Ghi giảm tài sản cố định trên phần mềm Sapo Accounting

Chứng từ Ghi giảm tài sản cố định (TSCĐ) dùng để ghi nhận giảm giá trị tài sản cố định khi tài sản không còn được sử dụng, qua đó dừng trích khấu hao và phản ánh đúng giá trị còn lại, đồng thời sinh bút toán đưa tài sản ra khỏi sổ.

Các bước thực hiện

Bước 1: Truy cập tính năng và mở màn tạo mới

1. Trên menu bên trái của Sapo Accounting, bạn chọn Tài sản cố định > Ghi giảm.
2. Nhấp chọn nút Thêm phiếu ghi giảm ở góc phải màn hình để mở giao diện tạo mới.

Bước 2: Nhập thông tin chung của chứng từ

Bạn tiến hành nhập các trường thông tin bắt buộc sau:

Bước 3: Chọn tài sản cố định cần ghi giảm

Tại bảng danh sách tài sản, bạn sử dụng nút Thêm dòng hoặc Xóa dòng để điều chỉnh danh sách. Chứng từ cần có ít nhất một tài sản và không được chọn trùng một tài sản trên nhiều dòng.

Tại ô Mã TSCĐ, hệ thống chỉ hiển thị các tài sản đủ điều kiện ghi giảm tại ngày hạch toán. Khi chọn xong tài sản, các thông tin sau sẽ tự động điền:

• Tên TSCĐ, Nguyên giá, Giá trị tính khấu hao: Theo dữ liệu gốc của tài sản.
• Hao mòn lũy kế: Giá trị hao mòn lũy kế tính đến thời điểm ghi giảm.
• Giá trị còn lại: Được tính bằng công thức: Giá trị tính khấu hao - Hao mòn lũy kế.

Bước 4: Kiểm tra hạch toán tài khoản

Hệ thống tự động sinh các dòng hạch toán kế toán (tối đa 2 dòng cho toàn bộ tài sản được chọn):

• Giảm giá trị hao mòn lũy kế: Nợ TK 214 / Có TK 211.
• Xử lý giá trị còn lại: Nợ TK 642 / Có TK 211.

Bước 5: Lưu và Ghi sổ chứng từ

Nhấn Lưu (hoặc Lưu và Thêm) để hoàn tất tạo chứng từ. Tùy thuộc vào cấu hình ghi sổ của cửa hàng:

• Chế độ Lưu và ghi sổ: Hệ thống tự động chuyển chứng từ sang trạng thái Đã ghi sổ ngay sau khi lưu.
• Chế độ Lưu: Chứng từ nằm ở trạng thái Chưa ghi sổ. Bạn cần vào màn hình chi tiết của chứng từ đó và nhấn nút Ghi sổ để chính thức dừng khấu hao tài sản.

Ghi sổ / Bỏ ghi sổ

Thực hiện từ nút Ghi sổ / Bỏ ghi sổ trên màn danh sách hoặc màn chi tiết:

• Ghi sổ: chính thức ghi nhận ghi giảm — sinh bút toán, đưa giá trị còn lại về 0 (dừng khấu hao), chuyển tài sản sang Ngừng sử dụng. Điều kiện: chứng từ chưa ghi sổ, ngày hạch toán sau ngày khóa sổ, và mọi tài sản trong chứng từ đã trích khấu hao đến ngày ghi giảm − 1.

• Bỏ ghi sổ: đảo ngược bút toán, đưa tài sản về lại đang sử dụng và diện trích khấu hao. Điều kiện: chứng từ đã ghi sổ và ngày hạch toán sau ngày khóa sổ.

Điều kiện hiển thị nút theo trạng thái chứng từ:

Quản lý chứng từ Ghi giảm TSCĐ

1. Xem và tra cứu danh sách

• Truy cập vào Tài sản cố định > Ghi giảm.
• Tìm kiếm: Theo Số chứng từ hoặc Lý do ghi giảm.
• Bộ lọc: Lọc nhanh theo Ngày hạch toán, Ngày chứng từ và Trạng thái ghi sổ.

2. Sửa, xóa và bỏ ghi sổ chứng từ

• Sửa / Xóa chứng từ: Chỉ thực hiện được khi chứng từ ở trạng thái Chưa ghi sổ. Nếu chứng từ đã ghi sổ, bạn bắt buộc phải bấm Bỏ ghi sổ trước.
• Bỏ ghi sổ: Giúp đảo ngược hoàn toàn bút toán, đưa tài sản về trạng thái Đang sử dụng và tiếp tục diện trích khấu hao hàng tháng.
• Ràng buộc kỳ khóa sổ: Nếu chứng từ thuộc kỳ đã khóa sổ, hệ thống sẽ chặn thao tác và yêu cầu bạn phải điều chỉnh ngày khóa sổ trước tại mục Cấu hình.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

• Tài sản đã khấu hao hết (giá trị còn lại = 0) thì có thực hiện ghi giảm được không?
  Có. Tài sản đã khấu hao hết vẫn được thực hiện ghi giảm bình thường để đưa tài sản ra khỏi sổ theo đúng nghiệp vụ kế toán.
• Tôi có thể ghi giảm một phần giá trị của tài sản cố định không?
  Chưa. Hiện tại Sapo Accounting chỉ hỗ trợ ghi giảm toàn bộ giá trị tài sản cố định.
• Hệ thống đã hỗ trợ thao tác hàng loạt hoặc nhập xuất file đối với chứng từ ghi giảm chưa?
  Chưa. Hiện hệ thống chỉ hỗ trợ thao tác đơn lẻ đối với từng chứng từ. Các tính năng hàng loạt và nhập/xuất file sẽ được cập nhật ở các phiên bản sau.