Thêm mới phiếu thu tiền khách hàng (không theo hóa đơn) trên phần mềm Sapo Accounting

Chức năng “Thu tiền khách hàng (không theo hóa đơn) giúp ghi nhận việc thu tiền từ khách hàng mà không theo chứng từ bán hàng (hóa đơn) như khoản đặt cọc hoặc ứng trước tiền mua hàng hóa, dịch vụ. Bạn có thể dễ dàng quản lý các khoản thu tiền khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi để theo dõi dòng tiền, theo dõi công nợ của khách hàng và đảm bảo tính chính xác của quỹ tiền và sổ sách kế toán.

Điều kiện cần thiết:

Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Nghiệp vụ > Phiếu thu. Bạn có thể xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã khai báo tài khoản ngân hàng (đối với phương thức thanh toán tiền gửi). Bạn có thể xem hướng dẫn Thêm tài khoản ngân hàng tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới phiếu thu

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền mặt - Tiền gửi > Phiếu thu, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách Phiếu thu.
Nhấn nút + Thêm phiếu thu màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách Phiếu thu, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm phiếu thu.

Bước 2: Khai báo thông tin

1. Lựa chọn phương thức và Lý do thanh toán

Phương thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi tùy theo hình thức thanh toán.
Lý do thanh toán: Chọn Thu tiền khách hàng (không theo hóa đơn).

2. Khai báo Thông tin chung

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Khách hàng (Mặc định và không thể chỉnh sửa)
Mã khách hàng*	Tìm kiếm và chọn Mã khách hàng đã khai báo hoặc chọn (+) Thêm mới để thêm nhanh khách hàng
Tên khách hàng	Sau khi chọn Mã khách hàng, phần mềm sẽ tự động điền Tên khách hàng (Không thể tùy chỉnh)
Số tài khoản đi (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của khách hàng
Số tài khoản đến* (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của bạn
Nội dung thanh toán	Nội dung thanh toán tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Thu tiền khách hàng (không theo hóa đơn) cho” + “Tên khách hàng” (Có thể tùy chỉnh)
Ngày hạch toán*	Nhập ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
Ngày chứng từ*	Nhập ngày chứng từ
Số chứng từ*	Phần mềm sẽ tự sinh số chứng từ

Lưu ý:

Những trường thông tin có dấu * đỏ là những trường thông tin bắt buộc điền.
Tính năng thêm nhanh đối tượng sẽ không cung cấp đầy đủ trường thông tin khai báo. Sau khi thêm nhanh đối tượng, bạn cần bổ sung thêm thông tin đối tượng trong phân hệ Danh mục.
Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán. Nếu nhập ngày bằng hoặc trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ báo lỗi.
Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ.

3. Khai báo Chi tiết thanh toán

Diễn giải: Diễn giải tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Thu tiền khách hàng (không theo hóa đơn) cho” + “Tên khách hàng” và có thể chỉnh sửa.
Tại cột Số tiền thu, nhập Số tiền thu khách hàng.
Tại cột Khoản mục phí, chọn phân loại Khoản mục phí cho phiếu thu. Khi chọn lý do thanh toán, phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "DTHB - Doanh thu hàng bán". Hoặc bạn có thể chọn Khoản mục phí theo nhu cầu quản lý.

Lưu ý:

Khoản mục phí “DTHB - Doanh thu hàng bán” dùng để chỉ doanh thu nói chung mà không phân biệt là doanh thu bán hàng hóa hay doanh thu cung cấp dịch vụ.

Bước 3: Hoàn tất phiếu thu

Kiểm tra lại thông tin phiếu thu đã khai báo và tổng tiền thanh toán.

Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu thu với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu thu thành công”.
Chọn Lưu & thêm: Lưu thông tin phiếu thu vừa nhập và tiếp tục thêm phiếu thu mới.
Chọn Hủy: Hủy phiếu thu và quay lại màn hình danh sách.

Lưu ý:

Sau khi lưu thông tin, phiếu thu đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện ghi sổ để hạch toán và ghi nhận số tiền thu trên báo cáo.