Thêm chứng từ mua tài sản cố định trên Sapo Accounting - Hộ kinh doanh

Nghiệp vụ Mua tài sản cố định giúp hộ kinh doanh ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ) mua để phục vụ hoạt động kinh doanh. Bạn có thể lập chứng từ khi có hoặc chưa có hóa đơn, đã hoặc chưa thanh toán.

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

• Từ menu bên trái, chọn Mua hàng > Mua hàng để mở Danh sách mua hàng.
• Nhấn nút mũi tên cạnh Thêm chứng từ mua hàng ở góc trên bên phải, chọn Thêm chứng từ mua tài sản cố định.

Bước 2: Thiết lập phương thức thanh toán và hóa đơn

Chọn hình thức thanh toán

• Chưa thanh toán: Mua TSCĐ chưa trả tiền nhà cung cấp.
• Thanh toán ngay: Mua TSCĐ trả tiền ngay; chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi.

Chọn loại hóa đơn

Tại mục Hóa đơn, chọn trường hợp phù hợp:

• Không kèm hóa đơn: Tài sản về trước, hóa đơn về sau.
• Không có hóa đơn: Mua hàng không có hóa đơn.
• Nhận kèm hóa đơn GTGT: Nhà cung cấp xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
• Nhận kèm hóa đơn bán hàng: Nhà cung cấp xuất hóa đơn bán hàng; có tùy chọn giảm thuế GTGT theo quy định nếu áp dụng.

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

Thông tin chung

Chưa thanh toán: Chứng từ ghi nợ

Tab Chứng từ ghi nợ ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp. Nhập thông tin chung và các trường:

• Nhân viên mua hàng: Nhấn Chọn nhân viên mua hàng, đối chiếu Mã nhân viên, Tên nhân viên rồi chọn. Có nút Thêm mới trong danh sách.
• Diễn giải: Nội dung diễn giải chứng từ.

Thanh toán ngay bằng Tiền mặt: Phiếu chi

Tại tab Phiếu chi, nhập thông tin chung và:

• Người nhận: Tên người nhận tiền.
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu chi.
• Số chứng từ: Bắt buộc, hệ thống tự sinh số phiếu chi (ví dụ: PC000095).

Thanh toán ngay bằng Tiền gửi: Ủy nhiệm chi

Tại tab Ủy nhiệm chi, nhập thông tin chung và:

• Số tài khoản chi: Bắt buộc. Chọn tài khoản tiền gửi dùng để thanh toán tại ô Chọn tài khoản ngân hàng.
• Số tài khoản nhận: Chọn số tài khoản nhận tiền tại ô Chọn tài khoản ngân hàng tương ứng.
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của ủy nhiệm chi.
• Số chứng từ: Bắt buộc, hệ thống tự sinh số ủy nhiệm chi (ví dụ: UNC000025).

Thông tin hóa đơn

Khi chọn Nhận kèm hóa đơn GTGT hoặc Nhận kèm hóa đơn bán hàng, nhấn tab Hóa đơn. Kiểm tra Mã nhà cung cấp (bắt buộc), Tên nhà cung cấp, Mã số thuế, Địa chỉ, rồi nhập:

Bước 4: Khai báo tài sản và chi phí

Thêm tài sản

Tại mục Hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm dòng và nhập:

• Mã hàng/SKU: Bắt buộc. Chọn mã hàng; hệ thống tự điền Tên hàng, Đơn vị tính.
• Số lượng, Đơn giá: Bắt buộc.
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính.

Nhấn dấu X cuối dòng để xóa dòng tương ứng hoặc Xóa hết dòng để xóa toàn bộ các dòng. Dòng Tổng tổng hợp dữ liệu; kéo thanh cuộn ngang bên dưới bảng để xem các cột bên phải.

Áp dụng chiết khấu

Chọn hình thức tại ô chiết khấu phía trên bảng:

• Không chiết khấu: Không cần nhập thông tin chiết khấu.
• Chiết khấu theo % hóa đơn: Nhập tỷ lệ vào ô phần trăm bên cạnh; hệ thống tự tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng.
• Chiết khấu theo số tiền: Nhập giá trị chiết khấu, nhấn Phân bổ; hệ thống tự tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng.

Kiểm tra các cột % Chiết khấu, Tiền chiết khấu và Tổng tiền thanh toán sau khi áp dụng.

Khai báo thuế

Khi Nhận kèm hóa đơn GTGT:

• % Thuế GTGT: Chọn tỷ lệ áp dụng; hệ thống tự điền Tiền thuế GTGT, bạn có thể tùy chỉnh tiền thuế.
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế tính theo % Thuế GTGT và giá trị trước thuế.

Khi Nhận kèm hóa đơn bán hàng:

• Nhóm ngành nghề: Chọn nhóm ngành nghề của tài sản.
• Tích Giảm 20% thuế GTGT theo quy định nếu áp dụng; hệ thống tính Tiền thuế GTGT giảm trừ.

Khi nhận kèm hóa đơn, nhập Mã tra cứu HĐĐT và Đường dẫn tra cứu tại vùng bên dưới bảng để lưu thông tin tra cứu hóa đơn điện tử.

Tệp đính kèm

Kéo thả tệp vào vùng đính kèm hoặc nhấn tải lên từ thiết bị. Dung lượng tối đa 5MB, định dạng .pdf, .jpeg hoặc .png.

Bước 5: Hoàn tất

• Kiểm tra Tổng tiền hàng, Tiền chiết khấu, Thuế GTGT tùy trường hợp và Tổng tiền thanh toán.
• Xác nhận thông tin nhà cung cấp, tài sản; đảm bảo tài khoản hạch toán đã chọn đúng.
• Nhấn Lưu ở góc trên bên phải để hoàn tất hoặc Lưu & Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác. Màn hình hiển thị thông báo xác nhận lập chứng từ thành công sau khi lưu.
• Nếu không tiếp tục thêm chứng từ, nhấn Hủy ở góc trên bên phải.
• Sau khi lưu, nhấn Ghi sổ để tạo bút toán và cập nhật vào báo cáo.

Sau khi thêm chứng từ mua tài sản cố định

Hệ thống ghi nhận nguyên giá tài sản vào tài khoản tài sản và xử lý theo hình thức thanh toán:

• Chưa thanh toán: Phát sinh, cập nhật công nợ phải trả nhà cung cấp. Bạn có thể tiếp tục thanh toán công nợ.
• Thanh toán ngay: Sinh Phiếu chi với Tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi với Tiền gửi, cập nhật dòng tiền tương ứng.

Với Nhận kèm hóa đơn GTGT hoặc Nhận kèm hóa đơn bán hàng, hệ thống lưu đầy đủ thông tin hóa đơn. Với Không kèm hóa đơn, bạn có thể thực hiện nhận hóa đơn mua vào sau.

Bạn tiếp tục thiết lập ghi tăng / theo dõi khấu hao cho tài sản cố định đã mua.