Thêm mới bảng lương trên phần mềm Sapo Accounting - Hộ kinh doanh

Tính năng Thêm mới bảng lương trên phần mềm kế toán Sapo Accounting cho phép bạn lập bảng tính lương theo kỳ (tháng) cho toàn bộ nhân viên đang hoạt động, tự động tính lương phải trả, các khoản bảo hiểm (BHXH/BHYT/BHTN) và thuế TNCN theo Quy định lương đang áp dụng. Bài viết hướng dẫn chế độ "Theo mức lương" (tính theo lương cơ bản/thỏa thuận, hệ số lương và phụ cấp, không phụ thuộc số công thực tế).

Lưu ý:

Chế độ "Theo bảng chấm công" (tính theo ngày công thực tế và làm thêm giờ) hiện chưa được phần mềm hỗ trợ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền phân hệ Tiền lương với Nghiệp vụ > Tiền lương > Bảng lương. Nếu chưa được phân quyền, hệ thống sẽ hiển thị màn cảnh báo và không cho truy cập tính năng. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Bạn đã thiết lập Quy định lương chung trên phần mềm. Xem hướng dẫn Thiết lập quy định lương tại đây.
Bạn đã thêm nhân viên trên phần mềm. Xem hướng dẫn Thêm mới nhân viên tại đây.
Mỗi kỳ (tháng/năm) chỉ được lập duy nhất 1 bảng lương.
Ngày bắt đầu của kỳ (ngày đầu tháng) phải lớn hơn hoặc bằng ngày khóa sổ hiện tại.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới bảng lương

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Bảng lương trong menu con, và điều hướng bạn đến màn hình Danh sách bảng lương.
Nhấn nút + Thêm bảng lương màu xanh (góc trên bên phải màn hình danh sách, hoặc ở giữa màn hình nếu bạn chưa có bảng lương nào). Hệ thống hiển thị popup Thêm bảng lương.

Bước 2: Chọn tham số kỳ bảng lương

Tại popup Thêm bảng lương, bạn khai báo:

Tham số	Mô tả
Tháng*	Chọn tháng lập bảng lương, mặc định là tháng hiện tại
Năm*	Chọn năm lập bảng lương, mặc định là năm hiện tại
Mã bảng lương	Hệ thống tự sinh (ví dụ: BL000001), không cho sửa
Tên bảng lương	Mặc định theo cấu trúc "Bảng lương tháng [Tháng] năm [Năm]", có thể sửa lại (tối đa 255 ký tự)

Chọn Xác nhận để tạo bảng lương và chuyển sang màn hình chi tiết Thêm bảng lương.
Chọn Hủy để hủy thao tác và quay lại danh sách bảng lương.

Lưu ý:

Mỗi kỳ chỉ tồn tại duy nhất 1 bảng lương. Nếu kỳ bạn chọn đã tồn tại bảng lương, hệ thống cảnh báo: "Bảng lương [kỳ] đã tồn tại. Bạn có muốn xem bảng lương đó không?" - xác nhận để mở bảng lương đã có thay vì tạo mới.
Ngày bắt đầu kỳ bảng lương không được nhỏ hơn ngày khóa sổ.

Bước 3: Kiểm tra và điều chỉnh thông tin từng nhân viên

Sau khi xác nhận, hệ thống tự động tải toàn bộ nhân viên đang hoạt động (chưa nghỉ việc) và tính sẵn từng dòng theo lương cơ bản, phụ cấp và Quy định lương hiện hành.

Lưu ý:

Toàn bộ tỷ lệ/mức trần/ngưỡng miễn trừ áp dụng cho bảng lương này lấy theo Quy định lương riêng - đây là bản sao được sao chép từ Quy định lương chung tại thời điểm lập; chỉnh sửa quy định lương riêng của bảng lương này không ảnh hưởng đến các bảng lương khác hay Quy định lương chung.

Các trường thông tin chính

Trường thông tin	Mô tả / công thức
Mã nhân viên, Tên nhân viên	Toàn bộ nhân viên đang "Đang làm việc" tại thời điểm tính lương
Chức danh, Hệ số lương, Lương cơ bản	Mặc định theo Danh mục Nhân viên, cho sửa lại trên từng dòng
Lương sản phẩm / Lương thời gian hưởng 100% / Nghỉ việc không hưởng 100%	Mặc định = 0, nhập Số công/Số sản phẩm và Số tiền tương ứng nếu có
Phụ cấp thuộc quỹ lương / Phụ cấp khác / Tiền thưởng	Mặc định = 0, nhập tay nếu có
Tổng số	= Lương cơ bản + các khoản lương, phụ cấp, tiền thưởng ở trên. Sửa ô thành phần tự cập nhật Tổng số; sửa trực tiếp Tổng số không cập nhật ngược lại các ô thành phần
Lương đóng bảo hiểm	Mặc định theo Danh mục Nhân viên; nhân viên không tham gia bảo hiểm thì nhập = 0
[Khấu trừ] BHXH/BHYT/BHTN	= MIN(Lương đóng bảo hiểm, Mức trần tương ứng) × Tỷ lệ nhân viên đóng theo Quy định lương; cho sửa tay
[Khấu trừ] Thuế TNCN	Tính theo loại hợp đồng lao động (xem bảng bên dưới); cho sửa tay
Tổng khấu trừ	= BHXH + BHYT + BHTN (khấu trừ) + Thuế TNCN; cho sửa tay
Số người phụ thuộc, Giảm trừ gia cảnh	Mặc định theo Danh mục Nhân viên; Giảm trừ gia cảnh = Giảm trừ bản thân + Số người phụ thuộc × Giảm trừ người phụ thuộc (HĐLĐ ≥ 3 tháng); = 0 nếu không cư trú hoặc không có HĐLĐ/HĐLĐ dưới 3 tháng
Tổng thu nhập chịu thuế TNCN	= Tổng số
Thu nhập tính thuế TNCN	= Tổng thu nhập chịu thuế TNCN − BHXH − BHYT − BHTN (khấu trừ) − Giảm trừ gia cảnh; kết quả âm lấy = 0
Số tiền còn được lĩnh	= Tổng số − Tổng khấu trừ
[Đơn vị đóng] BHXH/BHYT/BHTN	= MIN(Lương đóng bảo hiểm, Mức trần tương ứng) × Tỷ lệ đơn vị đóng theo Quy định lương
Tổng chi phí	= Tổng số + BHXH + BHYT + BHTN (đơn vị đóng)

