Ghi sổ, sửa và xóa chứng từ hạch toán chi phí lương trên Sapo Accounting

Sau khi tạo chứng từ Hạch toán chi phí lương trên Sapo Accounting, bạn có thể xem chi tiết, sửa, ghi sổ, bỏ ghi sổ, xóa hoặc xử lý hàng loạt nhiều chứng từ cùng lúc. Bài viết hướng dẫn đầy đủ các thao tác quản lý chứng từ này để đảm bảo số liệu lên sổ sách chính xác.

Bước 1: Xem chi tiết / Sửa chứng từ

• Trên màn Danh sách (Tổng hợp > Nghiệp vụ khác), bạn click vào Số chứng từ để xem chi tiết (chỉ đọc), hoặc chọn Sửa ở menu thao tác.
• Màn Sửa có bố cục giống lúc Thêm mới: sửa được thông tin chứng từ, thêm/sửa/xóa dòng chi tiết (ví dụ sửa loại chi phí hoặc nhân viên ở một dòng), thêm/xóa tệp đính kèm.
• Nhấn Cập nhật để lưu lại thay đổi.

Bước 2: Ghi sổ chứng từ

• Ở màn Danh sách hoặc màn Xem chi tiết, nhấn Ghi sổ (nút này chỉ hiện khi chứng từ chưa ghi sổ).
• Hệ thống tự tra đúng cặp tài khoản Nợ/Có theo Loại chi phí đã chọn ở từng dòng và sinh 1 bút toán cho dòng đó, gắn đối tượng là Nhân viên của dòng (nếu có nhập), bạn không cần biết hay chọn tài khoản.

Bước 3: Bỏ ghi sổ chứng từ

Ở màn Danh sách hoặc màn Xem chi tiết, nhấn Bỏ ghi sổ (nút này chỉ hiện khi chứng từ đã ghi sổ), sau đó xác nhận ở popup cảnh báo.

Kết quả: toàn bộ bút toán đã sinh bị hủy, ảnh hưởng lên sổ sách được hoàn tác; chứng từ quay về trạng thái Chưa ghi sổ và sửa/xóa được bình thường.

Bước 4: Xóa chứng từ

Trên Danh sách hoặc màn Xem chi tiết, nhấn Xóa, sau đó xác nhận ở popup cảnh báo.

Chỉ xóa được khi chứng từ chưa ghi sổ; chứng từ đã ghi sổ phải Bỏ ghi sổ trước.

Bước 5: Thao tác hàng loạt

Tick chọn nhiều chứng từ trên Danh sách (lựa chọn được giữ nguyên khi đổi trang, đổi bộ lọc), sau đó chọn Ghi sổ hàng loạt / Bỏ ghi sổ hàng loạt / Xóa hàng loạt trên thanh công cụ.

Mỗi chứng từ được xử lý độc lập theo đúng điều kiện ở Bước 2/3/4 — chứng từ không đủ điều kiện (ví dụ đã ghi sổ mà chọn Ghi sổ hàng loạt) sẽ bị bỏ qua, không làm hỏng cả lô.

Kết thúc, hệ thống hiển thị popup tổng kết số chứng từ xử lý thành công và số bị bỏ qua kèm lý do.