Thêm mới nhân viên trên phần mềm Sapo Accounting

Tính năng Thêm mới nhân viên cho phép bạn khai báo và lưu trữ thông tin nhân sự mới trên phần mềm kế toán Sapo Accounting. Điều này giúp bạn quản lý hồ sơ nhân viên tập trung, làm cơ sở để tính lương, phân quyền và quản lý công việc, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và nhất quán.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Nhân viên. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới nhân viên

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Danh mục. Tại màn hình Danh mục > Đối tượng vừa hiển thị, bạn nhấp chọn tab Nhân viên trên thanh menu đầu trang. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách nhân viên.
Nhấn nút + Thêm nhân viên màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách nhân viên, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm nhân viên.

Bước 2: Khai báo thông tin nhân viên

1. Khai báo thông tin chung

Thiết lập vai trò:

Là khách hàng: Tích chọn nếu nhân viên này đồng thời là khách hàng.
Là nhà cung cấp: Tích chọn nếu nhân viên này đồng thời là nhà cung cấp.

Nhập thông tin cá nhân:

Trường thông tin	Mô tả
Mã nhân viên	Hệ thống tự động sinh mã và bạn không thể chỉnh sửa trường này.
Tên nhân viên*	Nhập họ và tên đầy đủ của nhân viên.
Ngày sinh	Chọn ngày, tháng, năm sinh từ lịch.
Giới tính	Chọn Nam, Nữ, hoặc Khác từ danh sách.
Số CCCD	Nhập số Căn cước công dân của nhân viên.
Ngày cấp	Nhập ngày phát hành giấy tờ tùy thân (nếu có).
Nơi cấp	Nhập địa điểm phát hành giấy tờ tùy thân (nếu có).
Đơn vị*	Trường này mặc định là tên hộ kinh doanh của bạn và không thể thay đổi.
Số hộ chiếu	Nhập số hộ chiếu (nếu có).
Chức danh	Chọn chức danh phù hợp cho nhân viên từ danh sách thả xuống.

2. Khai báo các thông tin bổ sung

Khai báo Thông tin lương

Trường thông tin	Mô tả
Lương thỏa thuận	Nhập mức lương cơ bản đã thỏa thuận với nhân viên.
Hệ số lương	Nhập hệ số lương (nếu áp dụng).
Lương đóng bảo hiểm	Nhập mức lương dùng làm căn cứ đóng Bảo hiểm xã hội.
Mã số thuế	Nhập Mã số thuế thu nhập cá nhân
Loại hợp đồng*	Chọn loại hợp đồng tương ứng với người lao động: Không cư trú, Cư trú và không ký HĐLĐ dưới 3 tháng, Cư trú và HĐLĐ từ 3 tháng trở lên.
Số người phụ thuộc	Nhập tổng số người phụ thuộc hợp lệ để tính giảm trừ gia cảnh.

Thiết lập Tài khoản ngân hàng

Bạn nhấp vào tab Tài khoản ngân hàng để thêm thông tin thanh toán lương của nhân viên.
Nhấp vào + Thêm tài khoản ngân hàng để khai báo tài khoản ngân hàng.
Điền các thông tin: Tên ngân hàng, Số tài khoản, Chi nhánh.

Lưu ý:

Bạn có thể thêm tối đa 5 tài khoản ngân hàng cho một nhân viên.

Mẹo:

Bạn nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên phải một tài khoản để đặt tài khoản làm mặc định.

Nhập Địa chỉ giao hàng

Bạn nhấp vào tab Địa chỉ giao hàng để thêm các địa chỉ liên hệ hoặc nhận hàng của nhân viên (thường dùng khi nhân viên cũng là khách hàng hoặc nhà cung cấp).
Nhấp vào liên kết + Thêm địa chỉ giao hàng để khai báo địa chỉ giao hàng.
Điền các thông tin chi tiết: Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Xã/Phường, và Địa chỉ (số nhà, tên đường).

Lưu ý:

Bạn có thể thêm tối đa 5 địa chỉ giao hàng cho một nhân viên.

Mẹo:

Bạn nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên phải một địa chỉ để đặt làm địa chỉ mặc định.

Bước 3: Hoàn tất tạo nhân viên

Sau khi đã khai báo đầy đủ thông tin tại các mục, bạn kiểm tra lại một lần nữa, đặc biệt là các trường bắt buộc (có dấu *).

Chọn Lưu để tạo nhân viên. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Thêm nhân viên [tên nhân viên] thành công" và quay về màn hình Danh sách nhân viên.
Chọn Lưu & thêm nếu bạn muốn lưu nhân viên và tiếp tục thêm một nhân viên mới khác. Hệ thống sẽ tự động hiển thị màn hình Thêm mới nhân viên để bạn thao tác.
Chọn Huỷ để huỷ thao tác thêm mới nhân viên và quay về màn hình Danh sách nhân viên.