Quản lý danh mục Phiên bản quy đổi trên phần mềm Sapo Accounting HKD

Phiên bản quy đổi là phiên bản của sản phẩm được tạo ra bằng cách quy đổi đơn vị tính từ một phiên bản gốc, theo phép tính (nhân/chia) và tỷ lệ quy đổi. Danh mục Phiên bản quy đổi giúp bạn khai báo thêm đơn vị tính khác cho sản phẩm (ví dụ: Thùng ↔ Lon), nhập/xuất hàng loạt và quản lý các phiên bản quy đổi trên Sapo Accounting.

Một số thuật ngữ cần lưu ý:

Phiên bản gốc: phiên bản (variant) đã tồn tại trên hệ thống, dùng làm cơ sở để khai báo các phiên bản quy đổi.
Tỷ lệ quy đổi: hệ số quy đổi giữa phiên bản gốc và phiên bản quy đổi.

Điều kiện tiên quyết:

Có quyền truy cập Danh mục > Hàng hóa dịch vụ trên Sapo Accounting.
Phiên bản gốc dùng làm cơ sở quy đổi phải đã tồn tại trên hệ thống.
Phiên bản áp dụng: Sapo Accounting (Hộ kinh doanh)

Truy cập danh mục Phiên bản quy đổi

Vào menu Danh mục > Hàng hóa dịch vụ. Hệ thống hiển thị màn danh sách sản phẩm cùng các phiên bản. Từ màn này bạn có thể Nhập file hoặc Xuất file phiên bản quy đổi.

A. Nhập file danh mục Phiên bản quy đổi

Dùng khi bạn cần thêm mới hoặc cập nhật nhiều phiên bản quy đổi cùng lúc từ một file Excel.

Bước 1: Mở popup nhập file

Tại màn danh sách Hàng hóa dịch vụ, nhấn nút Nhập file ở góc bên phải màn hình. Ở menu thả xuống Loại file, chọn Phiên bản quy đổi.

Bước 2: Tải file mẫu

Nhấn nút File mẫu phiên bản quy đổi để tải file Excel mẫu (.xlsx) đúng định dạng. File mẫu có sẵn danh sách Đơn vị tính đang hoạt động trên hệ thống để bạn lựa chọn.

Bước 3: Điền dữ liệu vào file mẫu

Mỗi dòng tương ứng với 1 phiên bản quy đổi. Chi tiết các cột trong file mẫu:

Cột	Bắt buộc	Nội dung
Mã hàng hóa/SKU của phiên bản quy đổi	✅	SKU định danh phiên bản quy đổi mới. Tối đa 100 ký tự.
Đơn vị tính	✅	Phải nằm trong danh mục đã khai báo trên phần mềm.
Đơn giá bán		Để trống hệ thống ghi nhận = 0.
Đơn giá mua		Để trống hệ thống ghi nhận = 0.
Mã hàng hóa/SKU của phiên bản gốc	✅	SKU phiên bản gốc đã tồn tại trên phần mềm.
Phép tính quy đổi		Phép nhân hoặc Phép chia.
Tỷ lệ quy đổi	✅	Hệ số quy đổi giữa phiên bản gốc và phiên bản quy đổi.

Lưu ý:

Bấm vào ô tên cột trên file mẫu để xem chú thích. Không sửa tên cột, tên sheet.
Xóa các dòng dữ liệu ví dụ trước khi nhập chính thức.

Bước 4: Chọn chế độ nhập và tải file lên

Kéo - thả hoặc chọn file .xlsx vào vùng tải lên và chọn chế độ nhập:

Chế độ	Cách xử lý
Tạo mới	Tạo phiên bản quy đổi mới nếu SKU chưa có; bỏ qua nếu SKU đã có.
Cập nhật	Cập nhật thông tin nếu SKU đã có; tạo mới nếu SKU chưa có.

Bước 5: Xác nhận và theo dõi kết quả

Nhấn nút xác nhận để gửi file. Bạn có thể vào màn quản lý tác vụ nhập file để xem tiến độ và kết quả xử lý.

Mẹo:

Muốn cập nhật hàng loạt phiên bản quy đổi đã có, hãy Xuất file phiên bản quy đổi từ hệ thống, chỉnh sửa rồi nhập lại theo chế độ Cập nhật.

B. Xuất file danh mục Phiên bản quy đổi

Bước 1: Mở popup xuất file

Tại màn danh sách Hàng hóa dịch vụ, chọn các sản phẩm cần thiết rồi nhấn nút Xuất file. Ở mục Loại file, chọn Phiên bản quy đổi.

Bước 2: Chọn phạm vi dữ liệu

Lựa chọn	Áp dụng khi
Tất cả dữ liệu	Không lọc và không chọn dòng nào trên danh sách.
Dữ liệu đã chọn	Bạn đang tick chọn các phiên bản quy đổi cụ thể.
Dữ liệu phù hợp kết quả lọc	Bạn đang sử dụng bộ lọc/tìm kiếm và không tick chọn dòng nào.

Bước 3: Chọn định dạng và xuất

Chọn định dạng .xlsx hoặc .csv và nhấn Xuất file. Khi hệ thống xử lý xong, nhấn vào link để tải file về máy.

C. Thêm và sửa phiên bản quy đổi trên giao diện

Thêm phiên bản quy đổi

Bước 1: Mở chi tiết sản phẩm, nhấn nút Thêm phiên bản quy đổi.
Bước 2: Chọn Phiên bản gốc.
Bước 3: Chọn Đơn vị quy đổi, nhập Mã SKU, Tỷ lệ quy đổi và Phép tính.
Bước 4: Nhấn Lưu.

Sửa phiên bản quy đổi

Mở chi tiết phiên bản quy đổi, chỉnh sửa Tỷ lệ quy đổi, Phép tính hoặc giá, rồi nhấn Lưu. Riêng phiên bản gốc không thể thay đổi sau khi đã tạo.

Mẹo:

Dùng Phép nhân nếu phiên bản gốc có đơn vị tính nhỏ hơn; dùng Phép chia nếu phiên bản gốc có đơn vị tính lớn hơn phiên bản quy đổi.

Xóa phiên bản quy đổi

Xóa 1 phiên bản: Mở chi tiết phiên bản quy đổi và nhấn Xóa (chỉ xóa được khi chưa phát sinh chứng từ).
Xóa sản phẩm: Khi xóa một sản phẩm, hệ thống sẽ tự động xóa toàn bộ các phiên bản quy đổi thuộc sản phẩm đó.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

SKU phiên bản quy đổi đã tồn tại nhưng thuộc sản phẩm khác thì sao?
Hệ thống báo lỗi trùng SKU. Một SKU phiên bản quy đổi phải thuộc cùng một sản phẩm với phiên bản gốc.
Tên phiên bản quy đổi lấy ở đâu?
Tên phiên bản quy đổi được hệ thống tự sinh dựa trên đơn vị quy đổi, bạn không cần nhập thủ công.

Trợ lý Sapo