừ trước.
Kết quả với ví dụ trên: 4 khách đầu được ghi nhận thu đủ, khách thứ 5 còn treo 2.000.000đ.

Lập chứng từ mua dịch vụ khi đơn vị vận chuyển trừ phí

Lập chứng từ mua dịch vụ cho đối tượng shipper, số tiền 2.000.000đ — ghi nhận khoản phí vận chuyển bạn phải trả shipper.
Ghi sổ. Lúc này shipper vừa còn nợ bạn 2.000.000đ (phần chưa chuyển về), vừa được bạn nợ 2.000.000đ (phí ship).

Lập phiếu bù trừ công nợ khi đơn vị vận chuyển trừ phí

Trên thanh menu bên trái, chọn Tổng hợp, chọn Nghiệp vụ khác, mở tab Bù trừ công nợ, sau đó lập phiếu cho đối tượng shipper.
Chọn phiếu chuyển công nợ (phần còn lại 2.000.000đ) ở vế cần thu, và chứng từ mua dịch vụ ở vế cần trả.
Ghi sổ. Sau bước này cả hai bên đều hết nợ, kỳ đối soát đóng lại trọn vẹn.

Kết quả ghi nhận trên hệ thống

Đối tượng	Kết quả	Màn hình kiểm tra
5 khách lẻ	Tiền khách nợ về 0 ngay khi phiếu được ghi sổ. Các đơn hàng gốc không còn hiện trên màn Thu tiền của khách.	Danh mục Khách hàng > chi tiết khách > tab Chứng từ công nợ
Shipper	Xuất hiện một khoản phải thu mới đúng bằng tổng tiền chuyển (100.000.000đ)	Danh mục Khách hàng > chi tiết shipper > tab Chứng từ công nợ
Toàn bộ	Tổng tiền khách nợ của cửa hàng không đổi, chỉ đổi tên người nợ	Báo cáo > Báo cáo công nợ phải thu

Tình huống 2: Chuyển công nợ giữa hai khách hàng hoặc hai nhà cung cấp

Trường hợp áp dụng

Chiều khách hàng: Khách A còn nợ bạn 2 hóa đơn: 10.000.000đ và 5.000.000đ, tổng 15.000.000đ. Hai bên thỏa thuận khách B sẽ trả thay (B là công ty mẹ, bên nhận chuyển nhượng hợp đồng, hoặc đơn vị sáp nhập với A). Từ nay bạn đòi tiền B, không đòi A nữa.
Chiều nhà cung cấp: Bạn đang nợ tiền hàng nhà cung cấp A 15.000.000đ. Nhà cung cấp A sáp nhập vào hoặc chuyển giao cho nhà cung cấp B. Từ nay bạn trả tiền cho B.

Lưu ý:

Việc đổi người trả nợ phải có biên bản thỏa thuận giữa các bên (bạn, bên A, bên B). Hãy đính kèm biên bản này vào phiếu chuyển công nợ.

Các chứng từ phát sinh trên phần mềm

Chứng từ — chiều khách hàng	Chứng từ — chiều nhà cung cấp	Vai trò
Chứng từ bán hàng của khách A	Chứng từ bán hàng của nhà cung cấp A	Chứng từ gốc — đã có sẵn, chỉ kiểm tra
Phiếu chuyển công nợ	Phiếu chuyển công nợ	Chứng từ chính cần lập
Phiếu thu tiền của khách B	Phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp B	Ghi nhận dòng tiền thực tế

Cách thực hiện

Kiểm tra chứng từ công nợ gốc của bên A

Xác định đúng những chứng từ công nợ nằm trong phạm vi biên bản thỏa thuận — ví dụ 2 chứng từ công nợ 10.000.000đ và 5.000.000đ.
Chứng từ công nợ phải đã ghi sổ và chưa thanh toán hết thì mới chuyển được.
Nếu bên A còn chứng từ công nợ khác không thuộc thỏa thuận, ghi nhớ để loại ra ở bước sau.

Lập phiếu chuyển công nợ

Trên thanh menu bên trái, chọn Tổng hợp, chọn Nghiệp vụ khác, mở tab Chuyển công nợ, sau đó nhấn Thêm chuyển công nợ.

a. Phần thông tin chung của chứng từ

Nghiệp vụ: chọn Chuyển nợ khách hàng (nếu là tiền khách nợ bạn) hoặc Chuyển nợ nhà cung cấp (nếu là tiền bạn nợ nhà cung cấp).
Mã đối tượng nhận: chọn đối tượng B.
Diễn giải: Chuyển công nợ theo biên bản thỏa thuận ngày…
Đính kèm chứng từ: tải lên biên bản thỏa thuận giữa các bên.

