Trả lại hàng mua không qua kho trên Sapo Accounting

Trả lại hàng mua không qua kho là nghiệp vụ ghi nhận việc trả lại hàng hóa/dịch vụ không nhập kho (ví dụ: dịch vụ thuê ngoài, chi phí vận chuyển, điện nước,...). Nghiệp vụ này làm giảm chi phí đã ghi nhận, đồng thời xử lý công nợ hoặc hoàn tiền với nhà cung cấp. Các trường hợp thường gặp nghiệp vụ trả lại hàng mua không qua kho: Trả lại dịch vụ không dùng đến; NCC xuất sai hóa đơn chi phí; hai bên hủy và trả lại; Chi phí phát sinh không hợp lý, cần trả lại.

Bước 1: Mở màn hình Trả lại hàng mua

Truy cập trang chức năng

• Từ Menu bên trái màn hình → Chọn mục Mua hàng → Chọn chức năng Trả lại hàng mua.
• Nhấn vào nút Thêm chứng từ trả lại hàng mua.

Bước 2: Chọn loại chứng từ

• Ở Loại chứng từ → chọn Trả hàng không qua kho.

Bước 3: Chọn Hình thức hoàn tiền và Loại hóa đơn

Chọn hình thức hoàn tiền

• Giảm trừ công nợ: Giảm số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp.
• Hoàn tiền ngay: Nhà cung cấp trả tiền lại (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi).

Chọn loại hóa đơn

• Hóa đơn GTGT: Xuất hóa đơn GTGT.
• Hóa đơn bán hàng: Xuất hóa đơn bán hàng.
• Không có hóa đơn: Trả lại hàng mua không có hóa đơn.

Bước 4: Khai báo thông tin chung

1. Thông tin chứng từ chung

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán.
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ.
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
• Mã nhà cung cấp (bắt buộc): Hệ thống tự động điền Tên nhà cung cấp (Không thể chỉnh sửa) và Mã số thuế (Không thể chỉnh sửa).

2. Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Giảm trừ công nợ → Nhập thông tin Chứng từ Giảm trừ công nợ

Nhấn chọn tab Giảm trừ công nợ, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp.
• Nhân viên mua hàng
• Diễn giải: Nội dung diễn giải của chứng từ.

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Hoàn tiền ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền mặt

Nhấn chọn tab Phiếu thu tiền mặt, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp.
• Người nhận: Người nhận tiền.
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu chi.

Trường hợp 3: Hình thức thanh toán - Hoàn tiền ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền chuyển khoản

Nhấn chọn tab Phiếu thu tiền chuyển khoản, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp.
• Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền.
• Nội dung thanh toán: Diễn giải nội dung thanh.

3. Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn.
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn.
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn mua hàng từ NCC.

Bước 5: Khai báo hàng hóa/dịch vụ, thuế

1. Thông tin hàng hóa/dịch vụ

Nhấn vào nút “Thêm dòng”, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính.
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc).
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính.

2. Khai báo thuế/giảm thuế (nếu có hóa đơn)

Hóa đơn GTGT

• Nhập % Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa.
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị trước thuế (tiền hàng).

Hóa đơn bán hàng

• Nhóm ngành nghề: Chọn nhóm ngành nghề.
• Khoản mục phí: Chọn Khoản mục phí phù hợp.
• Nếu thuộc chính sách giảm thuế: Tích Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.
• Tiền thuế GTGT giảm trừ: Nhập khi tích chọn Giảm 20% thuế GTGT theo quy định.

Bước 6: Lưu chứng từ

Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán.
• Xác nhận thông tin hàng hóa và nhà cung cấp.

Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác, Nhấn Ghi sổ để lên báo cáo.
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận "Tạo chứng từ trả lại hàng mua thành công".

Sau khi hoàn tất

Sau khi thực hiện thành công, hệ thống sẽ:

Cập nhật chi phí

• Không sinh Phiếu xuất kho.
• Giảm chi phí đã ghi nhận trước đó.

Xử lý thanh toán

• Nếu chọn Giảm trừ công nợ → Hệ thống giảm công nợ phải trả nhà cung cấp.
• Nếu chọn Hoàn tiền ngay → Hệ thống sinh Phiếu thu (tiền mặt) hoặc Phiếu thu tiền chuyển khoản (tiền gửi).

Lưu trữ thông tin hóa đơn

• Nếu gắn kèm hóa đơn → Chứng từ lưu đầy đủ thông tin hóa đơn.
• Nếu không có hóa đơn → Chỉ giảm chi phí, không thể nhận hóa đơn sau.