Sửa thông tin khách hàng trên phần mềm kế toán Sapo Accounting

Trong quá trình làm việc, người dùng có thể cần cập nhật lại tên đối tượng, thay đổi địa chỉ liên hệ, bổ sung mã số thuế, cập nhật người liên hệ mới hoặc chỉnh sửa số điện thoại, email để đảm bảo thông tin được chính xác và kịp thời. Chức năng Sửa khách hàng trên phần mềm kế toán Sapo Accounting cho phép người dùng cập nhật thông tin của khách hàng để chỉnh sửa các thông tin sai sót hoặc bổ sung dữ liệu mới khi cần.

Bước 1: Truy cập trang danh sách khách hàng

1. Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Danh mục.
2. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Đối tượng trong phân hệ con.
3. Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách khách hàng theo tab Khách hàng.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn khách hàng cần sửa

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là tên, mã khách hàng, MST, số CCCD, số điện thoại để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

2.1. Lọc theo trạng thái

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái (bên cạnh thanh tìm kiếm) và chọn:

• Hoạt động: Lọc các khách hàng đang còn hoạt động.
• Ngừng hoạt động: Lọc các khách hàng đã ngừng hoạt động.

2.2. Lọc theo Ngày tạo

• Bạn nhấp vào bộ lọc Ngày tạo (nằm bên phải bộ lọc "Trạng thái").
• Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu:
• Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
• Hoặc bạn có thể theo Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/MM/yyyy) đến ngày (dd/MM/yyyy) mong muốn.
• Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

2.3. Bộ lọc khác

• Bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (có biểu tượng phễu ở ngoài cùng bên phải).
• Một thanh trượt (sidebar) Bộ lọc khác sẽ xuất hiện từ bên phải màn hình.
• Tại đây, bạn có thể lọc theo:
• • Lọc theo Trạng thái: Lọc theo Trạng thái khách hàng
  • Lọc theo Ngày tạo: Lọc theo Ngày tạo khách hàng
  • Lọc theo Nhóm khách hàng: Lọc theo nhóm khách hàng đã phân loại
  • Lọc theo Loại khách hàng; Lọc theo loại khách hàng là cá nhân, hộ kinh doanh hay công ty
• Bạn nhấp nút Lọc ở cuối sidebar để áp dụng, hoặc Xoá hết bộ lọc để trả về mặc định.

3. Chọn khách hàng cần sửa

• Nhấp chọn Mã khách hàng hoặc dòng chứa khách hàng cần sửa.
• Tại màn hình chi tiết khách hàng, chọn nút Sửa (ở góc trên bên phải màn hình).

Bước 3: Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang Sửa khách hàng "[Tên khách hàng]". Giao diện trang này tương tự như trang "Thêm mới khách hàng", nhưng các trường đã có sẵn thông tin bạn đã nhập trước đó.

Bạn có thể cập nhật thông tin tại các tab:

1. Cập nhật Thông tin chung:

• Điều chỉnh các thông tin cá nhân như: Loại khách hàng, Nhóm khách hàng, nhà cung cấp, Tên khách hàng, Mã số thuế/ Số CCCD, Mã ĐVCQHVNS, Website, Nhân viên bán hàng và Ghi chú.
• Cập nhật lại vai trò: Tích hoặc bỏ tích tại ô Là nhà cung cấp.

2. Cập nhật Thông tin liên hệ

• Chuyển sang tab Thông tin liên hệ.
• Điều chỉnh các thông tin:
• • Người liên hệ: Xưng hô, Người đại diện, Chức vụ, Email, Số điện thoại.
  • Thông tin xuất hóa đơn: Họ và tên, Email nhận hóa đơn, Địa chỉ xuất hóa đơn.

3. Cập nhật Điều khoản thanh toán

• Chuyển sang tab Điều khoản thanh toán.
• Điều chỉnh các mục: Điều khoản thanh toán, Số ngày được nợ, Số nợ tối đa.

4. Cập nhật Tài khoản ngân hàng

• Chuyển sang tab Tài khoản ngân hàng.
• Bạn có thể: Thêm tài khoản mới (tối đa 5 tài khoản), Sửa thông tin tài khoản đã có, hoặc Xóa tài khoản không còn sử dụng.
• Nhấp vào biểu tượng ngôi sao để thay đổi tài khoản ngân hàng mặc định.

5. Cập nhật Địa chỉ giao hàng:

• Chuyển sang tab Địa chỉ giao hàng.
• Bạn có thể: Thêm địa chỉ mới (tối đa 5 địa chỉ), Sửa hoặc Xóa địa chỉ đã có.
• Nhấp vào biểu tượng ngôi sao để thay đổi địa chỉ mặc định.

6. Cập nhật Trạng thái

• Bạn có thể nhấp vào Bật hoạt động/ Ngừng hoạt động (góc trên bên phải màn hình) để thay đổi trạng thái hoạt động của khách hàng.
• Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái khách hàng (bên dưới tiêu đề Sửa thông tin [tên khách hàng] ở góc trên bên phải màn hình) và thông báo “Cập nhật trạng thái thành công”.

Bước 4: Hoàn tất cập nhật

Sau khi đã khai báo đầy đủ thông tin tại các mục, bạn kiểm tra lại một lần nữa, đặc biệt là các trường bắt buộc (có dấu *).

• Chọn Cập nhật để cập nhật thông tin. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin chi tiết của khách hàng với trạng thái và thông báo "Cập nhật khách hàng thành công".
• Chọn Huỷ để huỷ thao tác chỉnh sửa khách hàng và quay về màn hình Danh sách khách hàng.