Cấu hình - Tùy chọn chung trên Sapo Accounting

Cấu hình tùy chọn chung là tính năng được xây dựng với mục tiêu thiết lập các thông tin liên quan vận hành được áp dụng trên toàn hệ thống và các thông tin đặc thù về mặt hệ thống. Đây là nơi tổng hợp các cài đặt nền tảng ảnh hưởng trực tiếp đến cách phần mềm xử lý dữ liệu kế toán và hiển thị số liệu.

Tính năng này giúp người dùng:

Đảm bảo đang làm việc đúng với chế độ kế toán đã chọn.
Kiểm soát chính xác ngày khóa sổ để tránh sửa dữ liệu sau khi chốt sổ.
Theo dõi cách hệ thống xử lý tiền tệ và các cảnh báo liên quan đến tồn quỹ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Cấu hình > Tùy chọn chung. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình Tùy chọn chung

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Cấu hình (biểu tượng bánh răng, góc dưới cùng bên trái). Bạn nhấp chọn mục Tùy chọn chung trong menu Cấu hình.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Tùy chọn chung, bao gồm 3 phần thiết lập chính:
- Chế độ kế toán, ngày khóa sổ và chế độ ghi sổ
- Tiền tệ
- Đa chi nhánh

Bước 2: Thiết lập thông tin tùy chọn chung

1. Thiết lập chế độ kế toán, ngày khóa sổ và chế độ ghi sổ

Tại khối thông tin Chế độ kế toán, nhấn vào nút [Sửa] ở góc phải của khu vực này.
Màn hình hiển thị pop-up Chế độ kế toán để thực hiện điều chỉnh các trường thông tin:

Trường thông tin	Mô tả
Chế độ kế toán	Chế độ kế toán dành cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo chế độ hiện hành Thông tư 152/2025/TT-BTC (mặc định và không thể tùy chỉnh).
Ngày bắt đầu dữ liệu	Ngày hệ thống bắt đầu ghi nhận dữ liệu kế toán. Là mốc khởi tạo dữ liệu kế toán trên hệ thống. Các chứng từ trước ngày này thường không được phép ghi nhận hoặc không được tính vào sổ kế toán hiện tại. Thường trùng với ngày bắt đầu sử dụng phần mềm hoặc đầu kỳ kế toán. Ví dụ: 01/01/2025
Ngày khoá sổ	Ngày kết thúc kỳ kế toán hoặc thời điểm khóa dữ liệu kế toán. Sau khi khóa sổ, dữ liệu trước ngày khóa có thể bị hạn chế sửa/xóa. Dùng để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của báo cáo tài chính đã chốt. Thường tương ứng với cuối năm tài chính hoặc cuối kỳ quyết toán. Ví dụ: 01/01/2026
Ngày bắt đầu năm tài chính	Ngày bắt đầu năm tài chính là ngày đầu tiên của quý trong năm tài chính (mặc định và có thể tùy chỉnh). Ví dụ: 01/01 01/04 01/07 01/10
Chế độ ghi sổ	Lưu & Ghi sổ (đây là chế độ mặc định của hệ thống): Chứng từ sau khi tạo sẽ được lưu và đồng thời sinh bút toán hạch toán kế toán ngay lập tức. Trạng thái chứng từ sau khi lưu hiển thị ngay là Đã ghi sổ (màu xanh). Lưu ý: Dù đã chọn chế độ "Lưu & ghi sổ", các chứng từ không đủ điều kiện để ghi sổ ngay như "Không đủ số lượng tồn kho", "Kỳ kế toán đã bị khóa sổ", các chứng từ đó sẽ chỉ được lưu nhưng không tự động ghi sổ như bình thường. Lúc này bạn vui lòng kiểm tra kỹ nguyên nhân lỗi không ghi sổ, điều chỉnh thông tin hợp lệ sau đó quay lại ghi sổ thủ công cho chứng từ nhé. Lưu & Không ghi sổ: Chỉ lưu chứng từ, chưa ảnh hưởng tới báo cáo kho, công nợ và sổ cái. Trạng thái chứng từ hiển thị là Chưa ghi sổ (màu cam). Bạn sẽ cần click nút Ghi sổ thủ công ở góc phải chứng từ này khi muốn chốt số liệu lên báo cáo.

Sau khi điều chỉnh, bạn chọn Lưu và màn hình xác nhận thông báo “Cập nhật cấu hình thành công”.

