Bù trừ công nợ trên phần mềm Sapo Accounting

Khi cùng một đối tượng vừa mua hàng của bạn, vừa cung cấp hàng/dịch vụ cho bạn, sẽ phát sinh 2 khoản nợ đồng thời. Bù trừ công nợ là việc cấn trừ 2 khoản nợ này với nhau. Kết quả là chỉ còn một khoản chênh lệch ròng cần thanh toán — bên nào nợ nhiều hơn thì trả phần vượt đó. Màn hình Danh sách bù trừ công nợ là nơi tập trung toàn bộ các phiếu bù trừ, giúp bạn cấn trừ số tiền đối tượng đang nợ bạn với số tiền bạn đang nợ họ một cách nhanh chóng, chính xác mà không cần thực hiện hai giao dịch thanh toán riêng lẻ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản Sapo Accounting của bạn đã được phân quyền truy cập và thao tác đối với tính năng Tổng hợp > Bù trừ công nợ.

Bước 1: Truy cập danh sách bù trừ công nợ

Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Accounting, bạn chọn Bán hàng/Mua hàng > hệ thống hiển thị menu con, bạn nhấp chọn Bù trừ công nợ.

Bước 2: Tìm kiếm và lọc phiếu bù trừ công nợ

Tại giao diện danh sách, bạn sử dụng các công cụ được thiết kế ở thanh cổng lọc phía trên bảng dữ liệu để tìm kiếm nhanh chứng từ:

Tìm kiếm theo từ khóa: Nhập thông tin vào ô “Tìm theo số chứng từ hoặc diễn giải” để tìm kiếm nhanh theo mã phiếu (ví dụ: BTCN000123) hoặc nội dung ghi chú diễn giải của phiếu.
Lọc theo Nhà cung cấp / Khách hàng: Nhấp chọn vào ô bộ lọc tương ứng để tìm kiếm các phiếu bù trừ gắn với một đối tượng cụ thể.
Bộ lọc khác: Nhấp vào nút [Bộ lọc khác] để mở rộng các điều kiện nâng cao như: Ngày bù trừ, Trạng thái ghi sổ, Xem mọi chi nhánh.

Bước 3: Cấu hình hiển thị cột trên danh sách

Để điều chỉnh giao diện hiển thị, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng [⚙️] ở góc phải thanh bộ lọc để mở popup Điều chỉnh cột hiển thị.

Thêm cột hiển thị (Cột bên trái): Tích chọn các thông tin muốn hiển thị thêm bao gồm Người tạo, Ngày tạo, Mã nhà cung cấp, Mã khách hàng.
Sắp xếp cột hiển thị (Cột bên phải): Giữ và kéo thả các trường thông tin để thay đổi thứ tự hiển thị từ trái qua phải trên danh sách theo nhu cầu quản trị.

Nhấp Lưu để áp dụng thay đổi, hoặc Quay về mặc định / Hủy để thiết lập lại.

Bước 4: Thực hiện các thao tác quản lý dữ liệu

Bạn có thể tùy chọn xử lý dữ liệu theo hai hình thức dưới đây tùy thuộc vào nhu cầu:

Trường hợp 1: Thao tác trên từng phiếu đơn lẻ

Tại dòng của phiếu bù trừ công nợ cần xử lý, bạn nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm [⋮] ở cuối dòng để chọn hành động tương ứng:

Sửa: Chỉ áp dụng cho phiếu ở trạng thái Nháp.
Ghi sổ: Áp dụng cho phiếu Nháp, giúp ghi nhận ngay chứng từ vào sổ kế toán mà không cần vào màn hình Chi tiết.
Bỏ ghi sổ: Áp dụng cho phiếu Đã ghi sổ, giúp hủy ghi nhận và chuyển trạng thái phiếu quay về Nháp.
Xóa: Chỉ áp dụng cho phiếu Nháp. Sau khi xác nhận xóa, dữ liệu sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống và không thể khôi phục.