Cảnh báo:

Người nhận nợ không được trùng với người chuyển nợ. Và chỉ chuyển được trong cùng nhóm: khách hàng sang khách hàng, nhà cung cấp sang nhà cung cấp — không chuyển tiền khách nợ thành tiền nợ nhà cung cấp.

b. Tab Chi tiết chuyển công nợ — chọn bên A

Tích chọn đối tượng A (khách A hoặc nhà cung cấp A tùy thuộc vào nghiệp vụ để hiển thị chứng từ tương ứng). Phần mềm tự đưa toàn bộ hóa đơn còn nợ của A vào phiếu.

c. Cửa sổ Sửa danh sách chứng từ — đối chiếu lại

Nhấn Sửa danh sách chứng từ trên dòng của A.
Xác nhận đúng 2 hóa đơn 10.000.000đ và 5.000.000đ đang được tích chọn, dòng Tổng hiển thị 15.000.000đ.
Bỏ tích các chứng từ công nợ ngoài phạm vi thỏa thuận, rồi nhấn Cập nhật.

d. Kiểm tra và lưu

Khung Tổng tiền chuyển nợ hiển thị 15.000.000.
Nhấn Lưu.

Lập phiếu thu hoặc phiếu chi cho bên B

Khi bên B thanh toán:

Chiều khách hàng: Khi B trả 12.000.000đ, lập Phiếu thu cho B và chọn trực tiếp phiếu chuyển công nợ làm chứng từ cần thu ngay khi tạo phiếu.
Chiều nhà cung cấp: Khi trả tiền cho B, lập Phiếu chi và chọn trực tiếp phiếu chuyển công nợ làm chứng từ cần trả.
Ghi sổ chứng từ. Phần mềm tự trừ về hóa đơn cũ nhất trước: hóa đơn 10.000.000đ hết nợ, hóa đơn 5.000.000đ còn treo 3.000.000đ.

Kết quả ghi nhận trên hệ thống

Đối tượng	Kết quả	Màn hình kiểm tra
Bên A (người chuyển)	Hết nợ ngay khi ghi sổ; các hóa đơn gốc không còn hiển thị trên màn Thu tiền hoặc Trả tiền của A	Mở danh mục Khách hàng hoặc Nhà cung cấp, chọn chi tiết A, sau đó mở tab Chứng từ công nợ.
Bên B (người nhận)	Có khoản cần thu hoặc cần trả mới 15.000.000đ; sau khi thanh toán 12.000.000đ thì còn 3.000.000đ	Mở chi tiết B, sau đó chọn tab Chứng từ công nợ.

Tình huống 3: Chuyển một phần công nợ theo từng chứng từ

Trường hợp áp dụng

Khách A đang có nhiều khoản với bạn, nhưng chỉ một phần được chuyển sang người khác. Ví dụ khách A có:

Chứng từ bán hàng 10.000.000đ — cần chuyển cho khách B trả thay.
Chứng từ bán hàng 5.000.000đ — cần chuyển cho khách B trả thay.
Một khoản khách A đã đặt cọc trước 4.000.000đ — giữ lại, vẫn theo dõi ở tên khách A.

Phạm vi phần mềm cho phép chuyển

Phần mềm cho bạn chọn đến từng chứng từ, chứ không chia nhỏ số tiền trong một chứng từ:

Có thể: Chuyển 2 chứng từ, giữ lại khoản đặt cọc; khi đó, 15.000.000đ được chuyển và 4.000.000đ vẫn được theo dõi theo khách A.
Có thể: Khách có 20 đơn nhưng chỉ chuyển 12 đơn thuộc kỳ đối soát tháng này.
Không thể: Tách một chứng từ công nợ 10.000.000đ thành 6.000.000đ chuyển cho B và 4.000.000đ giữ ở A. Ô Số tiền trên phiếu chỉ dùng để xem và không thể chỉnh sửa; mỗi chứng từ luôn chuyển toàn bộ số tiền còn nợ.

