Nhận hóa đơn mua vào (Hóa đơn bán hàng) trên Sapo Accounting

Nhận hóa đơn mua vào (Hóa đơn bán hàng) là chức năng ghi nhận hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp để hạch toán chi phí hợp lệ và bổ sung hóa đơn cho chứng từ mua hàng đã ghi nhận trước đó (trường hợp hàng về trước - hóa đơn về sau).

Điều kiện tiên quyết

Các bước thực hiện

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

Truy cập trang chức năng

• Từ Menu bên trái màn hình → Chọn mục Mua hàng → Chọn chức năng Nhận hóa đơn
• Nhấn vào nút Nhận hóa đơn ở góc phải màn hình Danh sách Nhận hóa đơn mua vào

Bước 2: Chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn

Chọn các thông tin tìm kiếm chứng từ mua hàng

• Chọn Nhà cung cấp (bắt buộc)
• Thời gian: Thời gian hạch toán chứng từ mua hàng
• Loại hóa đơn → chọn Hóa đơn bán hàng
• Nhập tìm kiếm theo số chứng từ, diễn giải

Chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn

• Tích chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn
• Nhấn nút Tiếp theo, chuyển đến màn hình Nhận hóa đơn mua hàng.

Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn bán hàng

Tại màn hình Nhận hóa đơn mua hàng, tiến hành nhập những thông tin sau:

Thông tin chứng từ

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

Thông tin nhà cung cấp

• Mã nhà cung cấp, Tên NCC, Mã số thuế, Địa chỉ: Hệ thống tự động điền theo chứng từ mua hàng, có thể chỉnh sửa Địa chỉ
• Diễn giải: Tự động gợi ý, có thể chỉnh sửa

Thông tin hóa đơn bắt buộc

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn bán hàng từ NCC

Bước 4: Khai báo thông tin hàng hóa/dịch vụ

Thông tin hàng hóa

• Hiển thị danh sách và thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên hàng, Giá trị HHDV đã bao gồm thuế) đã nhập ở chứng từ mua hàng, không cho phép chỉnh sửa.
• Nhóm ngành nghề: Chọn nhóm ngành nghề
• Khoản mục phí: Chọn khoản mục phí phù hợp

Thông tin thuế

• Nếu thuộc chính sách giảm thuế: Tích Giảm 20% thuế GTGT theo quy định
• Tiền thuế GTGT giảm trừ: Nhập khi tích chọn Giảm 20% thuế GTGT theo quy định

Thông tin khác

• Mã tra cứu HĐĐT: Nhập mã tra cứu hóa đơn điện tử
• Đường dẫn tra cứu: Nhập đường dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 5: Hoàn tất

Xem lại thông tin

• Kiểm tra Giá trị HHDV đã bao gồm thuế, Tiền thuế GTGT giảm trừ (nếu có).
• Xác nhận thông tin hóa đơn chính xác.

Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm hóa đơn bán hàng khác
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận đã nhận hóa thành công sau khi lưu.
• Nhấn Ghi sổ để hệ thống ghi nhận chứng từ.

Sau khi hoàn tất

Sau khi thực hiện thành công, hệ thống sẽ:

Cập nhật chứng từ mua hàng

• Hóa đơn bán hàng được gắn vào chứng từ mua hàng đã chọn
• Chứng từ hiển thị trạng thái “Đã nhận hóa đơn”
• Hệ thống cập nhật đầy đủ thông tin hóa đơn

Xử lý thuế

• Nếu tick Giảm 20% thuế GTGT theo quy định, hệ thống tự động tính lại số tiền thuế giảm trừ theo nhóm ngành nghề đã chọn.