Tính khấu hao tài sản cố định trên phần mềm Sapo Accounting HKD

Chứng từ Tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) dùng để phân bổ dần giá trị tính khấu hao của tài sản cố định vào chi phí khấu hao của hộ kinh doanh trong suốt thời gian sử dụng. Qua đó, chi phí khấu hao được ghi nhận đúng kỳ vào Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Sổ S2c-HKD, điểm c), làm căn cứ xác định thuế TNCN.

Mô tả nghiệp vụ

Các loại khấu hao

• Khấu hao định kỳ: Cuối mỗi tháng, lập một chứng từ trích khấu hao cho toàn bộ TSCĐ đủ điều kiện của kỳ. Loại này có bước Ghi sổ / Bỏ ghi sổ.
• Xử lý khấu hao TSCĐ ghi giảm: Khi một TSCĐ sắp được ghi giảm giữa tháng, dùng loại này để trích nốt phần khấu hao lẻ đến hết ngày liền trước ngày ghi giảm. Thao tác lưu/sửa/xóa sẽ ghi nhận ngay vào hệ thống mà không qua bước ghi sổ.

Điều kiện tiên quyết

A. Lập chứng từ khấu hao định kỳ (hàng tháng)

Bước 1: Truy cập tính năng và chọn kỳ

1. Truy cập phân hệ Tài sản cố định > Tính khấu hao.
2. Chọn tab Khấu hao định kỳ, nhấn nút +Tính khấu hao.
3. Chọn Tháng và Năm cần trích khấu hao (mặc định là tháng/năm hiện tại), nhấn Tiếp tục.

Bước 2: Kiểm tra thông tin chứng từ

Hệ thống tự điền các thông tin, bạn cần kiểm tra lại:

Bước 3: Kiểm tra và điều chỉnh danh sách tính khấu hao

Hệ thống tự động lập danh sách TSCĐ đủ điều kiện và tính sẵn giá trị khấu hao. Bạn có thể rà soát và điều chỉnh trực tiếp tại cột "Giá trị tính vào chi phí" — cột "Giá trị khấu hao tháng" sẽ tự động cập nhật tương ứng theo thay đổi này.

Bước 4: Kiểm tra phân bổ và hạch toán

• Hệ thống mặc định phân bổ 100% cho chi nhánh đang thao tác, tài khoản chi phí 642.
• Bút toán phát sinh: TK Nợ 642 (chi phí) / TK Có 214 (hao mòn TSCĐ).

Bước 5: Lưu và Ghi sổ

Nhấn Lưu, sau đó bấm Ghi sổ tại góc phải màn hình chi tiết để chính thức ghi nhận chi phí.

B. Xử lý khấu hao TSCĐ ghi giảm (trước khi ghi giảm)

Sử dụng khi chuẩn bị ghi giảm một TSCĐ vào giữa tháng để trích nốt phần khấu hao lẻ đến hết ngày liền trước ngày ghi giảm. Đây là bước bắt buộc để tài sản đủ điều kiện xuất hiện trong danh sách Ghi giảm.

Bước 1: Chọn loại khấu hao

Vào Tài sản cố định > Tính khấu hao, chọn tab Xử lý ghi giảm. Nhấn nút + Tính khấu hao.

Bước 2: Nhập ngày trích khấu hao

Nhập Ngày trích khấu hao đến = (ngày ghi giảm dự kiến − 1). Hệ thống sẽ lấy danh sách TSCĐ đủ điều kiện.

Bước 3: Chọn TSCĐ và kiểm tra giá trị

Bước 4: Lưu chứng từ

Nhấn Lưu. Loại này không có bước Ghi sổ — dữ liệu sẽ được ghi nhận ngay sau khi lưu để cập nhật hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.

C. Ghi sổ / Bỏ ghi sổ

D. Xem và tra cứu danh sách tính khấu hao

Màn hình danh sách tách 2 tab riêng biệt theo loại khấu hao:

• Tab Khấu hao định kỳ: Hiển thị theo chứng từ (mỗi kỳ 1 chứng từ), có cột trạng thái ghi sổ.
• Tab Khấu hao TSCĐ ghi giảm: Hiển thị theo từng TSCĐ (mỗi chứng từ tương ứng 1 tài sản).