Trường hợp 2: Thao tác hàng loạt trên nhiều phiếu

Tích chọn ô checkbox ở đầu dòng các phiếu bù trừ công nợ cần xử lý chung, hệ thống sẽ hiển thị thanh thao tác hàng loạt phía trên bảng dữ liệu.

Ghi sổ hàng loạt: Nhấp chọn để ghi sổ đồng thời các phiếu đang chọn. Hệ thống sẽ chỉ xử lý các phiếu ở trạng thái Nháp và tự động bỏ qua các phiếu đã ghi sổ.
Xóa hàng loạt: Nhấp chọn để xóa đồng thời nhiều phiếu Nháp. Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu xác nhận số lượng phiếu hợp lệ được xóa.

Lưu ý:

Trong quá trình bấm Ghi sổ hoặc Bỏ ghi sổ, nếu ngày của chứng từ nằm trong khoảng thời gian hệ thống đã khóa sổ, màn hình sẽ hiển thị cảnh báo "Kỳ kế toán đã khóa sổ". Bạn cần thực hiện mở lại kỳ kế toán trước khi tiếp tục thao tác xử lý phiếu.

Giải thích các thông tin hiển thị trên bảng dữ liệu

Tên cột	Mô tả chi tiết
Số chứng từ	Mã định danh của phiếu bù trừ công nợ dưới dạng BTCN000XXX.
Ghi sổ	Trạng thái hạch toán của phiếu: Biểu tượng ✓ màu xanh biểu thị đã ghi sổ; biểu tượng − nét đứt màu xám biểu thị phiếu Nháp.
Ngày bù trừ	Ngày thực tế ghi nhận nghiệp vụ cấn trừ công nợ vào hệ thống (định dạng DD/MM/YYYY).
Nhà cung cấp	Tên của đối tượng đóng vai trò là phía phải trả trong nghiệp vụ.
Khách hàng	Tên của đối tượng đóng vai trò là phía phải thu trong nghiệp vụ. Đối với phiếu bù trừ 1 đối tượng, cột này hiển thị trùng tên với cột Nhà cung cấp.
Số tiền	Tổng giá trị bằng tiền được thực hiện bù trừ trong chứng từ.
Diễn giải	Nội dung ghi chú, lý do thực hiện phiếu (hiển thị tối đa 50 ký tự trên màn hình).
Chi nhánh	Tên chi nhánh cửa hàng phát sinh và ghi nhận phiếu bù trừ công nợ này.

Giải đáp thắc mắc về nghiệp vụ bù trừ công nợ trên Sapo Accounting

Dưới đây là tổng hợp các câu hỏi thường gặp và hướng dẫn xử lý chi tiết đối với nghiệp vụ bù trừ công nợ nhằm giúp bạn vận hành phần mềm Sapo Accounting hiệu quả hơn.

Tôi không thấy đối tượng trong danh sách khi tạo Bù trừ 1 đối tượng. Vì sao?

Danh sách thả xuống (dropdown) chỉ hiển thị đối tượng thỏa mãn đồng thời tất cả các điều kiện sau:

Đối tượng được gán cả 2 vai trò: Khách hàng và Nhà cung cấp trong Danh mục đối tượng.
Đối tượng đang có công nợ phải thu (ít nhất 1 chứng từ đã ghi sổ và còn số dư).
Đối tượng đang có công nợ phải trả (ít nhất 1 chứng từ đã ghi sổ và còn số dư).

Nếu thiếu một trong ba điều kiện trên, đối tượng sẽ không hiển thị để thực hiện nghiệp vụ bù trừ 1 đối tượng.

