Phân bổ chi phí mua hàng trên phần mềm Sapo Accounting HKD

Chức năng Phân bổ chi phí mua hàng giúp bạn vốn hóa các khoản chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, dịch vụ mua ngoài…) vào giá gốc hàng nhập kho. Hệ thống phân bổ chi phí cho từng mặt hàng theo tỷ trọng tổng tiền thanh toán và cộng vào Giá trị nhập kho.

Điều kiện tiên quyết:

Đã có chứng từ mua dịch vụ được tích chọn Là chi phí mua hàng và còn số chưa phân bổ. Xem hướng dẫn thêm chứng từ mua dịch vụ.
Bạn đang lập/sửa chứng từ mua hàng loại Mua hàng nhập kho và đã khai báo dòng hàng hóa cần nhập kho. Xem hướng dẫn Mua hàng nhập kho.
Tài khoản của bạn có quyền truy cập chức năng Mua hàng trong hệ thống.

Bước 1: Mở tab Chi phí trên chứng từ mua hàng

Tại màn hình Thêm/Sửa chứng từ mua hàng (Loại chứng từ: Mua hàng nhập kho), bạn nhập thông tin chung và dòng hàng hóa ở mục Hàng hóa, dịch vụ.

Chuyển sang tab Chi phí.

Lưu ý:

Chức năng áp dụng cho chứng từ mua hàng loại Mua hàng nhập kho.

Bước 2: Mở danh sách chứng từ chi phí

Nhấn nút Chọn chứng từ và phân bổ chi phí mua hàng.

Hệ thống hiển thị cửa sổ Chọn chứng từ và phân bổ chi phí mua hàng.

Bước 3: Lọc và chọn chứng từ chi phí

1. Lọc danh sách

Thời gian: Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ mua dịch vụ.
Nhà cung cấp: Lọc theo nhà cung cấp.
Tìm kiếm: Tìm theo số chứng từ, diễn giải…

2. Xem các cột thông tin trên danh sách

Cột thông tin	Mô tả
Số chứng từ	Số chứng từ mua dịch vụ.
Ngày hạch toán, Ngày chứng từ	Ngày hạch toán, chứng từ của chứng từ mua dịch vụ.
Ngày hóa đơn, Số hóa đơn	Thông tin hóa đơn của chứng từ mua dịch vụ (nếu có).
Nhà cung cấp	Nhà cung cấp trên chứng từ mua dịch vụ.
Tổng chi phí phân bổ	Tổng giá trị chi phí của chứng từ có thể phân bổ.
Lũy kế số đã phân bổ	Số đã phân bổ cho các chứng từ mua hàng trước đó.
Số phân bổ lần này	Số sẽ phân bổ vào chứng từ hiện tại (cho phép nhập/chỉnh sửa).

3. Chọn chứng từ

Tích chọn một hoặc nhiều chứng từ chi phí cần phân bổ.
Nhập/điều chỉnh Số phân bổ lần này cho từng dòng.

Lưu ý:

Nguồn phân bổ là các chứng từ đã lập trước đó, có tích chọn Là chi phí mua hàng và còn số chưa phân bổ.
Hệ thống mặc định Số phân bổ lần này là phần còn lại chưa phân bổ.

Bước 4: Thực hiện phân bổ chi phí

Nhấn Thực hiện phân bổ chi phí.

Hệ thống đưa các chứng từ đã chọn vào bảng chi phí ở tab Chi phí, kèm các cột: STT, Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ, Nhà cung cấp, Tổng chi phí phân bổ, Lũy kế số đã phân bổ, Số phân bổ lần này, Nhóm ngành nghề.

Lưu ý:

Nhấn Hủy nếu bạn không muốn phân bổ.
Nhấn dấu ✕ trên từng dòng để gỡ chứng từ chi phí đã thêm.

Bước 5: Kiểm tra kết quả phân bổ

1. Đối chiếu tại tab Hàng hóa, dịch vụ

Bạn chuyển sang tab Hàng hóa, dịch vụ để đối chiếu:

Chi phí mua hàng: Số chi phí được phân bổ cho từng dòng hàng (theo tỷ trọng tổng tiền thanh toán).
Giá trị nhập kho: Thành tiền hàng cộng chi phí mua hàng đã phân bổ.

2. Kiểm tra phần tổng

Tại góc dưới bên phải, bạn kiểm tra:

Tổng tiền hàng, Thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.
Chi phí mua hàng: Tổng chi phí đã phân bổ vào chứng từ.
Giá trị nhập kho: Tổng giá gốc hàng nhập kho sau phân bổ.

Bước 6: Hoàn tất phân bổ

Nhấn Lưu để hoàn tất, hoặc Lưu & Thêm để lưu và lập chứng từ khác.
Sau khi lưu, nhấn Ghi sổ để tạo bút toán và cập nhật vào báo cáo.

Sau khi phân bổ chi phí mua hàng

Sau khi phân bổ thành công, hệ thống sẽ:

Cập nhật giá trị hàng tồn kho: Cộng chi phí đã phân bổ vào giá gốc (Giá trị nhập kho) của từng dòng hàng theo tỷ trọng tổng tiền thanh toán.
Cập nhật trạng thái phân bổ của chứng từ chi phí: Tăng Lũy kế số đã phân bổ của chứng từ chi phí tương ứng; phần còn lại có thể tiếp tục phân bổ cho chứng từ mua hàng khác.
Ghi nhận bút toán (khi Ghi sổ): Kết chuyển giá trị chi phí mua hàng vào giá trị hàng nhập kho.

Bạn có thể thực hiện các hành động tiếp theo:

Ghi sổ chứng từ mua hàng (nếu chưa ghi sổ).
Tiếp tục phân bổ phần chi phí còn lại cho các chứng từ mua hàng khác.
Điều chỉnh/gỡ chứng từ chi phí đã phân bổ nếu nhập sai (sửa lại trên tab Chi phí).

Trợ lý Sapo