Lập chứng từ bán hàng hàng loạt từ hóa đơn Sapo Invoice

Tính năng Lập chứng từ bán hàng hàng loạt từ hóa đơn Sapo Invoice giúp hộ kinh doanh tạo nhiều chứng từ bán hàng cùng một lúc từ danh sách hóa đơn bán ra Sapo Invoice. Toàn bộ chứng từ được xử lý đồng thời, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và đảm bảo sổ sách kế toán luôn được cập nhật đầy đủ, kịp thời.

Bước 1: Truy cập danh sách Hóa đơn Sapo Invoice

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn phân hệ Bán hàng > Hóa đơn Sapo Invoice.

Bước 2: Thiết lập thông tin hạch toán

Tại góc trên bên phải màn hình danh sách, bạn nhấn nút Thiết lập thông tin hạch toán để cấu hình các thông tin áp dụng chung cho loạt chứng từ. Tại hộp thoại hiển thị, bạn tiến hành thiết lập các trường thông tin:

• Loại chứng từ: Tích chọn Bán hàng xuất kho hoặc Bán hàng không xuất kho.
• Phương thức thanh toán:
  • Dựa theo hình thức thanh toán của từng HĐ: Hệ thống tự lấy phương thức thanh toán ghi trên mỗi hóa đơn.
  • Phương thức thanh toán chung: Áp dụng một phương thức cố định cho toàn bộ hóa đơn (Chưa thu tiền, Thu tiền mặt, hoặc Thu tiền gửi).
• Thông tin khách hàng:
  • Dựa theo khách hàng của từng hóa đơn: Hệ thống tự lấy thông tin khách hàng ghi trên hóa đơn sang khách hàng tương ứng trong danh mục Sapo Accounting.
  • Hạch toán chung khách hàng: Tất cả hóa đơn trong danh sách ghi nhận chung một khách hàng được chọn.
• Vật tư hàng hóa:
  • Lấy theo tên hàng trên hóa đơn: Giữ nguyên tên hàng như ghi nhận trên hóa đơn gốc.
  • Lấy theo tên hàng trên danh mục: Hệ thống tự động khớp với mã hàng hóa sẵn có trong danh mục Sapo Accounting.
• Kho hạch toán trên chứng từ: (Chỉ hiển thị khi chọn Bán hàng xuất kho) Bạn thực hiện chọn kho hạch toán chung cho hàng hóa xuất kho.

Bước 3: Lưu cấu hình thiết lập

Sau khi hoàn tất thiết lập các thông tin hạch toán chung ở bước trên, bạn nhấn nút Lưu ở góc dưới hộp thoại để lưu cấu hình.

Bước 4: Chọn hóa đơn và Lập chứng từ

Bạn tích chọn vào ô vuông đầu dòng của các hóa đơn muốn xử lý (hệ thống hỗ trợ tích chọn nhiều hóa đơn cùng lúc). Khi các hóa đơn đã được chọn, thanh công cụ hành động màu xanh hiển thị số lượng hóa đơn đã chọn sẽ xuất hiện ở phía trên, bạn nhấp vào nút Lập chứng từ.

Bước 5: Xác nhận thiết lập thông tin hạch toán

Hộp thoại Thiết lập thông tin hạch toán sẽ hiển thị lại một lần nữa để bạn kiểm tra, rà soát và điều chỉnh trước khi hệ thống xử lý.

• Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước đối chiếu danh mục.
• Nhấn Hủy để quay lại danh sách mà không tạo chứng từ.

Bước 6: Thực hiện chọn khách hàng và hàng hóa trong danh mục

Giao diện đối chiếu dữ liệu khách hàng và hàng hóa, dịch vụ chưa có trong danh mục Sapo Accounting sẽ hiển thị. Bạn tiến hành thao tác trên 2 tab:

Tab Khách hàng trên hóa đơn

Hiển thị danh sách khách hàng trên các hóa đơn đã chọn chưa tồn tại trong danh mục Sapo Accounting. Với mỗi dòng, bạn chọn khách hàng tương ứng trong danh mục phần mềm hoặc bấm Thêm mới.

Tab Hàng hóa trên hóa đơn

Hiển thị danh sách hàng hóa trên hóa đơn chưa có trong danh mục phần mềm. Hệ thống sẽ tự động gợi ý hàng hóa dựa trên tên tương đồng. Bạn cần kiểm tra lại từng gợi ý; nếu gợi ý chưa chính xác, hãy nhấp vào ô dropdown chọn lại hoặc chọn Thêm mới từ mũi tên xổ xuống ở cột Hàng hoá trong danh mục.

Bước 7: Xác nhận tạo hàng loạt chứng từ

Sau khi đã hoàn tất việc cung cấp thông tin đầy đủ cho toàn bộ khách hàng và hàng hóa/dịch vụ, nút Xác nhận ở góc dưới màn hình sẽ sáng lên. Bạn nhấn nút Xác nhận để hệ thống bắt đầu xử lý tạo hàng loạt chứng từ bán hàng.

Bước 8: Xem kết quả tạo chứng từ

Hệ thống tiến hành xử lý đồng thời và trả thông báo kết quả ở góc dưới màn hình:

• Đối với lập chứng từ thành công: Hệ thống tự động cập nhật trạng thái hóa đơn sang Đã lập chứng từ. Bạn có thể vào màn hình danh sách chứng từ bán hàng để xem chi tiết.
• Đối với lập chứng từ thất bại: Bạn nhấn vào chữ Chi tiết trên thông báo để xem thông tin lý do thất bại và xử lý theo hướng dẫn.