Lưu ý:

Đây là cấu hình chung cấp toàn hệ thống, áp dụng đồng nhất trên tất cả các chi nhánh của đơn vị và có hiệu lực ngay lập tức kể từ chứng từ tiếp theo được tạo mới hoặc chỉnh sửa.
Thay đổi cấu hình chỉ có tác dụng đối với các chứng từ được tạo mới hoặc chỉnh sửa sau thời điểm lưu cấu hình. Các chứng từ đã phát sinh trước đó sẽ giữ nguyên trạng thái cũ.
Cấu hình tự động ghi sổ có hiệu lực đối với các hành động Tạo mới và Chỉnh sửa chứng từ thuộc các phân hệ: Tiền mặt, Tiền gửi, Mua hàng, Bán hàng, Kho hàng, Tính lương, Tổng hợp, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, CPTT.
Các kênh xử lý được hỗ trợ Cấu hình tự động ghi sổ:
- Kênh thủ công: Nhập trực tiếp trên giao diện người dùng.
- Kênh đồng bộ: Chứng từ tự động đồng bộ từ các phần mềm bán hàng tích hợp (Omni, FnB...) gửi vào hệ thống.
- Chứng từ sinh tự động: Các chứng từ con do hệ thống tự sinh khi chứng từ nguồn được ghi sổ (ví dụ: Phiếu nhập kho tự động sinh từ chứng từ Mua hàng, Phiếu thu tự động sinh từ Hóa đơn bán hàng thanh toán ngay...).
Trường hợp ngoại lệ KHÔNG áp dụng Cấu hình tự động ghi sổ: Toàn bộ chứng từ được tạo bằng cách Nhập file lên hệ thống sẽ luôn mặc định ở trạng thái Chưa ghi sổ, bất kể hệ thống đang Cấu hình chế độ ghi sổ nào. Điều này giúp kế toán rà soát kỹ lưỡng dữ liệu hàng loạt trước khi chính thức hạch toán.

2. Thiết lập định dạng tiền tệ

Tại khối thông tin Tiền tệ, bấm nút Sửa.
Màn hình hiển thị pop-up Tiền tệ để thực hiện điều chỉnh các trường thông tin:

Tùy chọn	Mặc định	Các giá trị điều chỉnh được
Đồng tiền hạch toán	VND	Không thể điều chỉnh
Cách đọc số 0 ở hàng chục	Linh	Linh: VD: 105 đọc là một trăm linh năm đồng Lẻ: VD: 105 đọc là một trăm lẻ năm đồng
Cách đọc số 0 ở hàng nghìn	Nghìn	Nghìn: VD: 7200 đọc là bảy nghìn hai trăm đồng Ngàn: VD: 7200 đọc là bảy ngàn hai trăm đồng
Hiển thị chữ 'chẵn' khi đọc số tiền	Có	Có: VD: 100 đọc là một trăm đồng chẵn Không: VD: 100 đọc là một trăm
Cảnh báo khi chi quá số tiền tồn tiền mặt hoặc tiền gửi	Bật	(Hệ thống sẽ cảnh báo khi bạn thực hiện Lưu chứng từ, nếu như bạn bật tùy chọn này). Bật: ⓥ Tắt: ⊝

Bạn chọn Lưu và màn hình xác nhận thông báo “Cập nhật cấu hình thành công”.

Mẹo:

Bạn nên tùy chọn Cảnh báo khi chi quá số tiền tồn tiền mặt hoặc tiền gửi để hệ thống cảnh báo nếu số tiền chi lớn hơn tồn quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi.

3. Thiết lập cấu hình đa chi nhánh

Khối Đa chi nhánh cho phép người dùng tùy chỉnh có hoặc không quản lý đa chi nhánh. Khi có quản lý theo chi nhánh, hệ thống cho phép quyết định danh mục nào được quản lý riêng theo từng chi nhánh và thiết lập quy tắc đánh mã định danh tương ứng.

Bước 1: Bật/ Tắt Quản lý đa chi nhánh

Tại khối thông tin Đa chi nhánh, bấm nút Sửa. Popup hiển thị nút gạt Quản lý đa chi nhánh kèm mô tả: "Cho phép quản lý dữ liệu theo từng chi nhánh."

