Cấu hình quản lý xuất, nhập file trên Sapo Accounting - Hộ kinh doanh

Màn hình Quản lý xuất, nhập file là nơi giúp bạn theo dõi toàn bộ lịch sử xuất và nhập dữ liệu, tra cứu tiến độ xử lý, kiểm tra nguyên nhân lỗi và tải xuống kết quả hoặc file dữ liệu dễ dàng trên phần mềm Sapo Accounting.

Bước 1: Truy cập màn hình Quản lý xuất, nhập file

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Accounting, bạn nhấp chọn Cấu hình ở góc dưới cùng bên trái màn hình.
• Tại danh sách menu Cấu hình vừa mở ra, bạn nhấp chọn mục Quản lý xuất, nhập file.

Bước 2: Tìm kiếm và lọc danh sách file xuất nhập

Tại thanh bộ lọc ở đầu màn hình Quản lý xuất, nhập file, bạn có thể kết hợp lọc dữ liệu theo các tiêu chí chi tiết sau:

• Chi nhánh: Nhấp vào Chi nhánh > Hệ thống hiển thị hộp thoại tìm kiếm:
  • Nhập tên đơn vị vào ô Tìm kiếm theo đơn vị.
  • Tích chọn vào ô vuông trước Mã đơn vị / Tên đơn vị tương ứng.
  • Nhấp chọn nút Lọc.
• Loại: Nhấp vào Loại > Tích chọn một trong hai lựa chọn:
  • Xuất file
  • Nhập file
  • Nhấp chọn nút Lọc.
• Chức năng: Nhấp vào Chức năng > Tích chọn các chức năng/nghiệp vụ cần tra cứu (danh sách hỗ trợ cuộn xem thêm):
  • Danh mục: Danh mục - Hàng hóa dịch vụ; Danh mục - Nhóm hàng hóa, dịch vụ; Danh mục - Kho; Danh mục - Đơn vị tính; Danh mục - Khách hàng; Danh mục - Nhà cung cấp; Danh mục - Nhân viên; Danh mục - Nhóm khách hàng, nhà cung cấp; Danh mục - Điều khoản thanh toán; Danh mục - Tài khoản ngân hàng; Danh mục - Khoản mục phí.
  • Số dư & Tồn kho: Tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi; Tồn kho đầu kỳ; Công nợ khách hàng; Công nợ nhà cung cấp; Công nợ tạm ứng nhân viên; Công nợ lương nhân viên; CCDC đang sử dụng; Tài sản cố định; Chi phí trả trước; Tổng hợp tồn kho.
  • Sổ sách & Báo cáo: Sổ nhật ký thu tiền; Sổ nhật ký chi tiền; Sổ chi tiết mua hàng; Sổ chi tiết bán hàng; S1-HKD: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng; S2-HKD: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá; S3-HKD: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; S4-HKD: Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN; S5-HKD: Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương; S6-HKD: Sổ quỹ tiền mặt; S7-HKD: Sổ tiền gửi ngân hàng; S2a-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ; S2b-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ; S2c-HKD: Sổ chi tiết doanh thu, chi phí; S2d-HKD: Sổ chi tiết vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; S2e-HKD: Sổ chi tiết tiền; Sổ công nợ phải thu khách hàng; Sổ công nợ phải trả nhà cung cấp; Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra; Bảng kê hóa đơn chịu thuế GTGT và TNCN.
  • Chứng từ & Nghiệp vụ: Chứng từ mua hàng; Hóa đơn mua hàng; Chứng từ trả hàng mua; Chứng từ bán hàng; Chứng từ trả hàng bán; Phếu nhập kho; Phếu xuất kho; Lệnh sản xuất; Phếu thu tiền mặt; Phếu thu tiền gửi; Phếu chi tiền mặt; Phếu chi tiền gửi; Phếu chi giao dịch nội bộ; Dữ liệu phát sinh chi nhánh; Ghi tăng tài sản cố định.
  • Nhấp chọn nút Lọc.
• Người thao tác: Nhấp vào Người thao tác > Hệ thống hiển thị ô Tìm kiếm và danh sách tài khoản người dùng > Tích chọn người thao tác > Nhấp chọn nút Lọc.
• Trạng thái xử lý: Nhấp vào Trạng thái xử lý > Tích chọn một hoặc nhiều trạng thái:
  • Chờ xử lý
  • Đang xử lý
  • Đã xử lý
  • Lỗi xử lý
  • Nhấp chọn nút Lọc.

Bước 3: Xem chi tiết kết quả, tải file và phân trang

Tại danh sách hiển thị kết quả bên dưới, bạn đối chiếu các cột thông tin: Loại, Tên file, Chức năng, Trạng thái xử lý, Thời gian, Người thao tác và Thao tác:

• Xem kết quả nhập file thành công:
  • Đối với các dòng có Loại là Nhập file và Trạng thái xử lý là Đã xử lý, tại cột Thao tác, bạn nhấp chọn Xem kết quả để kiểm tra chi tiết số lượng bản ghi thành công hay thất bại.
• Tải file dữ liệu đã xuất:
  • Đối với các dòng có Loại là Xuất file và Trạng thái xử lý là Đã xử lý, tại cột Thao tác, bạn nhấp chọn Tải xuống để tải file dữ liệu về máy tính.
• Kiểm tra file bị lỗi xử lý:
  • Đối với các dòng có Trạng thái xử lý thể hiện nhãn màu đỏ Lỗi xử lý, tại cột Thao tác sẽ hiển thị biểu tượng thông tin (chữ i trong hình tròn).
  • Bạn rê chuột vào biểu tượng chữ i này, hệ thống sẽ hiển thị một thông báo tooltip chi tiết nguyên nhân lỗi (Ví dụ: "File không có dữ liệu hoặc không đúng định dạng mẫu nhập hàng hóa").
• Tùy chỉnh hiển thị và phân trang (ở góc dưới màn hình):
  • Tổng số bản ghi: Xem tổng số file trong lịch sử (Ví dụ: Từ 1 đến 50 trên tổng 222).
  • Số bản ghi hiển thị trên mỗi trang: Nhấp vào ô chọn số lượng (mặc định hiển thị 50) để thay đổi số lượng bản ghi xem trên một trang thành 20 hoặc 50 kết quả.
  • Chuyển trang: Nhấp chọn các số trang 1, 2, 3, 4, 5... hoặc nút dấu mũi tên > để chuyển sang trang kế tiếp.