Tôi muốn bù trừ nhưng số tiền phải thu và phải trả không bằng nhau. Có bù trừ được không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể bù trừ một phần. Hệ thống cho phép bạn sửa số tiền bù trừ trên từng dòng chứng từ, miễn là tuân thủ quy tắc:

Số tiền bù trừ trên mỗi dòng phải nhỏ hơn hoặc bằng số dư còn lại của chứng từ đó.
Tổng số tiền bù trừ bên Phải thu phải bằng Tổng số tiền bù trừ bên Phải trả (tổng chênh lệch bằng 0).

Ví dụ:

Khoản phải thu là 100 triệu, khoản phải trả là 30 triệu → Bạn thực hiện bù trừ 30 triệu ở cả 2 bên. Khoản phải thu sẽ còn dư nợ 70 triệu.

Sau khi tạo phiếu bù trừ, số dư công nợ của đối tượng có tự động cập nhật không?

Có, sau khi phiếu bù trừ được Ghi sổ thành công, hệ thống sẽ tự động thực hiện các tác vụ sau:

Giảm số dư phải thu của đối tượng (bên Khách hàng).
Giảm số dư phải trả của đối tượng (bên Nhà cung cấp).
Cập nhật trạng thái "đã bù trừ" trên các chứng từ gốc tham gia vào nghiệp vụ.
Ghi nhận bút toán vào Sổ nhật ký chung.

Lưu ý: Nếu phiếu đang ở trạng thái Nháp (chưa ghi sổ), số dư công nợ của đối tượng sẽ chưa được cập nhật thay đổi.

Tôi muốn xóa phiếu bù trừ đã ghi sổ. Có được không?

Hệ thống không cho phép xóa trực tiếp phiếu đã ghi sổ. Để xóa, bạn cần đưa phiếu về trạng thái Nháp theo các bước:

Vào màn hình Chi tiết phiếu → Bấm nút Bỏ ghi sổ. Lúc này phiếu chuyển về trạng thái Nháp.
Bấm nút Xóa và xác nhận để hoàn tất.

Cảnh báo:

Thao tác xóa phiếu là hành động vĩnh viễn và không thể khôi phục lại dữ liệu sau khi đã xác nhận.

Bù trừ công nợ có hỗ trợ đính kèm file chứng từ gốc không?

Có. Tại màn hình xác nhận lưu phiếu (sau khi bấm nút Bù trừ), bạn có thể đính kèm các tài liệu liên quan như biên bản thỏa thuận bù trừ hoặc bản scan chứng từ.

Quy định đính kèm file:

Số lượng: Tối đa 5 tệp tin.
Dung lượng: Tối đa 5MB cho mỗi tệp.
Định dạng hỗ trợ: .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xls, .xlsx.

Tôi bán hàng qua Shopee, Shopee thu hộ COD rồi trừ phí. Dùng Bù trừ công nợ xử lý thế nào?

Tùy thuộc vào cách bạn hạch toán hóa đơn bán hàng, hãy chọn một trong hai phương án sau:

Trường hợp 1 - Hóa đơn bán ghi trực tiếp cho Shopee: Thiết lập Shopee vừa là Khách hàng vừa là Nhà cung cấp. Sau đó dùng Bù trừ 1 đối tượng để cấn trừ tiền thu hộ và tiền phí.
Trường hợp 2 - Hóa đơn bán ghi cho Khách hàng cuối: Sử dụng Bù trừ 2 đối tượng. Trong đó Khách hàng là khách hàng cuối và Nhà cung cấp là Shopee. Hệ thống sẽ tự động tạo các bút toán chuyển công nợ và bù trừ tương ứng.

Tôi tạo phiếu Bù trừ 2 đối tượng nhưng chọn nhầm Nhà cung cấp. Có sửa được không?

Không. Hệ thống không hỗ trợ sửa trường Khách hàng hoặc Nhà cung cấp trên phiếu bù trừ 2 đối tượng, kể cả khi phiếu đang ở trạng thái Nháp.

Cách xử lý: Bạn cần thực hiện Xóa phiếu hiện tại và tạo một phiếu mới với thông tin đối tượng chính xác.

Trợ lý Sapo