Các chứng từ phát sinh:

Chứng từ	Vai trò
Các chứng từ công nợ của khách A (2 hóa đơn và 1 khoản đặt cọc)	Chứng từ gốc đã có sẵn, cần phân loại khoản chuyển và khoản giữ lại
Phiếu chuyển công nợ	Chứng từ chính cần lập

Cách thực hiện

Phân loại chứng từ công nợ của khách A

Lập bảng phân loại trước khi thao tác trên phần mềm:

Chứng từ của khách A	Số tiền	Quyết định
Hóa đơn bán hàng	10.000.000đ	Chuyển cho khách B
Hóa đơn bán hàng	5.000.000đ	Chuyển cho khách B
Khoản khách A đặt cọc trước	4.000.000đ	Giữ lại ở tên khách A

Lập phiếu chuyển công nợ

Trên thanh menu bên trái, chọn Tổng hợp, chọn Nghiệp vụ khác, mở tab Chuyển công nợ, sau đó nhấn Thêm chuyển công nợ.

a. Phần thông tin chung của chứng từ

Nghiệp vụ: chọn Chuyển nợ khách hàng.
Mã đối tượng nhận: chọn khách B.
Diễn giải: ghi rõ phạm vi chuyển, ví dụ Chuyển 2 hóa đơn bán hàng theo thỏa thuận, giữ lại khoản đặt cọc.

b. Tab Chi tiết chuyển công nợ — lọc để thu hẹp đúng nhóm chứng từ

Tại Loại chứng từ, chọn Bán hàng. Danh sách chỉ còn hóa đơn bán hàng và khoản đặt cọc tự động không được đưa vào phiếu.
Hoặc đặt Ngày hạch toán đúng kỳ cần chuyển.
Nhấn Lọc dữ liệu để áp dụng, rồi tích chọn khách A.

c. Cửa sổ Sửa danh sách chứng từ — bỏ bớt từng chứng từ không muốn chuyển

Nhấn Sửa danh sách chứng từ trên dòng khách A.
Toàn bộ chứng từ đã được tích chọn sẵn. Bỏ tích ô vuông đầu dòng của chứng từ muốn giữ lại ở tên khách A.
Theo dõi dòng Tổng trong cửa sổ; đây chính là số tiền sẽ được chuyển. Nhấn Cập nhật.

Lưu ý:

Không được bỏ tích hết chứng từ của một khách. Nếu không muốn chuyển khách đó nữa, hãy xóa cả dòng khách ra khỏi phiếu.

d. Kiểm tra và lưu

Kiểm tra Tổng tiền chuyển nợ là 15.000.000, sau đó nhấn Lưu.

Xử lý khi cần tách số tiền của một chứng từ

Cách 1 — Lập Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho phần đó trước: Nếu khách A đã thực trả 4.000.000đ, hãy lập phiếu thu cho khoản đó trước. Số còn nợ của hóa đơn giảm còn 6.000.000đ; sau đó mới lập phiếu chuyển công nợ để phần mềm chuyển đúng 6.000.000đ.
Cách 2 — Tách chứng từ gốc: nếu kỳ kế toán chưa khóa sổ, tách đơn hàng gốc thành 2 chứng từ theo đúng thỏa thuận, rồi chuyển chứng từ cần chuyển.

Cảnh báo:

Đừng lập phiếu thu khống để "ép" số tiền còn nợ về đúng mức muốn chuyển. Việc này tạo ra khoản thu không có thật trên sổ và sai lệch khi đối chiếu công nợ với khách.

Kết quả ghi nhận trên hệ thống

Đối tượng	Kết quả	Màn hình kiểm tra
Khách A	Chỉ giảm đúng phần đã chuyển (15.000.000đ). Khoản đặt cọc 4.000.000đ vẫn còn ở tên khách A và dùng bình thường cho đơn sau.	Chi tiết khách A > tab Chứng từ công nợ
Khách B	Nhận khoản cần thu mới 15.000.000đ	Chi tiết khách B > tab Chứng từ công nợ
Phiếu chuyển công nợ	Cột Tổng công nợ của khách A trên phiếu bằng đúng tổng các chứng từ đã giữ lại trong phiếu	Mở chi tiết phiếu, chọn tab Chi tiết chuyển công nợ, sau đó nhấn Xem danh sách chứng từ.

2. Câu hỏi thường gặp

Vì sao cột Tổng tiền hoặc Số tiền hiển thị số màu đỏ trong ngoặc đơn?