Trạng thái	Hành vi hệ thống
Tắt (OFF)	Ẩn toàn bộ nội dung bên dưới. Toàn bộ danh mục được quản lý tập trung theo toàn hộ kinh doanh.
Bật (ON)	Hiển thị 2 section cấu hình: Danh mục quản lý theo chi nhánh và Quy tắc đánh mã.

Lưu ý:

Khi TẮT Quản lý đa chi nhánh: Hệ thống kiểm tra khi bạn gạt Toggle sang OFF — nhấn Lưu. Nếu bất kỳ chi nhánh con nào đã có dữ liệu phát sinh, hệ thống sẽ:
- Chặn hoàn toàn - Hiển thị thông báo màu đỏ ở cuối màn hình: "Dữ liệu trên chi nhánh đã có phát sinh, bạn không thể tắt quản lý đa chi nhánh."
- Nếu chưa có dữ liệu phát sinh tại bất kỳ chi nhánh con nào, hệ thống cho phép tắt bình thường.
Khi BẬT Quản lý đa chi nhánh: Hệ thống không kiểm tra ràng buộc. Bạn có thể bật tự do bất kỳ lúc nào.

Bước 2: Chọn Danh mục quản lý theo chi nhánh

Section "Danh mục quản lý theo chi nhánh" hiển thị các danh mục dạng Checkbox. Tích chọn danh mục nào thì danh mục đó sẽ được quản lý riêng theo từng chi nhánh.

Cột trái	Cột phải
☐ Khách hàng / Nhà cung cấp	☐ Kho hàng
☐ Tài khoản ngân hàng

Bước 3: Cấu hình Quy tắc đánh mã

Khu vực "Quy tắc đánh mã" tự động tách thành 2 nhóm dựa trên trạng thái Checkbox ở bước 3. Nhóm danh mục "theo chi nhánh" bị khóa cố định theo chi nhánh; nhóm "theo công ty" cho phép người dùng chọn.

Nhóm 1 - Danh mục quản lý theo chi nhánh (các danh mục đã tích Checkbox ở phần Danh mục quản lý theo chi nhánh)
- Tiêu đề dòng: "Danh mục quản lý theo chi nhánh ([tên các danh mục đã tích])"
- Quy tắc đánh mã: 🔘 Chi nhánh — cố định, không thể thay đổi.
Nhóm 2 - Danh mục quản lý theo công ty (các danh mục chưa tích Checkbox)
- Tiêu đề dòng: "Danh mục quản lý theo công ty ([tên các danh mục chưa tích ở phần Danh mục quản lý theo chi nhánh])"
- Quy tắc đánh mã: Người dùng có thể chọn ○ Toàn công ty hoặc ○ Chi nhánh.
- Ví dụ minh hoạ: Nếu bạn tích chọn Khách hàng / Nhà cung cấp và Tài khoản ngân hàng, hệ thống sẽ hiển thị:
  - "Danh mục quản lý theo chi nhánh (Khách hàng / Nhà cung cấp, Tài khoản ngân hàng)" → 🔘 Chi nhánh (cố định)
  - "Danh mục quản lý theo công ty (Kho hàng)" → ○ Toàn công ty / ○ Chi nhánh (tự chọn và gợi ý đánh mã theo Toàn công ty).

Bước 4: Hoàn tất chỉnh sửa

Thao tác	Mô tả
Huỷ	Huỷ toàn bộ thay đổi và đóng Popup.
Lưu	Lưu cấu hình và đóng Popup. Hệ thống hiển thị thông báo: "Cập nhật cấu hình đa chi nhánh thành công".

Lưu ý:

Nút Lưu chỉ được kích hoạt khi có ít nhất một thay đổi so với cấu hình ban đầu.

Sau khi lưu thành công, khối Đa chi nhánh trên trang Tuỳ chọn chung sẽ hiển thị bảng tóm tắt trạng thái hiện tại.

Trường thông tin	Mô tả các trường thông tin
Quản lý đa chi nhánh	Có/ Không
Danh mục quản lý theo chi nhánh	Khách hàng / Nhà cung cấp Tài khoản ngân hàng Kho hàng Không có danh mục nào
Đánh mã danh mục theo chi nhánh	Khách hàng / Nhà cung cấp Tài khoản ngân hàng Kho hàng Không có danh mục nào
Đánh mã danh mục theo toàn công ty	Khách hàng / Nhà cung cấp Tài khoản ngân hàng Kho hàng Không có danh mục nào

Trợ lý Sapo