Ghi tăng tài sản cố định trên phần mềm Sapo Accounting

Chứng từ Ghi tăng tài sản cố định (TSCĐ) dùng để ghi nhận tăng số lượng / giá trị tài sản cố định của hộ kinh doanh, xác định nguyên giá và đưa tài sản vào diện tính khấu hao. Nhờ đó, phần mềm tự động đưa TSCĐ vào bảng trích khấu hao hàng kỳ, phục vụ ghi nhận chi phí hợp lý khi xác định thuế TNCN.

Bước 1: Truy cập màn hình Ghi tăng TSCĐ

• Trên thanh menu, bạn truy cập phân hệ Tài sản cố định > chọn Ghi tăng.
• Tại màn hình danh sách chứng từ ghi tăng của chi nhánh, bạn nhấp chọn nút Thêm phiếu ghi tăng để mở màn hình tạo mới.

Bước 2: Nhập thông tin tài sản cố định

Bạn tiến hành khai báo các thông tin định danh bắt buộc cho tài sản bao gồm:

• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự động sinh mã mặc định, bạn có thể chỉnh sửa nhưng không được trùng trong cùng chi nhánh.
• Ngày ghi tăng (bắt buộc): Ngày lập chứng từ, phải nằm trong kỳ kế toán đang mở (sau ngày khóa sổ).
• Loại TSCĐ (bắt buộc): Chọn nhóm tài sản từ danh mục (chỉ chọn được nhóm chi tiết cuối cùng không còn nhóm con).
• Mã TSCĐ (bắt buộc): Mã định danh riêng của tài sản, không trùng lặp trong cùng chi nhánh.
• Tên TSCĐ (bắt buộc): Tên gọi chi tiết của tài sản.
• Trạng thái tính khấu hao: Chọn Có hoặc Không. Nếu chọn Không, tài sản sẽ không xuất hiện trong bảng trích khấu hao hàng tháng.

Bước 3: Nhập thông tin khấu hao tài sản

Khai báo giá trị và cách trích khấu hao. Các trường có công thức sẽ tự động tính lại khi bạn thay đổi trường liên quan (bạn vẫn có thể sửa tay, nhưng khi trường nguồn thay đổi thì hệ thống ghi đè lại theo công thức):

Bước 4: Kiểm tra thông tin phân bổ khấu hao

Phần Phân bổ khấu hao mặc định hiển thị 1 dòng cố định theo chi nhánh đang thao tác với Khoản mục phí là TSCĐ và Tỷ lệ phân bổ 100%.

Bước 5: Lưu chứng từ

• Bạn điền thông tin bổ sung tại ô Ghi chú (nếu có).
• Nhấp chọn Lưu để hoàn tất và quay lại danh sách, hoặc chọn Lưu và Thêm để tiếp tục tạo phiếu ghi tăng mới.

Quản lý chứng từ Ghi tăng TSCĐ

1. Xem và tìm kiếm chứng từ

• Vào phân hệ Tài sản cố định > Ghi tăng.
• Tìm kiếm nhanh bằng cách gõ Số chứng từ, Mã TSCĐ, Tên TSCĐ vào thanh tìm kiếm.
• Lọc danh sách theo Ngày ghi tăng hoặc Trạng thái tính khấu hao.

2. Sửa chứng từ ghi tăng

Nhấn chọn một chứng từ trên danh sách để vào màn hình chi tiết, chọn nút Sửa. Khả năng chỉnh sửa phụ thuộc vào trạng thái kỳ kế toán:

• Kỳ kế toán đã khóa sổ: Hệ thống chặn không cho sửa.
• Kỳ chưa khóa sổ & tài sản chưa phát sinh chứng từ liên quan: Bạn được phép sửa toàn bộ thông tin.
• Kỳ chưa khóa sổ & tài sản đã phát sinh chứng từ liên quan (đã chạy khấu hao hoặc ghi giảm): Bạn chỉ được sửa Mã TSCĐ, Tên TSCĐ và Ghi chú.

3. Xóa chứng từ ghi tăng

• Kỳ đã khóa sổ: Hệ thống chặn không cho xóa.
• Kỳ chưa khóa sổ & tài sản đã phát sinh chứng từ liên quan: Hệ thống chặn không cho xóa và yêu cầu bạn xóa các chứng từ liên quan trước.
• Kỳ chưa khóa sổ & tài sản chưa phát sinh chứng từ liên quan: Hệ thống hiển thị xác nhận và cho phép xóa thành công.

4. Bật / Ngừng tính khấu hao

Tại màn hình chi tiết chứng từ, bạn có thể linh hoạt chuyển đổi trạng thái:

• Chọn Ngừng khấu hao để đưa tài sản ra khỏi bảng trích khấu hao hàng tháng.
• Chọn Bật khấu hao để đưa tài sản quay trở lại bảng tính khấu hao hàng kỳ.

Câu hỏi thường gặp

• Ghi tăng TSCĐ có tự động sinh bút toán hạch toán trên Sapo Accounting không?
  Không. Chứng từ Ghi tăng TSCĐ không sinh bút toán hạch toán và không có bước Ghi sổ. Tính năng này chỉ tạo bản ghi tài sản vào sổ theo dõi để phục vụ tính khấu hao hàng kỳ.
• Khi mua tài sản mới, chứng từ Ghi tăng có tự liên kết với chứng từ mua hàng không?
  Hiện tại chưa. Hai chứng từ này hoạt động hoàn toàn độc lập. Bạn cần lập thủ công chứng từ Ghi tăng TSCĐ kể cả đối với trường hợp tài sản mua mới.
• Tôi có thể ghi tăng tài sản do được biếu tặng hoặc phát hiện thừa khi kiểm kê không?
  Có. Sapo Accounting hỗ trợ ghi tăng tài sản từ cả ba nguồn: mua mới, được biếu tặng, hoặc phát hiện thừa khi kiểm kê.
• Nghiệp vụ tính và trích khấu hao hàng kỳ có được thực hiện luôn tại màn hình Ghi tăng không?
  Không. Màn hình Ghi tăng chỉ đóng vai trò khai báo thông số khấu hao ban đầu. Việc trích khấu hao hàng kỳ là một nghiệp vụ riêng biệt, thực hiện trong tính năng Tính khấu hao TSCĐ.