Số trong ngoặc đơn màu đỏ, ví dụ (1.322.500), là số âm. Số dương nghĩa là đối tượng đang còn nợ, tương ứng với khoản cần thu hoặc cần trả. Số âm nghĩa là chứng từ được chuyển là khoản ứng trước, trả thừa hoặc trả lại hàng, tức phần hộ kinh doanh đang nợ lại đối tượng đó.

Cả hai loại đều có thể chuyển và phiếu vẫn hợp lệ. Hệ thống chuyển nguyên trạng từng chứng từ sang đối tượng nhận, không tự cấn trừ chứng từ âm với chứng từ dương của cùng một đối tượng. Sau khi ghi sổ, đối tượng nhận có 2 dòng công nợ ngược chiều: dòng dương là khoản cần thu hoặc cần trả; dòng âm là khoản ứng trước được kế thừa.

Vì sao xuất hiện thông báo “{x} đối tượng không có chứng từ thỏa điều kiện lọc nên không được thêm vào phiếu”?

Bạn đã tích chọn đối tượng trước, sau đó thay đổi Loại chứng từ, Ngày hạch toán hoặc Nguồn đơn hàng, khiến đối tượng đó không còn chứng từ nào thỏa mãn điều kiện mới. Dòng đối tượng hiển thị nhãn “Không còn chứng từ thỏa điều kiện lọc” và bị loại khỏi phiếu.

Để xử lý, hãy nới rộng điều kiện lọc, chẳng hạn mở rộng khoảng Ngày hạch toán hoặc bỏ điều kiện Loại chứng từ. Sau đó, nhấn Lọc dữ liệu và chọn lại đối tượng.

Vì sao đối tượng có công nợ nhưng không xuất hiện trong danh sách chọn?

Kiểm tra lần lượt các điều kiện sau:

Đối tượng đang ở trạng thái hoạt động.
Đối tượng thuộc đúng nhóm của Nghiệp vụ đã chọn.
Đối tượng chuyển không trùng với Mã đối tượng nhận.
Chứng từ công nợ đã ghi sổ, chưa bị hủy và chưa được đối trừ hết.
Chứng từ không nằm trong phiếu chuyển công nợ hoặc phiếu bù trừ công nợ khác đang ở trạng thái nháp.

Vì sao không còn thấy hóa đơn gốc của khách hàng cũ trên màn Thu tiền sau khi chuyển công nợ?

Đây là hoạt động đúng của hệ thống. Ngay khi phiếu chuyển công nợ được ghi sổ, chứng từ gốc của đối tượng chuyển được ẩn khỏi các màn Thu tiền, Trả tiền và Đối trừ để tránh ghi nhận thu hoặc chi trùng. Khoản nợ được hiển thị theo đối tượng nhận; bạn cần lập phiếu thu hoặc phiếu chi cho đối tượng này.

Sổ chi tiết công nợ và báo cáo lịch sử vẫn hiển thị đầy đủ chứng từ gốc. Nếu Bỏ ghi phiếu chuyển công nợ, chứng từ gốc sẽ hiển thị lại trên các màn hình tương ứng.

Vì sao không thể bỏ ghi phiếu chuyển công nợ khi hệ thống báo phiếu đã phát sinh đối trừ?

Đối tượng nhận đã thanh toán một phần hoặc toàn bộ khoản nợ nhận chuyển giao. Hệ thống hiển thị danh sách chứng từ liên quan cần xử lý trước. Bạn cần hủy đối trừ các chứng từ thanh toán đó trên màn Đối trừ chứng từ của đối tượng nhận, sau đó thực hiện lại thao tác Bỏ ghi.

Lưu ý:

Số tiền chuyển của từng chứng từ là toàn bộ công nợ còn lại của chứng từ đó. Hệ thống tự lấy số tiền và không cho phép chỉnh sửa. Nếu không muốn chuyển toàn bộ số còn nợ của chứng từ, hãy loại chứng từ đó khỏi phiếu.
Thứ tự các đối tượng trên phiếu quyết định thứ tự đối trừ khi đối tượng nhận thanh toán. Hệ thống phân bổ tiền theo từng đối tượng chuyển theo đúng thứ tự trên phiếu; trong mỗi đối tượng, chứng từ có ngày hạch toán cũ nhất được ưu tiên trước.
Chuyển công nợ là nghiệp vụ kinh tế có thật, có phát sinh bút toán và không phải công cụ sửa sai dữ liệu. Nếu ghi nhầm đối tượng và kỳ kế toán chưa khóa sổ, hãy sửa trực tiếp trên chứng từ gốc. Chỉ dùng phiếu chuyển công nợ khi chứng từ gốc không còn sửa được, vì phiếu làm phát sinh thêm số liệu Nợ/Có trên sổ chi tiết công nợ của cả hai đối tượng.
Nên đính kèm chứng từ làm căn cứ cho mọi phiếu chuyển công nợ, chẳng hạn biên bản đối soát với đơn vị vận chuyển, biên bản thỏa thuận chuyển giao nghĩa vụ giữa các bên hoặc biên bản bàn giao tạm ứng. Đây là căn cứ giải trình khi đối chiếu công nợ và quyết toán thuế.
Phiếu chuyển công nợ chỉ chuyển trong cùng một nhóm tài khoản công nợ, chẳng hạn từ khách hàng sang khách hàng hoặc từ nhân viên sang nhân viên; không chuyển chéo giữa các nghiệp vụ. Ví dụ, nếu nhân viên nghỉ việc nhưng không bàn giao khoản tạm ứng cho người khác, không sử dụng tính năng này. Khoản tạm ứng phải được xử lý bằng nghiệp vụ khấu trừ lương, thu hồi hoặc kết chuyển sang khoản phải thu khác.
Chuyển công nợ khác Bù trừ công nợ. Chuyển công nợ dịch chuyển số dư giữa 2 đối tượng trên cùng một tài khoản; bù trừ công nợ cấn trừ khoản phải thu với khoản phải trả. Hãy chọn đúng tab tương ứng với nghiệp vụ cần thực hiện.

Bảng thông báo lỗi thường gặp

Nội dung thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Nghiệp vụ không được để trống	Chưa chọn Nghiệp vụ	Chọn nghiệp vụ chuyển nợ tại phần thông tin chung của phiếu.
Đối tượng nhận công nợ không được để trống	Chưa chọn Mã đối tượng nhận	Chọn đối tượng nhận công nợ.
Phiếu phải có ít nhất 1 chứng từ công nợ	Chưa chọn đối tượng, hoặc đã loại hết chứng từ	Chọn lại đối tượng và giữ ít nhất 1 chứng từ.
Đối tượng nguồn và đích không được trùng nhau	Đối tượng chuyển trùng với đối tượng nhận	Chọn lại đối tượng nhận khác.
Đối tượng không hoạt động	Đối tượng chuyển hoặc nhận đã ngừng hoạt động	Kích hoạt lại đối tượng trong danh mục, hoặc chọn đối tượng khác.
Ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa sổ	Ngày hạch toán thuộc kỳ đã khóa	Đổi ngày hạch toán, hoặc điều chỉnh ngày khóa sổ.
Chứng từ đã tham gia phiếu chuyển nợ khác chưa ghi sổ	Chứng từ đang nằm trong một phiếu chuyển công nợ hoặc bù trừ công nợ nháp khác	Ghi sổ hoặc xóa phiếu nháp đang giữ chứng từ đó, rồi lập lại phiếu.
Có {n} chứng từ không đủ điều kiện chuyển công nợ	Trạng thái chứng từ thay đổi kể từ lúc bạn tải danh sách (đã thanh toán hết, bị hủy, bị bỏ ghi sổ…)	Nhấn Loại toàn bộ khỏi phiếu trong cửa sổ thông báo rồi nhấn Lưu lại.
Mỗi phiếu chỉ được chọn tối đa 250 đối tượng chuyển công nợ	Vượt giới hạn số đối tượng trên 1 phiếu	Lọc lại danh sách hoặc tách thành nhiều phiếu.
Phiếu đã ghi sổ, vui lòng Bỏ ghi sổ trước khi xóa	Xóa phiếu đã ghi sổ	Thực hiện Bỏ ghi trước, sau đó Xóa.
Bạn không có quyền truy cập tính năng Chuyển công nợ đối tượng	Tài khoản chưa được cấp quyền	Liên hệ chủ hộ kinh doanh hoặc quản trị viên để cấp quyền Chuyển công nợ trong nhóm Nghiệp vụ, mục Tổng hợp.
File đính kèm chỉ hỗ trợ định dạng .pdf, .jpg, .png	Sai định dạng tệp đính kèm	Chuyển tệp về đúng định dạng, dung lượng dưới 5MB.

Trợ lý Sapo