Áp dụng Phiên bản quy đổi lên chứng từ trên phần mềm Sapo Accounting HKD

Tính năng Phiên bản quy đổi trên Sapo Accounting cho phép bạn chọn nhanh đơn vị đóng gói lớn (Thùng, Lốc...) ngay trên dòng hàng chứng từ. Hệ thống tự động quy đổi số lượng và đơn giá về đơn vị gốc để trừ/tăng tồn kho, tính giá vốn và ghi sổ chính xác mà không cần tính toán thủ công.

Phạm vi áp dụng

Cơ chế áp dụng thống nhất cho mọi chứng từ có dòng hàng trên hệ thống:

Chứng từ bán hàng
Trả lại hàng bán
Chứng từ mua hàng
Trả lại hàng mua
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho

Điều kiện tiên quyết:

Phiên bản quy đổi đã được khai báo trong Danh mục > Hàng hóa dịch vụ (kèm phiên bản gốc, phép tính và tỷ lệ quy đổi). Xem hướng dẫn khai báo tại đây.
Tài khoản của bạn được phân quyền lập chứng từ tương ứng (Bán hàng, Mua hàng, Phiếu kho…).

1. Chọn phiên bản quy đổi lên dòng hàng

Bước 1: Chọn hàng hóa quy đổi

Tại màn hình lập chứng từ (Bán hàng, Mua hàng, Nhập/Xuất kho...), bạn thao tác lập chứng từ như bình thường.

Tại khối Hàng hóa, dịch vụ, bạn tìm và chọn phiên bản quy đổi (có nhãn Phiên bản quy đổi) đưa vào dòng hàng.

Bước 2: Kiểm tra thông tin hiển thị

Hệ thống tự động nhận diện đây là sản phẩm quy đổi, hiển thị mã hàng/SKU kèm mã gốc và tự động điền Tỷ lệ quy đổi, Đơn giá theo cấu hình trong danh mục.

Bước 3: Mở rộng ô nhập liệu

Trên dòng hàng, tại vị trí ô Số lượng hoặc Đơn giá, bạn nhấp chuột trực tiếp vào ô để mở rộng thêm các ô nhập liệu chi tiết:

Cột Số lượng (mở rộng thành 3 ô):
- Số lượng theo {ĐVT quy đổi}: Số lượng theo đơn vị giao dịch (Ví dụ: Thùng).
- Tỷ lệ quy đổi: Hệ số quy đổi (mặc định lấy theo danh mục).
- Số lượng theo {ĐVT gốc}: Số lượng đã quy về đơn vị gốc (Ví dụ: Hộp).
Cột Đơn giá (mở rộng thành 2 ô):
- Đơn giá 1 {ĐVT quy đổi}: Giá theo 1 đơn vị quy đổi.
- Đơn giá 1 {ĐVT gốc}: Giá quy về 1 đơn vị gốc.

Lưu ý:

Dòng hàng thường (không phải phiên bản quy đổi) giữ nguyên 1 ô Số lượng và 1 ô Đơn giá.
Tỷ lệ quy đổi có thể sửa trực tiếp trên từng dòng chứng từ (chỉ áp dụng cho chứng từ đó, không làm thay đổi khai báo trong danh mục).
Tỷ lệ quy đổi bắt buộc phải lớn hơn 0.

2. Nhập và sửa số lượng, đơn giá (Tính toán 2 chiều)

Bạn có thể nhập dữ liệu vào bất kỳ ô nào, Sapo Accounting sẽ tự động tính toán thông số ở các ô còn lại:

Sửa Số lượng theo ĐVT quy đổi: Hệ thống tự tính Số lượng theo ĐVT gốc và Thành tiền (Giữ nguyên Tỷ lệ, Đơn giá).
Sửa Số lượng theo ĐVT gốc: Hệ thống tự tính ngược Số lượng theo ĐVT quy đổi và Thành tiền (Giữ nguyên Tỷ lệ, Đơn giá).
Sửa Đơn giá 1 ĐVT quy đổi: Hệ thống tự tính Đơn giá 1 ĐVT gốc và Thành tiền (Giữ nguyên Tỷ lệ, Số lượng).
Sửa Đơn giá 1 ĐVT gốc: Hệ thống tự tính ngược Đơn giá 1 ĐVT quy đổi và Thành tiền (Giữ nguyên Tỷ lệ, Số lượng).
Sửa Thành tiền: Hệ thống tự tính Đơn giá = Thành tiền ÷ Số lượng, sau đó suy ra Đơn giá gốc.
Sửa Tỷ lệ quy đổi: Hệ thống tự tính lại Số lượng theo ĐVT gốc và Đơn giá 1 ĐVT gốc theo tỷ lệ mới.

3. Ghi sổ chứng từ

Cấu trúc bút toán hạch toán giữ nguyên như chứng từ thông thường. Tồn kho, sổ kho và giá vốn luôn được hệ thống tự động quy đổi và xử lý theo phiên bản gốc.

4. Ảnh hưởng đến sổ sách và báo cáo

Sổ chi tiết bán hàng / mua hàng: Hiển thị số lượng và đơn vị tính theo phiên bản bạn chọn giao dịch (Ví dụ: Thùng).
S2d-HKD (Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa): Tên hàng, đơn vị tính, số lượng nhập/xuất/tồn luôn tự động quy về đơn vị gốc.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tồn kho của phiên bản quy đổi xem ở đâu?

Phiên bản quy đổi không có tồn kho riêng. Tồn kho được quản lý thống nhất theo phiên bản gốc. Khi giao dịch bằng phiên bản quy đổi, hệ thống sẽ tự quy về đơn vị gốc để cộng/trừ tồn.

Trợ lý Sapo