Lập chứng từ mua hàng hàng loạt từ hóa đơn Sapo Invoice

Tính năng Lập chứng từ mua hàng hàng loạt từ hóa đơn Sapo Invoice trên Sapo Accounting giúp các hộ kinh doanh tạo đồng thời nhiều chứng từ mua hàng một cách nhanh chóng từ danh sách hóa đơn đầu vào. Tính năng này giúp tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo sổ sách kế toán luôn được cập nhật chính xác, kịp thời.

Bước 1: Truy cập tính năng Hóa đơn Sapo Invoice

Trên thanh menu bên trái màn hình trang quản trị, bạn chọn phân hệ Mua hàng > Hóa đơn Sapo Invoice để mở danh sách hóa đơn đầu vào.

Bước 2: Thiết lập thông tin hạch toán chung

Tại màn hình danh sách vừa hiển thị, bạn nhìn lên góc trên cùng bên phải và nhấp chọn nút Thiết lập thông tin hạch toán. Tại hộp thoại hiện ra, bạn tiến hành chọn các thông tin áp dụng chung cho danh sách chứng từ:

• Loại chứng từ: Tích chọn Mua hàng nhập kho hoặc Mua hàng không nhập kho.
• Phương thức thanh toán:
  • Dựa theo hình thức thanh toán của từng HĐ: Hệ thống tự động lấy phương thức ghi trên mỗi hóa đơn.
  • Phương thức thanh toán chung: Chọn áp dụng một phương thức cố định cho tất cả hóa đơn (Chưa thanh toán, Chi tiền mặt, hoặc Chi tiền gửi).
• Thông tin nhà cung cấp:
  • Dựa theo nhà cung cấp của từng hóa đơn: Hệ thống tự động  thông tin người bán trên hóa đơn sang nhà cung cấp tương ứng.
  • Hạch toán chung nhà cung cấp: Tất cả hóa đơn sẽ ghi nhận chung cho một nhà cung cấp do bạn chọn.
• Vật tư hàng hóa:
  • Lấy theo tên hàng trên hóa đơn: Giữ nguyên tên hàng gốc ghi trên hóa đơn.
  • Lấy theo tên hàng trên danh mục: Hệ thống tự động khớp với mã hàng hóa sẵn có trong danh mục Sapo Accounting.
• Kho hạch toán trên chứng từ: (Chỉ hiển thị khi chọn Mua hàng nhập kho) Bạn chọn một kho hạch toán chung cố định cho hàng hóa.

Bước 3: Lưu cấu hình thiết lập

Sau khi hoàn tất điền các thông tin hạch toán chung ở Bước 2, bạn nhấn nút Lưu ở góc dưới hộp thoại để áp dụng cấu hình hạch toán.

Bước 4: Chọn hóa đơn và Lập chứng từ

Bạn tích chọn vào ô vuông đầu dòng của các hóa đơn muốn xử lý (hệ thống hỗ trợ tích chọn nhiều hóa đơn cùng lúc). Khi các hóa đơn đã được chọn, thanh công cụ hành động màu xanh hiển thị số lượng hóa đơn đã chọn sẽ xuất hiện ở phía trên, bạn nhấp vào nút Lập chứng từ.

Bước 5: Xác nhận lại thông tin hạch toán

Hệ thống sẽ hiển thị lại hộp thoại Thiết lập thông tin hạch toán một lần nữa để bạn kiểm tra, rà soát hoặc điều chỉnh nhanh trước khi tạo chứng từ. Bạn nhấp chọn nút Tiếp tục để chuyển sang bước chọn nhà cung cấp và hàng hoá, hoặc chọn Hủy để quay lại màn hình danh sách hóa đơn ban đầu.

Bước 6: Thực hiện chọn nhà cung cấp và hàng hóa, dịch vụ

Giao diện chọn nhà cung cấp và hàng hóa, dịch vụ chưa có trong danh mục Sapo Accounting sẽ hiển thị. Bạn tiến hành thao tác trên 2 tab:

Tab Nhà cung cấp trên hóa đơn

Đối với các nhà cung cấp chưa tồn tại trên phần mềm, bạn chọn nhà cung cấp tương ứng trong danh mục Sapo Accounting hoặc nhấp Thêm mới từ mũi tên xổ xuống ở cột Nhà cung cấp trong danh mục.

Tab Hàng hóa trên hóa đơn

Hiển thị danh sách hàng hóa trên hóa đơn chưa có trong danh mục phần mềm. Hệ thống sẽ tự động gợi ý hàng hóa dựa trên tên tương đồng. Bạn cần kiểm tra lại từng gợi ý; nếu gợi ý chưa chính xác, hãy nhấp vào ô dropdown chọn lại hoặc chọn Thêm mới từ mũi tên xổ xuống ở cột Hàng hoá trong danh mục.

Bước 7: Xác nhận tạo hàng loạt chứng từ

Sau khi đã hoàn tất việc cung cấp thông tin đầy đủ cho toàn bộ nhà cung cấp và hàng hóa/dịch vụ, nút Xác nhận ở góc dưới màn hình sẽ sáng lên. Bạn nhấp chọn nút Xác nhận để hệ thống bắt đầu xử lý tạo hàng loạt chứng từ mua hàng.

Bước 8: Kiểm tra kết quả hệ thống trả về

Hệ thống tiến hành xử lý đồng thời và trả thông báo kết quả ở góc dưới màn hình:

• Đối với lập chứng từ thành công: Trạng thái của hóa đơn sẽ tự động cập nhật sang Đã lập chứng từ. Bạn có thể truy cập vào màn hình danh sách chứng từ mua hàng để xem chi tiết.
• Đối với lập chứng từ thất bại: Hệ thống sẽ hiển thị lỗi. Bạn nhấp vào chữ Chi tiết trên thông báo để xem lý do cụ thể và xử lý theo hướng dẫn.