Bạn có thể tìm kiếm theo Số chứng từ, Diễn giải hoặc lọc theo Ngày hạch toán, Trạng thái ghi sổ.

E. Sửa và Xóa chứng từ tính khấu hao

• Khấu hao định kỳ: Chỉ sửa/xóa được khi chứng từ ở trạng thái Chưa ghi sổ và kỳ kế toán chưa khóa sổ. Nếu đã ghi sổ, phải Bỏ ghi sổ trước.
• Xử lý khấu hao ghi giảm: Có thể Sửa hoặc Xóa trực tiếp từ màn hình danh sách. Nếu đã lập chứng từ Ghi giảm dựa trên phiếu này, bạn phải xử lý chứng từ ghi giảm trước.

Câu hỏi thường gặp

1. Khấu hao tài sản cố định trên phần mềm được tính theo trọn tháng hay theo ngày?

• Trả lời: Sapo Accounting tính khấu hao theo số ngày thực tế phát sinh trong tháng (áp dụng phương pháp đường thẳng).

  • Ví dụ: Tài sản bắt đầu khấu hao từ giữa tháng sẽ chỉ được trích khấu hao cho số ngày thực tế từ ngày bắt đầu đến cuối tháng đó. Tương tự, tài sản sắp ghi giảm cũng chỉ được trích khấu hao lẻ đến hết ngày liền trước ngày ghi giảm.

2. Lỡ bỏ sót khấu hao của kỳ trước thì hệ thống có trích dồn vào kỳ này không?

• Trả lời: Không. Khấu hao định kỳ chỉ trích đúng phần giá trị thuộc về tháng của kỳ đang chọn, hệ thống không tự động cộng dồn hay trích bù cho các tháng bị bỏ sót trước đó. Để số liệu chính xác, bạn cần thực hiện tính khấu hao định kỳ tuần tự cho từng tháng còn thiếu từ trước đến nay.

3. Sửa hoặc xóa chứng từ "Xử lý khấu hao ghi giảm" thì số dư có được hoàn lại không?

• Trả lời: Có. Vì chứng từ khấu hao ghi giảm có cơ chế tác động trực tiếp vào số dư ngay khi bấm Lưu, nên:

  • Khi bạn Sửa: Hệ thống sẽ tự động đảo ngược giá trị cũ và áp dụng tính toán theo giá trị mới.

  • Khi bạn Xóa: Hệ thống sẽ hoàn lại hoàn toàn giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại ban đầu cho tài sản.

  • Lưu ý: Bạn không thể sửa trực tiếp trường Ngày trích khấu hao đến. Nếu muốn thay đổi ngày này, bạn bắt buộc phải xóa chứng từ cũ đi và tạo lại chứng từ mới.

4. Tại sao tôi không thể Sửa hoặc Xóa được chứng từ "Xử lý khấu hao ghi giảm"?

• Trả lời: Có hai nguyên nhân chính dẫn đến trường hợp này:

  • Kỳ kế toán đã bị khóa: Bạn cần điều chỉnh lại ngày khóa sổ trước khi thao tác.

  • Tài sản đã phát sinh chứng từ liên quan ở kỳ sau: Ví dụ như tài sản đã có chứng từ Ghi giảm TSCĐ, hoặc đã phát sinh một chứng từ khấu hao khác sau ngày trích. Bạn cần xóa/hủy các chứng từ liên quan này trước, sau đó mới có thể sửa hoặc xóa chứng từ xử lý khấu hao ghi giảm.

5. Một tài sản cố định có thể lập được bao nhiêu chứng từ "Xử lý khấu hao ghi giảm"?

• Trả lời: Chỉ một chứng từ duy nhất. Mỗi tài sản cố định chỉ được xử lý khấu hao lẻ để ghi giảm một lần. Trong trường hợp cần thay đổi thông tin tính toán hoặc ngày cutoff, bạn hãy sửa hoặc xóa chứng từ hiện tại rồi tiến hành tạo lại.