Thêm mới khách hàng trên phần mềm Sapo Accounting

Chức năng Thêm mới khách hàng giúp bạn tạo và lưu hồ sơ khách hàng mới trên hệ thống, bao gồm các thông tin cơ bản như liên hệ, điều khoản thanh toán, tài khoản ngân hàng và địa chỉ giao hàng. Nhờ đó, việc quản lý và tra cứu thông tin khách hàng trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Khách hàng. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới khách hàng

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Danh mục > Đối tượng, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách khách hàng theo tab Khách hàng.
Nhấn nút + Thêm khách hàng màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách khách hàng, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm mới khách hàng.

Bước 2: Khai báo thông tin khách hàng

1.. Khai báo thông tin chung

Thiết lập Loại khách hàng:

Là Công ty: Tích chọn nếu khách hàng là công ty
Là Cá nhân: Tích chọn nếu khách hàng là cá nhân
Là Hộ kinh doanh: Tích chọn nếu khách hàng là hộ kinh doanh

Lưu ý:

Công ty và Hộ kinh doanh sẽ hiển thị trường thông tin “Mã số thuế” và “Mã số đơn vị có quan hệ ngân sách (ĐVQHNS)”.
Cá nhân sẽ hiển thị trường thông tin “Số CCCD”.

Thiết lập Nhóm khách hàng, nhà cung cấp:

Chọn Nhóm khách hàng và nhà cung cấp hoặc chọn + Thêm mới để thêm nhanh Nhóm khách hàng và nhà cung cấp.

Thiết lập vai trò:

Tích chọn ô vuông “Là nhà cung cấp” nếu đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp.

Nhập thông tin cơ bản:

Trường thông tin	Mô tả
Tên khách hàng*	Nhập họ và tên đầy đủ của khách hàng.
Mã khách hàng	Mã định danh duy nhất của khách hàng trong hệ thống.
Mã ĐVCQHVNS (Đối với loại hình công ty và hộ kinh doanh)	Mã đơn vị quan hệ (nếu có liên kết giữa nhiều chi nhánh).
Mã số thuế (Đối với loại hình công ty và hộ kinh doanh)	Mã số thuế của khách hàng.
Số CCCD (Đối với loại hình cá nhân)	Số CCCD của khách hàng.
Website	Địa chỉ website của khách hàng (nếu có).
Nhân viên bán hàng	Nhân viên bán hàng chuyên phụ trách khách hàng (nếu có).
Ghi chú	Ghi chú (nếu có).

2. Khai báo các thông tin bổ sung

Khai báo thông tin liên hệ

Trường thông tin	Mô tả
Xưng hô	Chọn xưng hô phù hợp với người liên hệ.
Người đại diện	Họ tên người đại diện pháp lý.
Chức vụ	Chức danh của người đại diện.
Email	Email liên hệ của đại diện.
Số điện thoại	Số điện thoại liên hệ chính.

Khai báo thông tin xuất hóa đơn:

Trường thông tin	Mô tả
Họ và tên	Họ và tên của người nhận hóa đơn.
Email nhận hóa đơn	Địa chỉ email nhận hóa đơn.
Địa chỉ xuất hóa đơn	Địa chỉ thông tin trên hóa đơn.

Thiết lập điều khoản thanh toán

Bạn nhấp vào tab Điều khoản thanh toán để thêm thông tin điều khoản thanh toán của khách hàng.

Điều khoản thanh toán*: Chọn điều khoản thanh toán hoặc chọn + Thêm mới để thêm nhanh Điều khoản thanh toán.
Số ngày được nợ: Nhập số ngày khách hàng được nợ.
Số nợ tối đa: Nhập số tiền nợ tối đa cho phép.

Thiết lập Tài khoản ngân hàng

Bạn nhấp vào tab Tài khoản ngân hàng để thêm thông tin thanh toán công nợ của khách hàng.
Nhấp vào + Thêm tài khoản ngân hàng để khai báo tài khoản ngân hàng.
Điền các thông tin: Tên ngân hàng, Số tài khoản, Chi nhánh.

Lưu ý:

Bạn có thể thêm tối đa 5 tài khoản ngân hàng cho một khách hàng.

Mẹo:

Bạn nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên phải một tài khoản ngân hàng để đặt làm tài khoản mặc định.

Thiết lập địa chỉ giao hàng

Bạn nhấp vào tab Địa chỉ giao hàng để thêm các địa chỉ liên hệ hoặc nhận hàng của khách hàng.
Nhấp vào liên kết + Thêm địa chỉ giao hàng để khai báo địa chỉ giao hàng.
Điền các thông tin chi tiết: Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Xã/Phường, và Địa chỉ (số nhà, tên đường).

Lưu ý:

Bạn có thể thêm tối đa 5 địa chỉ giao hàng cho một khách hàng.

Mẹo:

Bạn nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên phải một địa chỉ để đặt làm địa chỉ mặc định.

Bước 3: Hoàn tất thêm mới

Sau khi đã khai báo đầy đủ thông tin tại các mục, bạn kiểm tra lại một lần nữa, đặc biệt là các trường bắt buộc (có dấu *).

Chọn Lưu để tạo khách hàng. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin chi tiết của khách hàng với trạng thái “Đang hoạt động” và thông báo "Thêm khách hàng [tên khách hàng] thành công".
Chọn Lưu & thêm nếu bạn muốn lưu khách hàng và tiếp tục thêm một khách hàng mới khác. Hệ thống sẽ tự động hiển thị màn hình Thêm mới khách hàng để bạn thao tác.
Chọn Huỷ để huỷ thao tác thêm mới khách hàng và quay về màn hình Danh sách khách hàng.