Thêm mới nhà cung cấp trên phần mềm Sapo Accounting

Chức năng Thêm mới nhà cung cấp giúp bạn tạo và lưu hồ sơ nhà cung cấp mới trên hệ thống, bao gồm các thông tin cơ bản như liên hệ, điều khoản thanh toán, tài khoản ngân hàng và địa chỉ giao hàng. Nhờ đó, việc quản lý và tra cứu thông tin nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Nhà cung cấp. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới nhà cung cấp

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Danh mục. Tại màn hình Danh mục > Đối tượng vừa hiển thị, bạn nhấp chọn tab Nhà cung cấp trên thanh menu đầu trang. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách nhà cung cấp.
Nhấn nút + Thêm nhà cung cấp màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách nhà cung cấp, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm mới nhà cung cấp.

Bước 2: Khai báo thông tin nhà cung cấp

1. Khai báo thông tin chung

Thiết lập Loại nhà cung cấp:

Là Công ty: Tích chọn nếu nhà cung cấp là công ty.
Là Cá nhân: Tích chọn nếu nhà cung cấp là cá nhân.
Là Hộ kinh doanh: Tích chọn nếu nhà cung cấp là hộ kinh doanh.

Lưu ý:

Công ty và Hộ kinh doanh sẽ hiển thị trường thông tin “Mã số thuế” và “Mã số đơn vị có quan hệ ngân sách (ĐVQHNS)”.
Cá nhân sẽ hiển thị trường thông tin “Số CCCD”.

Thiết lập Nhóm khách hàng, nhà cung cấp:

Chọn Nhóm khách hàng và nhà cung cấp hoặc chọn + Thêm mới để thêm nhanh Nhóm khách hàng và nhà cung cấp.

Thiết lập vai trò:

Tích chọn ô vuông “Là khách hàng” nếu đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp.

Nhập thông tin cơ bản:

Trường thông tin	Mô tả
Tên nhà cung cấp*	Nhập họ và tên đầy đủ của nhà cung cấp.
Mã nhà cung cấp	Mã định danh duy nhất của nhà cung cấp trong hệ thống.
Mã ĐVCQHVNS (Đối với loại hình công ty và hộ kinh doanh)	Mã đơn vị quan hệ (nếu có liên kết giữa nhiều chi nhánh).
Mã số thuế (Đối với loại hình công ty và hộ kinh doanh)	Mã số thuế của nhà cung cấp.
Số CCCD (Đối với loại hình cá nhân)	Số CCCD của nhà cung cấp.
Website	Địa chỉ website của nhà cung cấp (nếu có).
Nhân viên mua hàng	Nhân viên mua hàng chuyên phụ trách nhà cung cấp (nếu có).
Ghi chú	Ghi chú (nếu có).

2. Khai báo các thông tin bổ sung

Khai báo thông tin liên hệ

Trường thông tin	Mô tả
Xưng hô	Chọn xưng hô phù hợp với người liên hệ.
Người đại diện	Họ tên người đại diện pháp lý.
Chức vụ	Chức danh của người đại diện.
Email	Email liên hệ của đại diện.
Số điện thoại	Số điện thoại liên hệ chính.

Khai báo thông tin xuất hóa đơn:

Trường thông tin	Mô tả
Họ và tên	Họ và tên của người nhận hóa đơn.
Email nhận hóa đơn	Địa chỉ email nhận hóa đơn.
Địa chỉ xuất hóa đơn	Địa chỉ thông tin trên hóa đơn.

Thiết lập điều khoản thanh toán

Bạn nhấp vào tab Điều khoản thanh toán để thêm thông tin điều khoản thanh toán của nhà cung cấp.

Điều khoản thanh toán*: Chọn điều khoản thanh toán hoặc chọn + Thêm mới để thêm nhanh Điều khoản thanh toán.
Số ngày được nợ: Nhập số ngày nhà cung cấp được nợ.
Số nợ tối đa: Nhập số tiền nợ tối đa cho phép.

Thiết lập Tài khoản ngân hàng

Bạn nhấp vào tab Tài khoản ngân hàng để thêm thông tin thanh toán công nợ của nhà cung cấp.
Nhấp vào + Thêm tài khoản ngân hàng để khai báo tài khoản ngân hàng.
Điền các thông tin: Tên ngân hàng, Số tài khoản, Chi nhánh.

Lưu ý:

Bạn có thể thêm tối đa 5 tài khoản ngân hàng cho một nhà cung cấp.

Mẹo:

Bạn nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên phải một tài khoản ngân hàng để đặt làm tài khoản mặc định.

Thiết lập địa chỉ giao hàng

Bạn nhấp vào tab Địa chỉ giao hàng để thêm các địa chỉ liên hệ hoặc nhận hàng của nhà cung cấp.
Nhấp vào liên kết + Thêm địa chỉ giao hàng để khai báo địa chỉ giao hàng.
Điền các thông tin chi tiết: Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Xã/Phường, và Địa chỉ (số nhà, tên đường).

Lưu ý:

Bạn có thể thêm tối đa 5 địa chỉ giao hàng cho một nhà cung cấp.

Mẹo:

Bạn nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên phải một địa chỉ để đặt làm địa chỉ mặc định.

Bước 3: Hoàn tất thêm mới

Sau khi đã khai báo đầy đủ thông tin tại các mục, bạn kiểm tra lại một lần nữa, đặc biệt là các trường bắt buộc (có dấu *).

Chọn Lưu để tạo nhà cung cấp. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin chi tiết của nhà cung cấp với trạng thái “Đang hoạt động” và thông báo "Thêm nhà cung cấp [tên nhà cung cấp] thành công".
Chọn Lưu & thêm nếu bạn muốn lưu nhà cung cấp và tiếp tục thêm một nhà cung cấp mới khác. Hệ thống sẽ tự động hiển thị màn hình Thêm mới nhà cung cấp để bạn thao tác.
Chọn Huỷ để huỷ thao tác thêm mới nhà cung cấp và quay về màn hình Danh sách nhà cung cấp.