Thuế TNCN khấu trừ theo loại hợp đồng:

Loại hợp đồng	Công thức
HĐLĐ từ 3 tháng trở lên (cư trú dài hạn)	Tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần trên Thu nhập tính thuế TNCN
Cá nhân không cư trú	= Thu nhập tính thuế TNCN × Thuế suất cá nhân không cư trú
Cư trú nhưng không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng	= Thu nhập tính thuế TNCN × Thuế suất cố định nếu Tổng số ≥ 5.000.000 đồng/lần chi trả; ngược lại = 0

Lưu ý:

Sửa trực tiếp một ô có công thức (ví dụ Tổng số) thì các ô thành phần không tự thay đổi, do mọi công thức đều là công thức 1 chiều từ thành phần tính tổng số, không từ tổng số cập nhật thành phần.
Nhân viên có Lương đóng bảo hiểm = 0 thì toàn bộ các dòng BHXH/BHYT/BHTN (khấu trừ và đơn vị đóng) tự động = 0. Bạn có thể xem lại toàn bộ công thức trên phần mềm qua nút Xem công thức tính lương (mục dưới).

Thêm nhân viên

Nhấn + Thêm nhân viên (góc trên bên phải) để thêm các nhân viên đang ở trạng thái Nghỉ việc vào bảng lương (dùng cho trường hợp tính lương tháng nhân viên đó còn làm việc). Nhân viên nghỉ việc được sắp xếp mặc định ở đầu danh sách popup.

Tìm kiếm theo Mã/Tên nhân viên, tích chọn 1 hoặc nhiều nhân viên rồi nhấn Tiếp theo/Đồng ý để thêm vào cuối bảng lương.

Lưu ý:

Một nhân viên chỉ xuất hiện tối đa 1 lần trên cùng 1 bảng lương.

Xóa nhân viên

Chọn biểu tượng dấu x ở cột ngoài cùng bên phải dòng chứa mã nhân viên để xóa khỏi bảng lương.

Lưu ý:

Bảng lương phải có ít nhất 1 nhân viên, không thể xóa hết toàn bộ.

Cập nhật quy định lương riêng (không bắt buộc)

Nhấn Thao tác khác > Xem quy định lương để chỉnh sửa riêng mức lương cơ sở, tỷ lệ bảo hiểm, thông số thuế TNCN chỉ áp dụng cho bảng lương này.

Chọn Lưu, xác nhận popup Xác nhận tính lại lương để hệ thống tính lại toàn bộ dòng bảng lương theo quy định mới; hoặc chọn Hủy để không áp dụng.

Tính lại lương (không bắt buộc)

Nhấn Tính lại lương khi cần tính lại số liệu theo công thức và quy định đang áp dụng (ví dụ sau khi sửa tay sai một số ô), xác nhận popup cảnh báo để áp dụng.

Lưu ý:

Thao tác này chỉ tính lại trên dữ liệu nhân viên hiện có trên bảng lương, không tự lấy lại thông tin mới nhất từ Danh mục Nhân viên. Muốn cập nhật thông tin nhân viên mới nhất, hãy xóa dòng đó rồi thêm lại.

Xem công thức tính lương

Nhấn Thao tác khác > Xem công thức tính lương để xem chi tiết công thức hệ thống áp dụng (chế độ chỉ xem), sau đó chọn Đóng để quay lại.

Bước 4: Hoàn tất thêm bảng lương

Kiểm tra lại thông tin bảng lương, đặc biệt các trường bắt buộc.
Chọn Lưu để thêm mới bảng lương. Hệ thống chuyển sang màn hình chi tiết bảng lương vừa thêm ở trạng thái "Chưa thanh toán" và hiển thị thông báo "Thêm mới bảng lương thành công".
Chọn Hủy để hủy thêm mới và quay lại danh sách bảng lương.

Lưu ý:

Bấm Lưu vừa lưu bảng lương, vừa tự động sinh 8 bút toán hạch toán (chi phí lương, chi phí bảo hiểm đơn vị đóng, khấu trừ thuế TNCN, khấu trừ bảo hiểm nhân viên đóng). Sapo Accounting (Hộ kinh doanh) không có bước Ghi sổ riêng cho bảng lương - bút toán sinh ngay khi Lưu.
Sau khi lưu, dữ liệu tự động cập nhật lên các sổ và báo cáo liên quan.
Các chức năng chưa hỗ trợ: Lập bảng lương theo bảng chấm công, xóa hàng loạt bảng lương, tùy chọn tự động lấy lại dữ liệu nhân viên mới nhất khi tính lại lương.

Trợ lý Sapo